Verlof, verzuim en uren
AFAS Nedap ONS koppeling: contracten naar de planning, uren terug naar salaris
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Nedap ONS staat een nieuwe zorgmedewerker uit AFAS automatisch in ONS, met contracturen, team en deskundigheid, zodat de planning haar direct kan inroosteren. Gewerkte uren en ORT (onregelmatigheidstoeslag) gaan na controle vanzelf terug naar AFAS voor de salarisverwerking, zonder exportbestand.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in AFAS Profit voeren en in Nedap ONS plannen, kunnen een nieuwe medewerker pas inroosteren als de planning haar ook in ONS heeft aangemaakt. Aan het eind van de maand gaan de uren uit ONS via een bestand naar AFAS, en de salarisadministratie spoort dubbele of ontbrekende regels met de hand op.
- HR voert de nieuwe medewerker in in AFAS met contract, contracturen, functie en afdeling.
- KoppelHet vertaalt de afdeling naar een team in ONS en de functie naar een deskundigheid.
- De medewerker staat in ONS met alle lopende contracten en kan worden ingeroosterd. Heeft het vorige contract nog geen einddatum, dan sluit ONS het af op de dag voor het nieuwe.
- Medewerkers registreren hun diensten in ONS. Zodra de uren zijn goedgekeurd, haalt KoppelHet ze met de ORT-uren op.
- De uren staan per looncomponent als loonmutatie in AFAS, klaar voor de salarisrun. KoppelHet houdt bij welke uren al zijn geboekt.
Terug: Gewerkte uren per uursoort als loonmutatie · ORT-uren per percentage als loonmutatie · Correcties op eerder geboekte uren
Waar je op let bij AFAS Profit en Nedap ONS
- ONS kan een urenbestand voor AFAS maken, maar dat moet iemand in AFAS inlezen. Met deze koppeling vervalt die handmatige stap, omdat de uren rechtstreeks als loonmutatie in AFAS komen.
- AFAS waarschuwt niet bij een dubbel geboekte loonmutatie als die via een koppeling binnenkomt, anders dan bij handmatig boeken. KoppelHet legt daarom per dienst vast of die al is geboekt en laat een correctie op de juiste regel landen.
- Extra gegevens bij een loonmutatie, zoals een percentage, kunnen alleen mee als ze bij het looncomponent in AFAS zijn ingericht. Welke looncomponenten de koppeling mag vullen, leggen we vast voor de eerste salarisrun.
- ONS neemt een medewerker altijd als compleet geheel over. Ontbreekt een lopend contract of team, dan beëindigt ONS het. KoppelHet stuurt daarom steeds alle actuele contracten van een medewerker mee, niet alleen de wijziging.
- Een zorgmedewerker met twee dienstverbanden in AFAS staat in ONS twee keer, één keer per dienstverband. Uren die op het ene dienstverband zijn gewerkt, komen in AFAS ook op dat dienstverband terecht.
- Salaris, BSN en bankrekening gaan niet naar ONS. De planning heeft ze niet nodig.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Blijven onze AFAS-workflows voor loonmutaties werken?
De koppeling boekt de loonmutaties zoals een medewerker dat zou doen. Controles die jullie nu voor de salarisrun doen, zoals een rapport met de mutaties van de periode, blijven gewoon bruikbaar.
Wat als een uursoort in ONS geen looncomponent in AFAS heeft?
Dan wordt de regel niet geboekt en verschijnt er een melding in het platform. De salarisadministratie wijst een looncomponent toe of bevestigt dat de uursoort niet wordt uitbetaald.
Gaan ziekmeldingen ook naar ONS?
Dat kan als aanvulling. Aan de kant van ONS is het automatisch aanmaken van afwezigheid nog experimenteel, dus we bespreken per klant of dit al verstandig is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden en contracturen, gefilterd op wijzigingsdatum. Die connector bevat geen salaris, BSN of bankrekening.
- Naar Nedap ONS schrijven we via de Ons API; medewerkers worden als volledige momentopname aangeleverd (employeeNumber plus employmentNumber als sleutel).
- De uren komen uit geverifieerde presence logs in ONS.
- Loonmutaties gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrCompMut. Die controleert niet op dubbelen; KoppelHet registreert per presence log wat is geboekt en gebruikt de GUID-variant voor correcties.
- Afwezigheid aanmaken via de Ons API is nog experimenteel.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Nedap ONS | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | employeeNumber | Het AFAS-personeelsnummer blijft de sleutel in Ons |
Volgnummer dienstverband | employmentNumber | Samen met employeeNumber uniek in Ons |
Roepnaam en voorletters | firstName en initials | |
Voorvoegsel en achternaam | birthNamePrefix en birthName | |
Uren per week (rooster) | fixed (vaste uren per week) | |
Begin- en einddatum contract | beginDate en endDate van het contract | |
Organisatorische eenheid | Teamtoewijzing | Via een vertaaltabel |
Functie | expertiseProfileCode | Via een vertaaltabel van functies naar deskundigheden |
Uursoort en ORT-uren (terug) | Looncomponent in de loonmutatie | Elke uursoort en elk ORT-percentage op een eigen looncomponent |
Datum van de dienst (terug) | Periode van de loonmutatie |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit