Payroll naar finance
AFAS Unit4 koppeling: loonjournaal automatisch geboekt in Unit4 ERP
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Unit4 ERP staat het loonjournaal na elke salarisperiode automatisch in Unit4, op de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projecten. Staat een rekening in Unit4 dicht, dan houdt de koppeling het journaal vooraf tegen, zodat finance geen mislukte import meer hoeft uit te zoeken.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HRM en Payroll in AFAS Profit en financiën en projecten in Unit4 ERP bouwen het journaaloverzicht na elke salarisperiode met de hand om tot een importbestand. Een verkeerde of dichte rekening komt pas aan het licht als de import in Unit4 faalt, soms dagen na de run.
- De salarisadministratie journaliseert de periode in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt de loonjournaalpost op en vertaalt elke AFAS-rekening naar de juiste Unit4-rekening, met kostenplaats en project of kostendrager.
- Voor het boeken controleert de koppeling in Unit4 of op elke rekening in die periode geboekt mag worden. Is dat voor één regel niet zo, dan blijft het hele journaal staan met een melding.
- Het journaal staat in Unit4, direct geboekt of eerst klaargezet voor de bekende batchverwerking (GL07), zodat finance het nog kan bekijken.
- In het KoppelHet platform zie je per AFAS-periode het boekingsnummer in Unit4 terug.
Waar je op let bij AFAS Profit en Unit4 ERP
- Unit4 kan vooraf vertellen of een rekening in een bedrijf en periode open staat. KoppelHet vraagt dat voor elke rekening in het journaal na, zodat een dichte rekening vóór het boeken opvalt en niet pas bij de import.
- Een enkele boeking in Unit4 mag maximaal 500 regels hebben. Is het loonjournaal groter, dan zet KoppelHet het klaar voor de batchverwerking GL07 in Unit4.
- AFAS houdt debet en credit apart in de loonjournaalpost, Unit4 verwacht één bedrag met plus of min. De koppeling rekent om en controleert dat het journaal per periode op nul sluit.
- In AFAS kan de rekening in de loonjournaalpost zijn uitgebreid met kostenplaats- of kostendragercodes. Die halen we weer uit elkaar, omdat Unit4 kostenplaats en project als losse onderdelen naast de rekening wil.
- AFAS ondersteunt zijn oude exports voor externe boekhoudpakketten niet meer. Wie tot nu toe een eigen export naar Unit4 had, is afhankelijk van maatwerk; deze koppeling vervangt dat.
- Unit4 werkt met maandperioden. Een AFAS-periode die niet samenvalt met een kalendermaand, zoals een vierwekenperiode, boeken we in overleg in de Unit4-periode van de einddatum.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan kostenplaatsen ook van Unit4 naar AFAS?
Dat kunnen we aan dezelfde koppeling toevoegen, zodat HR in AFAS alleen kostenplaatsen kiest die finance in Unit4 kent.
Wat als er in Unit4 een rekening dicht staat?
Dan houdt de koppeling het hele journaal tegen en meldt welke rekening het is. Een half geboekt journaal komt er niet.
We draaien Unit4 ERP on-premise. Kan dat?
Wat hier staat, gaat over Unit4 ERPx in de cloud. Voor een on-premise versie bekijken we welke importmogelijkheid er is, en draait een klein programma van KoppelHet binnen jullie netwerk.
Wie beslist of het journaal direct geboekt wordt?
Finance. Via de batchroute staat het journaal eerst klaar in GL07, en finance kan het daar nog bekijken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De loonjournaalpost wordt uit AFAS gelezen met een eigen GetConnector.
- Naar Unit4 ERPx schrijven we via de Financial Transactions API (maximaal 500 regels, directe validatie) of de Financial Transaction Batch API voor het importproces GL07.
- Unit4 ERPx heeft een aparte API-aanroep om te controleren of een rekening in bedrijf en periode boekbaar is.
- Kostenplaats en project gaan naar accountingDimension-velden; de periode in de vorm jaar-maand (bijvoorbeeld 202609); externalReference bevat periode en werkgever.
- Kostenplaatsen van Unit4 naar AFAS kunnen via de UpdateConnector voor kostenplaatsen van de werkgever.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Rekening in de loonjournaalpost | account | Via een vertaaltabel tussen beide rekeningschema's |
Kostenplaats | accountingDimension (kostenplaats) | Welke dimensie verschilt per Unit4-inrichting |
Kostendrager | accountingDimension (project of kostendrager) | |
Bedrag debet en credit | currencyAmount | Eén bedrag met teken; credit negatief |
Periode en jaar | period | In de vorm jaar-maand, bijvoorbeeld 202609 |
Einddatum periode | transactionDate | |
Werkgever | companyId | Vaste koppeling per werkgever |
Periode en werkgever | externalReference | Maakt de boeking herleidbaar naar AFAS |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit