Payroll naar finance
Nmbrs AllSolutions koppeling: het journaal van elke salarisrun in de AllSolutions-boekhouding
Met een koppeling tussen Nmbrs en AllSolutions komt het journaal van elke afgeronde salarisrun in Nmbrs automatisch als boeking in AllSolutions, per Nmbrs-bedrijf in het bijbehorende AllSolutions-bedrijf, op grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager. Een extra run of correctierun wordt een eigen boeking met het runnummer erbij, zodat finance elke boeking terugvindt in Nmbrs.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in Nmbrs draaien en projecten, uren en financiën in AllSolutions voeren, downloaden na elke run per bedrijf een journaal en typen de totalen over. Staan kostendragers in Nmbrs voor projecten, dan staat welke kostendrager bij welk project hoort vaak alleen in een spreadsheet.
- De salarisadministratie rondt de run af in Nmbrs, zoals nu.
- KoppelHet ziet de nieuwe run en haalt per Nmbrs-bedrijf het journaal op, uitgesplitst naar kostenplaats en kostendrager.
- Rekening, kostenplaats en kostendrager worden vertaald naar de codes in AllSolutions, via tabellen die finance beheert.
- In het bijbehorende AllSolutions-bedrijf komt één boeking per run, met runnummer en periode in de omschrijving.
- Finance controleert de boeking in AllSolutions en rondt de verwerking daar af.
Waar je op let bij Nmbrs en AllSolutions
- Elke bv is in Nmbrs een eigen bedrijf met eigen runs. Het koppelaccount van AllSolutions begint altijd in één bedrijf, dus KoppelHet wisselt in AllSolutions per bv van bedrijf voordat het journaal van die bv wordt geboekt.
- AllSolutions legt via de koppeling één regel per aanroep vast en rekent boven 20.000 aanroepen per maand kosten. Een journaal per medewerker uit Nmbrs zou daar snel overheen gaan. We vragen het journaal daarom op per kostenplaats en kostendrager, niet per medewerker.
- AllSolutions is gebouwd voor projectorganisaties, Nmbrs kent geen projecten maar wel kostendragers. Gebruiken jullie kostendragers in Nmbrs als projectcode, dan wordt de kostendrager het project in AllSolutions, zodat loonkosten direct op het project staan.
- Nmbrs haalt het journaal op binnen het actieve jaar van het bedrijf. Een run die na de jaarwisseling nog bij december hoort, boekt KoppelHet in overleg in het oude boekjaar van AllSolutions en niet in januari.
- AllSolutions controleert rekening, kostenplaats en dagboek met dezelfde regels als in het boekingsscherm. Een kostenplaats die alleen in Nmbrs bestaat, levert dus dezelfde foutmelding op als bij handmatig boeken; KoppelHet houdt de hele run tegen en toont de regel.
- Nmbrs kan meerdere runs per maand hebben, bijvoorbeeld een extra run voor een bonus. KoppelHet onthoudt per run welke boeking in AllSolutions is aangemaakt, zodat een run nooit twee keer wordt geboekt als de koppeling opnieuw start.
- De verwerkingsfuncties van AllSolutions zijn voor een koppeling afgesloten. Het journaal uit Nmbrs staat daarom als vastgelegde boeking klaar, en finance doet de verwerking zelf.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen kostenplaatsen ook van AllSolutions naar Nmbrs?
Dat kan later als uitbreiding. Nmbrs laat een koppeling kostenplaatsen en kostendragers per bedrijf toevoegen, zodat HR alleen codes kiest die in AllSolutions bestaan.
Wat als een run in Nmbrs wordt teruggedraaid?
Dan meldt KoppelHet dat er voor die run al een boeking in AllSolutions staat. Finance beslist of die wordt tegengeboekt; de koppeling verwijdert geen boekingen.
Hebben we hiervoor een acceptatieomgeving van AllSolutions nodig?
Dat raden we aan. AllSolutions laat de REST API-instellingen uit acceptatie exporteren en in productie importeren, zodat we eerst met een echte run testen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de SOAP API (CompanyService) - Run_GetList voor de runs per jaar en Journals_GetByRunCostCenterCostUnit voor het journaal per run met kostenplaats en kostendrager; het jaar komt uit het actieve jaar van het bedrijf. De SOAP API stopt per 2027; waar de REST API dezelfde gegevens geeft, stappen we over.
- AllSolutions via de REST API - inloggen met POST /api/v1/Login (ClientId, Secret-ID en SHA1-signature), wisselen van bedrijf via MWZBDR en de actie afdelingWijzig, records met POST /api/v1/{browserlabel}, regels via een shortcut met één POST per regel. Veldnamen zijn de REST API-labels die de klant instelt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening in het Nmbrs-journaal | Grootboekrekening | Via een vertaaltabel tussen beide rekeningschema's |
Kostenplaats | Kostenplaats | |
Kostendrager | Project | Alleen als de kostendrager in Nmbrs voor een project staat |
Bedrag | Bedrag | Decimaal met een punt |
Bedrijf (CompanyId) | Inlogbedrijf in AllSolutions | Vaste koppeling per bv |
Run en periode | Omschrijving en boekdatum | Het runnummer maakt de boeking herleidbaar |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning