Payroll naar finance
AFAS Exact Online koppeling: loonjournaal automatisch in de boekhouding
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Exact Online staat het loonjournaal na elke salarisperiode automatisch als één boeking in de juiste Exact-administratie, verdeeld over grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Kostenplaatsen en kostendragers die finance in Exact Online aanmaakt, komen vanzelf in AFAS, zodat er geen exportbestanden meer gemaild worden.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AFAS Profit alleen voor HRM en Payroll gebruiken en de boekhouding in Exact Online voeren, zetten na elke periode een journaalrapport om in een importbestand en mailen het naar finance. Kostenplaatsen die finance in Exact aanmaakt, komen pas weken later in AFAS terecht.
- De salarisadministratie keurt de periode goed en journaliseert die in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt de loonjournaalpost op en zoekt bij elke rekeningcode de juiste grootboekrekening in Exact Online.
- Het journaal staat daarna als één memoriaalboeking in het salarisdagboek van de juiste Exact-administratie.
- Finance ziet de boeking direct. Weigert Exact de boeking, bijvoorbeeld omdat de periode al dicht is, dan staat er een melding met de reden in het platform.
- Maakt finance in Exact Online een kostenplaats of kostendrager aan, dan staat die kort daarna ook bij de werkgever in AFAS.
Terug: Kostenplaatsen uit Exact Online · Kostendragers uit Exact Online
Waar je op let bij AFAS Profit en Exact Online
- Exact Online staat per administratie maar een beperkt aantal koppelingsverzoeken per minuut en per dag toe. Daarom boekt KoppelHet het loonjournaal als één boeking met alle regels, en niet regel voor regel.
- Een geboekte memoriaalpost kan in Exact Online niet worden gewijzigd. Een fout in een geboekte periode lossen we op met een tegenboeking, waarbij de correctie aan dezelfde kant staat als het origineel.
- Boekingen die zo binnenkomen krijgen in Exact het type Overig. Een beginbalans kan niet via deze weg, dus de eerste periode na livegang begint met het journaal van die periode.
- AFAS houdt kostenplaatsen voor de salarisverwerking per werkgever bij, Exact per administratie. Bij meerdere werkgevers in AFAS leggen we per werkgever vast welke Exact-administratie erbij hoort.
- AFAS ondersteunt de oude exports voor externe boekhoudpakketten, zoals Exact Globe, niet meer. Veel organisaties zitten daardoor met een zelfgebouwd exportbestand; de koppeling vervangt dat door een directe boeking.
- Exact Online geeft een boeking de status open, verwerkt of afgewezen. De koppeling kijkt na het boeken naar die status en meldt een afgewezen journaal met de reden uit Exact.
- Exact Online is de bron voor kostenplaatsen. Zo kiest HR in AFAS nooit een code die finance niet kent.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan AFAS zelf koppelen met Exact Online?
AFAS ondersteunt de oude exportdefinities voor externe boekhoudpakketten niet meer. Wie AFAS alleen voor HRM en Payroll gebruikt, heeft dus een koppeling nodig om het loonjournaal in Exact Online te krijgen.
Gebruiken we nog AFAS Financieel?
Niet voor deze koppeling. AFAS Payroll journaliseert de periode; KoppelHet zet het resultaat in Exact Online. AFAS Financieel hoeft niet aan te staan.
Kan het journaal per medewerker in Exact komen?
Dat kan, maar het levert veel meer regels op en Exact Online begrenst het aantal verzoeken. Meestal boeken we per rekening en kostenplaats, en blijft het detail per medewerker in AFAS.
Wat als finance een periode in Exact al heeft afgesloten?
Dan weigert Exact de boeking. De koppeling meldt dat, en finance kan de periode heropenen of een andere periode kiezen voor de correctie.
Werkt dit ook met meerdere Exact-administraties?
Ja. Per werkgever in AFAS kiezen we de juiste Exact-administratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Naar Exact Online schrijven we via de REST API, resource GeneralJournalEntries, met één entry en meerdere regels per periode.
- GLAccount verwacht de interne sleutel (GUID) van de rekening; KoppelHet zoekt die op via de rekeningcode.
- Exact Online heeft API-limieten per minuut en per dag per administratie (division). Aanmaken, lezen en verwijderen van memoriaalboekingen kan, wijzigen niet; correcties via de optie Reversal.
- Authenticatie met OAuth; het token geeft toegang tot de administraties waarop de gebruiker rechten heeft.
- De loonjournaalpost wordt uit AFAS gelezen met een eigen GetConnector. Kostenplaatsen en kostendragers gaan naar AFAS via de UpdateConnectors HrCostCentre en HrCostCarrier; in Exact via de resource Costcenters.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
Rekening in de loonjournaalpost | GLAccount | Exact verwacht de interne sleutel van de rekening; KoppelHet zoekt die op via de rekeningcode |
Kostenplaats | CostCenter | |
Kostendrager | CostUnit | |
Bedrag debet of credit | AmountFC | Credit als negatief bedrag |
Omschrijving looncomponent | Description | |
Periode en jaar | FinancialPeriod en FinancialYear | De periode moet in Exact bestaan, anders wordt de boeking geweigerd |
Dagboek (vaste waarde) | JournalCode | Een memoriaaldagboek dat finance voor salarissen reserveert |
Werkgever | Division | Elke werkgever in AFAS hoort bij één Exact-administratie |
Costcenters (Exact) | Kostenplaats werkgever (HrCostCentre) | Terugrichting |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit