Je importeert het loonjournaal zonder Excel door het na elke salarisrun rechtstreeks uit AFAS, Nmbrs of YouForce op te halen en als één boeking in Exact Online, Unit4, Microsoft Dynamics 365 of Oracle NetSuite te zetten, opgeteld per grootboekrekening en kostenplaats. Het detail per medewerker blijft in de payroll, en finance controleert de boeking voordat ze definitief wordt.
In veel organisaties gaat het nog anders. Iemand exporteert na de run een bestand, past het aan in Excel en leest het in bij finance. Dat werkt, tot het een keer niet werkt. Dit artikel laat zien waar die maandelijkse routine steeds hapert.
Waar het handmatige bestand vandaan komt
AFAS ondersteunt de oude exports voor externe boekhoudpakketten niet meer. Veel organisaties zitten daardoor met een zelfgebouwd bestand: een export uit de payroll, een paar kolommen die met de hand worden omgezet, en een import in het ERP.
Elke maand levert dat kleine verschillen op die de controller moet uitzoeken. Een rekening die niet bestaat, een kostenplaats die net is gesloten, een journaal dat niet op nul sluit. Of een run die per ongeluk twee keer is ingelezen.
Elk pakket wil het journaal anders
Het grootste deel van het handwerk zit in de vorm. De payroll en het ERP beschrijven dezelfde boeking anders.
- AFAS houdt debet en credit apart.
- Unit4 en Business Central willen één bedrag met plus of min.
- NetSuite wil weer debet en credit per regel.
Daarbovenop komen grenzen per pakket. Een boeking in Unit4 mag maximaal 500 regels hebben; een groter journaal gaat via de batchverwerking. Exact Online en Business Central begrenzen het aantal verzoeken. Daarom boekt KoppelHet het journaal als één boeking met regels, niet regel voor regel.
Rekening en kostenplaats uit elkaar halen
In AFAS kan een vervangingsregel het rekeningnummer verlengen met een kostenplaatscode. Het ERP kent die verlengde nummers niet. KoppelHet leest rekening en kostenplaats daarom apart uit.
Vóór het boeken controleert KoppelHet of rekeningen en kostenplaatsen in het ERP bestaan en openstaan. Een ontbrekende code valt dan op voordat de batch wordt verstuurd, en niet bij de maandafsluiting. Waar die kostenplaatsen vandaan komen en wie er de bron van is, lees je bij kostenplaatsen uit het ERP.
Loonkosten niet dubbel op projecten
Neem een organisatie met monteurs. Zij schrijven hun uren al op projecten in het ERP. Boekt het journaal de loonkosten daarna ook nog op het project, dan staan ze dubbel in de projectresultaten. Het journaal boekt in dat geval op rekening en kostenplaats en niet nog eens op het project.
Controle blijft bij finance
Een koppeling betekent niet dat finance de controle kwijtraakt. De afspraken zijn:
- Het journaal komt in een eigen salarisdagboek of als concept. Finance boekt na controle.
- Direct boeken kan, per administratie, als finance daarvoor kiest.
- Een journaal gaat pas door als het op nul sluit.
- Na het boeken kijkt KoppelHet naar de status in het ERP. Een afgewezen journaal komt met de reden in het platform.
- KoppelHet onthoudt welke runs al zijn geboekt, zodat een run nooit twee keer in de boekhouding komt.
Er komen geen bedragen per persoon in het ERP. Finance wil het journaal op het niveau van grootboekrekening en kostenplaats, en waar nodig project.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt elke koppeling per organisatie op het eigen platform. Bij de start leggen we met finance vast op welk niveau wordt geboekt, in welk dagboek en of finance zelf de boeking afrondt. Vierwekenverloning, meerdere bv's met eigen rekeningschema's en het direct melden van een afgewezen boeking nemen we mee in het ontwerp. Reken als indicatie op drie tot zes weken.
Voorbeelden zijn AFAS met Exact Online, AFAS met Unit4 en Nmbrs met AllSolutions. Lees meer over het loonjournaal automatisch boeken of begin bij payroll naar finance. De gegevens die de payroll vóór de run nodig heeft, staan bij de payroll koppeling.