Lease en mobiliteit
AFAS FrieslandLease koppeling: berijders naar FrieslandLease, leaseauto of -fiets terug als vervoermiddel in AFAS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en FrieslandLease gaat een medewerker met een leaseregeling uit AFAS automatisch als berijder naar FrieslandLease, en komt het actieve leasecontract terug in AFAS als vervoermiddel bij de medewerker, met leasebedrag, cataloguswaarde en bijtellingspercentage. Het getekende contract komt als dossieritem bij de medewerker en het vervoermiddel, zodat HR en de salarisadministratie niets meer overtypen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die auto's, bussen of fietsen leasen bij FrieslandLease en salaris in AFAS draaien, mailen nieuwe berijders naar FrieslandLease en typen het contract daarna over in AFAS. Een verkeerd overgenomen cataloguswaarde leidt tot een onjuiste bijtelling op de loonstrook.
- HR legt in AFAS een medewerker vast die recht heeft op een leaseauto of leasefiets.
- KoppelHet stuurt de berijder naar FrieslandLease met de gegevens die voor het contract nodig zijn.
- De berijder kiest en tekent het contract bij FrieslandLease.
- Zodra het contract actief is, maakt KoppelHet in AFAS het vervoermiddel aan bij de medewerker, bij de juiste werkgever.
- Het getekende contract komt als dossieritem bij de medewerker en het vervoermiddel. De salarisadministratie controleert de bijtelling en neemt het vervoermiddel mee in de verloning.
Terug: Vervoermiddel met leasebedrag, cataloguswaarde, bijtelling en contractnummer · Getekend contract als dossieritem
Waar je op let bij AFAS Profit en FrieslandLease
- AFAS heeft een eigen registratie voor vervoermiddelen bij de medewerker, met leasebedrag, cataloguswaarde en bijtellingspercentage. KoppelHet vult die vanuit het actieve contract bij FrieslandLease, zodat de cataloguswaarde niet meer wordt overgetypt.
- Leasemaatschappij en merk zijn in AFAS tabellen die de organisatie zelf beheert. KoppelHet zoekt de code van FrieslandLease en van het merk op. Ontbreekt er een, dan maakt KoppelHet het vervoermiddel niet half aan, maar krijgt HR een melding.
- FrieslandLease least auto's en fietsen. AFAS kent per vervoermiddel een type, zoals auto, fiets of speed-pedelec, en een soort lease, zoals operationeel of financieel. KoppelHet neemt beide over uit het contract, zodat een leasefiets niet als auto in AFAS komt.
- Of een vervoermiddel in de verloning meetelt, is in AFAS een aparte keuze per medewerker. KoppelHet laat die keuze bij de salarisadministratie, zodat een bijtelling pas op de loonstrook komt nadat iemand het contract heeft gecontroleerd.
- Het getekende contract wordt een dossieritem dat aan zowel de medewerker als het vervoermiddel hangt. HR vindt het zo bij de medewerker, en wie later het vervoermiddel opent, ziet het contract erbij.
- Een AFAS-omgeving bevat vaak meerdere werkgevers. Het vervoermiddel komt bij de werkgever van het dienstverband, zodat de kosten en de bijtelling bij de juiste loonadministratie terechtkomen.
- Bij een einddatum van het dienstverband in AFAS krijgt FrieslandLease die datum, zodat inleveren of overdragen van de auto of fiets op tijd wordt geregeld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Zet de koppeling de bijtelling direct op de loonstrook?
Nee. Het vervoermiddel staat klaar in AFAS met bijtellingspercentage en cataloguswaarde, maar of het meetelt in de verloning, zet de salarisadministratie zelf aan.
Werkt dit ook voor de leasefiets?
Ja. AFAS kent fiets en speed-pedelec als type vervoermiddel. Het type volgt het contract bij FrieslandLease.
Wat als FrieslandLease nog niet in de tabel leasemaatschappijen in AFAS staat?
Dan voegt de AFAS-beheerder die eenmalig toe. Tot die tijd maakt de koppeling geen vervoermiddelen aan en krijgt HR een melding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met een GetConnector op medewerkers en dienstverbanden, gefilterd op wijzigingsdatum. Merken komen uit een GetConnector op Vrije tabellen (tabel MarkTabl). Het vervoermiddel gaat naar AFAS via UpdateConnector HrMobility met HrEmployeeMobility (EmId, DaBe, PeAd, PaVr, ApAd); de response geeft het volgnummer CcSn terug.
- Het contract gaat naar AFAS via UpdateConnector KnSubject met KnSubjectLink (SfTp 2 voor medewerker, SfId, CcSn van het vervoermiddel) en KnSubjectAttachment (FileName, FileStream). Het dossieritemtype (StId) stemmen we af met de AFAS-beheerder.
- FrieslandLease publiceert geen openbare API-documentatie. De aansluiting aan de kant van FrieslandLease spreken we met FrieslandLease af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in FrieslandLease | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | Kenmerk van de berijder bij FrieslandLease | Sleutel tussen beide systemen |
Naam, adres en contactgegevens | Gegevens van de berijder | |
Werkgever | Werkgever bij FrieslandLease | |
Soort leasecontract (terug) | HrMobility: TrTy (auto, fiets, speed-pedelec) en LeTy (operationeel of financieel) | |
Leasebedrag (terug) | HrMobility: LsAm | |
Cataloguswaarde (terug) | HrMobility: CtVl | |
Bijtellingspercentage (terug) | HrMobility: PeAd en HrEmployeeMobility: PeAd | |
Contractnummer en looptijd (terug) | HrMobility: CoNu, DaBl en DaEl | |
FrieslandLease | HrMobility: AgId | Code uit de tabel leasemaatschappijen in AFAS |
Getekend contract (terug) | KnSubject met KnSubjectLink (medewerker en vervoermiddel) en KnSubjectAttachment |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit