Kostenplaatsen en administraties
Kostenplaatsen uit het ERP gelijk houden met de payroll
Kostenplaatsen houd je gelijk door het ERP, zoals Exact Online, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite of Unit4, de enige bron te maken en de waarden voor elke salarisrun te vergelijken met YouForce, Nmbrs of HR2day. Wat de payroll via een koppeling mag aanmaken, zet KoppelHet er zelf in; wat niet mag, staat op een lijst voor de salarisadministratie vóór de run.
Wat het is
Finance maakt kostenplaatsen aan in het ERP, de salarisadministratie kiest ze per medewerker in de payroll. Die twee lijsten lopen uit elkaar: een nieuwe code staat nog niet in de payroll, een afgesloten kostenplaats wordt nog gebruikt.
Het gevolg zie je pas in het journaal. Loonkosten belanden op een verzamelkostenplaats, of een boeking wordt geweigerd omdat de kostenplaats in het ERP niet meer bestaat.
Hoe de koppeling het regelt
- Het ERP is de bron. Een nieuwe kostenplaats begint altijd bij finance, en de payroll volgt.
- Nmbrs laat een koppeling kostenplaatsen toevoegen en bijwerken. KoppelHet zet nieuwe codes uit het ERP daar zelf in.
- YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen. KoppelHet legt beide lijsten naast elkaar en geeft de salarisadministratie vóór de run een lijst met wat ontbreekt.
- Sluit finance een kostenplaats af, dan meldt KoppelHet welke medewerkers er in de payroll nog aan hangen.
- De tweede dimensie gaat mee: kostendrager in Exact en Nmbrs, class in NetSuite, of de tweede dimensie in HR2day voor projecten. Bij het boeken komt die op dezelfde plek terug.
- Bij een groeps-ERP neemt KoppelHet alleen de kostenplaatsen van de Nederlandse entiteit over, zodat de payroll geen afdelingen van andere landen toont.
Randgevallen die we meenemen
- Een kostenplaatscode in YouForce is maximaal zeven tekens. Langere codes uit Dynamics, NetSuite of Unit4 krijgen een vaste vertaling, die KoppelHet bij het boeken terugzet.
- Een andere code geeft Exact Online alleen via de hercodeerfunctie. De payroll houdt dan de oude code; KoppelHet zet oud en nieuw naast elkaar.
- Business Central kan combinaties van dimensies blokkeren, bijvoorbeeld een subsidieproject dat alleen bij één afdeling mag. KoppelHet controleert elke combinatie uit de kostenverdeling in HR2day vóór het boeken.
- Een kostenverdeling in HR2day kan vooraf tot een datum lopen. Loopt die langer door dan de kostenplaats in Exact bestaat, dan waarschuwt KoppelHet.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet bouwt de stroom van kostenplaatsen naast het journaal, zodat beide dezelfde codes gebruiken. Bij de start leggen we vast welke dimensie de kostenplaats is en welke de kostendrager, en welke vertaling nodig is. Daarna draait de vergelijking vóór elke run en staan de verschillen in het platform.
Veelvoorkomende koppelingen
Exact Online → Visma Raet YouForce
Exact Online koppelen met YouForce: kostenplaatsen bewaken en het loonjournaal boeken
Microsoft Dynamics 365 → Nmbrs
Dynamics 365 Nmbrs koppeling: dezelfde kostenplaatsen en het loonjournaal geboekt
Oracle NetSuite → Nmbrs
Oracle NetSuite Nmbrs koppeling: departments naar Nmbrs, loonjournaal terug naar NetSuite
Exact Online → HR2day
Exact Online HR2day koppeling: kostenplaatsen en kostendragers naar HR2day, loonjournaal per administratie
Microsoft Dynamics 365 → HR2day
Dynamics 365 HR2day koppeling: dimensies naar HR2day, loonjournaal naar Business Central
Unit4 ERP → Visma Raet YouForce
Unit4 YouForce koppeling: kostenplaatsen gelijk en het loonjournaal automatisch geboekt
SAP S/4HANA → Nmbrs
SAP S/4HANA Nmbrs koppeling: kostenplaatsen uit SAP in Nmbrs, loonjournaal terug als journaalpost
SAP S/4HANA → Visma Raet YouForce
SAP S/4HANA YouForce koppeling: kostenplaatsen bewaakt, loonjournaal als journaalpost in SAP
Veelgestelde vragen
Wie maakt een nieuwe kostenplaats aan?
Finance, in het ERP. De koppeling zet hem in de payroll als die dat toestaat, en zet hem anders op de lijst voor de salarisadministratie.
Verdwijnt een kostenplaats uit de payroll als finance hem afsluit?
Niet vanzelf. Nmbrs laat een koppeling kostenplaatsen niet verwijderen. KoppelHet meldt welke medewerkers er nog aan hangen, zodat de salarisadministratie ze omzet.
Wat is het verschil met HR naar ERP?
Hier gaan kostenplaatsen van het ERP naar de payroll. Bij HR naar ERP gaan medewerkers met hun afdeling en kostenplaats de andere kant op.
Meer over Payroll naar finance
Payroll naar finance: het overzicht
Het loonjournaal
Kostenplaatsen en administraties
- Kostenplaatsen uit het ERPFinance beheert de kostenplaatsen, de payroll kiest alleen geldige waarden.
- Meerdere werkgevers en administratiesElke werkgever in de payroll naar de juiste administratie, subsidiary of vestiging.