Verlof, verzuim en uren
Nedap ONS YouForce koppeling: gewerkte uren en ORT automatisch naar salaris
Met een koppeling tussen Nedap ONS en Visma Raet YouForce gaan goedgekeurde gewerkte uren en ORT (onregelmatigheidstoeslag) uit ONS automatisch naar YouForce voor de salarisverwerking, zonder export- en importbestand. Andersom komen nieuwe medewerkers en gewijzigde contracturen uit YouForce vanzelf in ONS, zodat planners altijd op het actuele contract roosteren.
Wat de koppeling doet
Wie diensten plant en registreert in Nedap ONS en de salarissen in Visma Raet YouForce draait, zet de gewerkte uren en onregelmatigheidstoeslagen elke maand over met een export en een importbestand. Nieuwe medewerkers en gewijzigde contracturen komen pas in ONS als HR ze daar ook invoert, waardoor planners soms roosteren op een contract dat al is aangepast.
- HR legt een nieuwe medewerker of contractwijziging vast in YouForce.
- De medewerker staat daarna in ONS met contract, team en deskundigheid, per dienstverband en met de ingangsdatum uit YouForce.
- Zorgmedewerkers registreren hun diensten in ONS. Zodra de teamleider ze heeft goedgekeurd, haalt KoppelHet de uren met de ORT op.
- Elke uursoort en elk ORT-percentage komt als looncomponent in YouForce, op het juiste dienstverband en met de datum van de dienst.
- YouForce bevestigt elke aanlevering. Wordt een regel afgewezen, dan staat de reden in het platform, zodat de salarisadministratie hem voor de afsluiting oplost.
Terug: Nieuwe medewerkers en dienstverbanden naar ONS · Contracturen en contractwijzigingen naar ONS · Datum uit dienst naar ONS
Waar je op let bij Nedap ONS en Visma Raet YouForce
- YouForce neemt uren alleen aan als totaal per looncomponent, per datum en per dienstverband. Losse diensten gaan er dus niet in; KoppelHet telt ze op voordat ze naar YouForce gaan.
- ONS berekent de ORT zelf. YouForce krijgt alleen de uitkomst per ORT-percentage, zodat de toeslagregels op één plek staan en niet in twee systemen bijgehouden hoeven te worden.
- Alleen goedgekeurde uren gaan naar YouForce. ONS houdt per medewerker bij tot welke datum de uren zijn gecontroleerd; latere uren blijven staan tot de teamleider ze goedkeurt.
- ONS neemt een medewerker altijd als compleet geheel over. Een contract of team dat ontbreekt, ziet ONS als beëindigd. KoppelHet stuurt daarom steeds alle lopende contracten en teams uit YouForce mee, ook als er maar één gegeven is gewijzigd.
- Nedap levert in ONS een kant-en-klare urenexport voor ADP, AFAS en SDB, maar niet voor YouForce. Daarom gaan de uren hier via een koppeling in plaats van via een bestand.
- Een aanlevering in YouForce is pas klaar als die is verwerkt; ze kan ook geblokkeerd of afgewezen worden. KoppelHet volgt de status en laat een afgewezen regel niet stilzwijgend verdwijnen.
- Nedap keurt elke koppeling met ONS goed voordat die live gaat, en beperkt het aantal gelijktijdige verzoeken. KoppelHet haalt grote hoeveelheden uren daarom gespreid op.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Nedap ONS zelf uren naar YouForce exporteren?
ONS heeft een standaard urenexport voor ADP, AFAS en SDB, maar niet voor YouForce. Met deze koppeling gaan de uren rechtstreeks naar YouForce, zonder bestand.
Gaan verlof en ziekte ook van YouForce naar ONS?
YouForce kan verlof en ziekmeldingen leveren. Aan de kant van ONS is het automatisch vastleggen van afwezigheid nog experimenteel. We bespreken per klant of dit al zinvol is.
Wat gebeurt er met uren die na de afsluiting worden gecorrigeerd?
Een correctie in ONS gaat als nieuwe regel met de oorspronkelijke datum naar YouForce. Hoe YouForce die verrekent, hangt af van de inrichting van het looncomponent; dat spreken we vooraf af met de salarisadministratie.
Hoe weten we dat alle uren zijn aangekomen?
Het platform toont per salarisperiode hoeveel regels zijn aangeleverd, verwerkt en afgewezen. Afgewezen regels krijgen een melding met de reden die YouForce teruggeeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nedap ONS wordt gelezen en beschreven via de Ons API (presence logs met ortHours, snapshot van medewerkers met contracten en teams). Toegang met een clientcertificaat na intake en goedkeuring door Nedap; het aantal gelijktijdige verzoeken per certificaat is beperkt.
- YouForce via de WFM API. Uren naar het payComponents-endpoint (elementCode, value, effectiveDate, employmentCode); medewerkers, dienstverbanden en werkpatronen worden gelezen op basis van de laatste synchronisatiedatum. Elke aanlevering levert een ticket met status.
- De klant geeft de koppeling in YouForce toestemming voor de benodigde scopes, zoals lezen van basisgegevens en schrijven van looncomponenten.
- Afwezigheid schrijven via de Ons API is nog experimenteel en heeft geen effect op workflows in ONS.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nedap ONS | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber + employmentNumber (Ons) | employmentCode (YouForce) | Elk dienstverband heeft een eigen combinatie; uren gaan nooit naar het verkeerde contract |
Uursoort van de presence log | elementCode | Via een vertaaltabel per uursoort, afgestemd met de salarisadministratie |
ortHours (percentage) | elementCode per ORT-percentage | Elk ORT-percentage krijgt een eigen looncomponent |
Duur van de presence log | value | Omgerekend naar de eenheid die het looncomponent verwacht |
date (presence log) | effectiveDate | |
personCode (terug) | employeeNumber | Vaste sleutel voor de medewerker in Ons |
hireDate en dischargeDate (terug) | Begin- en einddatum van het contract | |
workingAmount (terug) | fixed (vaste uren per week) | Omrekenen als YouForce de omvang in een andere eenheid of periode vastlegt |
organizationUnit (terug) | Teamtoewijzing | Via een vertaaltabel van organisatie-eenheden naar Ons-teams |
jobProfile (terug) | Deskundigheidsprofiel (expertiseProfileCode) | Via een vertaaltabel van functies naar deskundigheden |
Gerelateerd
AFAS Profit → Nedap ONS
AFAS Nedap ONS koppeling: contracten naar de planning, uren terug naar salaris
HR2day → Nedap ONS
HR2day Nedap ONS koppeling: arbeidsrelaties, cao en contracturen automatisch in de zorgplanning
Nedap ONS → Active Directory
Nedap ONS Active Directory koppeling: accounts per zorglocatie, automatisch
Nedap ONS → Microsoft Entra ID
Nedap ONS Entra ID koppeling: Microsoft-accounts en teamgroepen voor zorgmedewerkers