Nedap ONS heeft een kant-en-klare urenexport voor ADP, AFAS en SDB, maar niet voor Visma Raet YouForce of HR2day, en ook bij AFAS moet iemand het exportbestand nog inlezen. Een koppeling tussen Nedap ONS en het HR- en salarissysteem zet zorgmedewerkers met hun contracten uit HR in ONS en brengt goedgekeurde uren en ORT rechtstreeks terug naar de salarisverwerking.
Dit artikel helpt bij de keuze tussen de export en een koppeling. Het laat zien wat de export doet, wat hij niet doet en welke situaties in de zorg het verschil maken.
Wat de standaard urenexport van ONS doet
ONS rekent de onregelmatigheidstoeslag (ORT) zelf uit volgens de cao. De verloningsexport zet die uren klaar voor ADP, AFAS of SDB. Iemand downloadt het bestand en leest het in het salarissysteem in.
De export dekt alleen de weg van ONS naar salaris. Medewerkers, contracturen en teams moeten ook in ONS komen. Zonder koppeling gebeurt dat met de hand, en plant ONS met verouderde contracturen zodra er in HR iets wijzigt.
Waar de export niet in voorziet
Werk je met Visma Raet YouForce of HR2day, dan is er geen standaard urenexport vanuit ONS. Visma YouServe heeft daarnaast geen ingang om uren te schrijven.
Wat een koppeling dan doet, verschilt per salarissysteem:
- AFAS en YouForce. De uren gaan rechtstreeks, zonder bestand. Bij Nedap ONS met YouForce krijgt het salarissysteem per dienstverband het aantal uren per ORT-percentage. Wat een koppeling van AFAS met Nedap ONS doet, staat op die pagina.
- YouServe. De koppeling maakt het mutatiebestand dat YouServe zelf inleest. Dat werkt pas als Visma de bestandsvorm in de salarisadministratie heeft ingericht; bij een koppeling van Nedap ONS met YouServe zetten we dat bij de start op de planning.
- HR2day. In de eerste koppeling van HR2day met Nedap ONS gaan alleen medewerkers naar ONS. Gewerkte uren terug kunnen later als uitbreiding, als HR2day de uren via een eigen ingang aanneemt.
Medewerkers in ONS: waarom het hele plaatje mee moet
ONS neemt een medewerker altijd als compleet geheel over. Ontbreekt een contract of team, dan ziet ONS dat als beëindigd. De koppeling stuurt daarom bij elke wijziging alle lopende contracten en teams mee, ook als er maar één veld veranderde.
In de zorg heeft een medewerker vaak meer dan één dienstverband, zoals een vaste aanstelling en een invalcontract, soms onder verschillende cao's. ONS herkent een medewerker aan personeelsnummer en dienstverbandnummer. Elke arbeidsrelatie krijgt een eigen nummer, met de eigen cao erbij, zoals VVT, gehandicaptenzorg of GGZ. Wie in twee sectoren werkt, wordt zo per arbeidsrelatie onder de juiste regels ingeroosterd, en de uren zijn later per arbeidsrelatie terug te vinden.
Een min-max- of oproepcontract wordt het minimum als vaste uren en de rest als variabele uren. ONS plant een invalkracht dan niet vol op uren die niet gegarandeerd zijn.
Situaties die je vooraf wilt regelen
- Een afdeling zonder team in ONS. De medewerker gaat dan niet door en er verschijnt een melding. De planning maakt het team aan of vult de vertaaltabel aan, en de volgende ronde zet de medewerker alsnog in ONS.
- Doorbelasting in HR2day. HR2day kan de kosten van een medewerker tijdelijk over andere kostenplaatsen verdelen. De koppeling gebruikt de afdeling van de arbeidsrelatie, zodat zo'n doorbelasting de medewerker niet naar een ander team verhuist.
- Verlof en ziekte in ONS. Afwezigheid automatisch in ONS zetten is aan de kant van ONS nog experimenteel. Of verlof en ziekte meegaan, bespreken we per organisatie.
- Alleen goedgekeurde uren. Uren gaan pas naar salaris als de teamleider ze in ONS heeft goedgekeurd. De toeslagregels blijven op één plek staan.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform en begint met de kleinste werkende stroom. We regelen de toegang aan beide kanten. Nedap keurt elke koppeling met ONS goed voordat die live gaat; de aanvraag loopt via het Ons API Dashboard. Aan de HR-kant regelen we de koppelgebruiker of de afstemming met Visma. Jullie organisatie is bij beide de opdrachtgever, KoppelHet doet de aanvraag en de afstemming samen met jullie. Nedap beperkt het aantal gelijktijdige verzoeken, dus de koppeling haalt de uren van een periode gespreid op. Reken als indicatie op twee tot vier weken tot livegang.
De volledige uitleg staat op Nedap ONS koppelen met HR en salaris. Hoe late en gecorrigeerde uren richting YouForce en YouServe lopen, lees je bij urencorrecties na de afsluiting. Het hele proces staat op verlof, verzuim en uren, en meer over het systeem zelf op Nedap ONS koppelen.