Het loonjournaal
Loonjournaal automatisch boeken in de boekhouding
Het loonjournaal automatisch boeken betekent dat de koppeling na elke salarisrun het journaal uit AFAS, Nmbrs of YouForce ophaalt en als één boeking in Exact Online, Unit4, Microsoft Dynamics 365 of Oracle NetSuite zet, opgeteld per grootboekrekening en kostenplaats. Het detail per medewerker blijft in de payroll, en finance houdt de controle voordat er definitief wordt geboekt.
Wat het is
Na elke salarisrun exporteert iemand een journaalbestand, past het aan in Excel en leest het in bij finance. AFAS ondersteunt de oude exports voor externe boekhoudpakketten niet meer, dus veel organisaties zitten met een zelfgebouwd bestand.
Elk pakket wil het journaal anders. AFAS houdt debet en credit apart, Unit4 en Business Central willen één bedrag met plus of min, NetSuite weer debet en credit per regel. Een handmatige omzetting levert elke maand verschillen op die de controller uitzoekt.
Hoe de koppeling het regelt
- KoppelHet telt de regels eerst op per rekening, kostenplaats en waar nodig project. Er komen geen bedragen per persoon in het ERP.
- Debet en credit worden omgezet naar de vorm die het ERP verwacht, en een journaal gaat pas door als het op nul sluit.
- Het journaal komt in een eigen salarisdagboek of als concept, en finance boekt na controle. Direct boeken kan, per administratie, als finance daarvoor kiest.
- Vóór het boeken controleert KoppelHet of rekeningen en kostenplaatsen in het ERP bestaan en openstaan. Een ontbrekende code valt op voordat de batch wordt verstuurd.
- Na het boeken kijkt KoppelHet naar de status in het ERP. Een afgewezen journaal komt met de reden in het platform, niet pas bij de maandafsluiting.
- KoppelHet onthoudt welke runs al zijn geboekt, zodat een run nooit twee keer in de boekhouding komt.
Randgevallen die we meenemen
- In AFAS kan een vervangingsregel het rekeningnummer verlengen met een kostenplaatscode. Het ERP kent die nummers niet; KoppelHet leest rekening en kostenplaats apart uit.
- Een boeking in Unit4 mag maximaal 500 regels hebben. Een groter journaal gaat via de batchverwerking.
- Exact Online en Business Central begrenzen het aantal verzoeken. Daarom boekt KoppelHet het journaal als één boeking met regels, niet regel voor regel.
- Monteurs schrijven hun uren al op projecten in het ERP. Het journaal boekt dan op rekening en kostenplaats en niet nog eens op het project, zodat loonkosten niet dubbel in de projectresultaten komen.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet legt bij de start met finance vast op welk niveau wordt geboekt, in welk dagboek en of finance zelf de boeking afrondt. Vierwekenverloning, meerdere bv's met eigen rekeningschema's en het direct melden van een afgewezen boeking nemen we mee in het ontwerp. Reken als indicatie op drie tot zes weken.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Exact Online
AFAS Exact Online koppeling: loonjournaal automatisch in de boekhouding
AFAS Profit → Unit4 ERP
AFAS Unit4 koppeling: loonjournaal automatisch geboekt in Unit4 ERP
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
Microsoft Dynamics 365 → AFAS Profit
Dynamics 365 AFAS koppeling: kostenplaatsen naar HR, loonjournaal naar het ERP
Visma Raet YouForce → Visma.net ERP
YouForce Visma.net ERP koppeling: het loonjournaal uit YouForce als boeking in Visma.net
Nmbrs → AllSolutions
Nmbrs AllSolutions koppeling: het journaal van elke salarisrun in de AllSolutions-boekhouding
SAP S/4HANA → AFAS Profit
SAP S/4HANA AFAS koppeling: SAP-kostenplaatsen bij de werkgever in AFAS, loonjournaal geboekt in SAP
Klantcase
Koninklijke Bibliotheek
Publieke sector
De KB houdt medewerkers bij in Visma Raet YouForce en voert de financiële administratie in AFAS. Medewerkers, leidinggevenden, kostenplaatsen en de loonjournaalposten gaan automatisch van YouForce naar AFAS.
Veelgestelde vragen
Boeken jullie op medewerkerniveau?
Dat kan, maar meestal niet. Finance wil het journaal op het niveau van grootboekrekening en kostenplaats; details per medewerker blijven in de payroll.
Wordt het journaal direct definitief geboekt?
Standaard niet. Het komt in een eigen dagboek, als concept of in de wacht, en finance boekt na controle. Direct boeken kan als finance daarvoor kiest.
Wat als een rekening of kostenplaats in het ERP ontbreekt?
Vóór het boeken controleert KoppelHet of rekeningen en kostenplaatsen bestaan en openstaan. Een ontbrekende code valt op voordat de batch wordt verstuurd. Wijst het ERP een journaal toch af, dan staat de reden in het platform.
Verder lezen
Meer over Payroll naar finance
Payroll naar finance: het overzicht
Het loonjournaal
- Loonjournaal automatisch boekenHet journaal per run in Exact, Unit4, Dynamics of NetSuite, zonder exportbestand.
- Correctieruns en periodesExtra runs, vierwekenperiodes, de decemberrun in januari en gesloten maanden.