Lifecycle
Offboarding automatiseren: toegang dicht op de uitdienstdatum
Offboarding automatiseren betekent dat de uitdienstdatum in het HR-systeem het account uitschakelt, sessies intrekt en licenties vrijgeeft, zonder ticket. KoppelHet doet dat standaard met Joinly, dat de datum uit AFAS, Visma Raet YouForce, Workday of een ander HR-systeem gebruikt om de toegang in Microsoft Entra ID en Active Directory te sluiten.
Wat het is
Uitstroom is de stap die het vaakst misgaat. Het account blijft open, de licentie loopt door en niemand weet nog welke applicaties de vertrekker gebruikte. Een auditor vraagt juist daarnaar: hoe weet je dat vertrokken medewerkers en externen op tijd zijn afgesloten?
Bij offboarding hoort meer dan het account uitzetten. Denk aan de mailbox, de agenda, de laptop en de rechten in applicaties buiten Microsoft.
Hoe Joinly het regelt
- De uitdienstdatum uit HR start een workflow: het account gaat uit en actieve sessies worden ingetrokken.
- Microsoft 365-licenties komen vrij.
- De out-of-office gaat aan met een verwijzing naar de manager, en de agenda wordt leeggemaakt.
- In TOPdesk of Freshservice verschijnt een ticket voor de inname van de laptop.
- De mailbox wordt doorgestuurd, gearchiveerd of omgezet naar een gedeelde mailbox, zoals je in de workflow vastlegt.
- Bij spoed blokkeert de noodblokkering het account direct, trekt sessies in en reset MFA.
- Mislukt een actie, dan probeert Joinly het automatisch opnieuw. Falende workflows verschijnen op het dashboard.
Wat KoppelHet doet
Offboarding is zo goed als de uitdienstdatum in HR. KoppelHet kijkt bij de inrichting mee naar hoe die datum wordt vastgelegd, bijvoorbeeld als de laatste werkdag afwijkt van de contracteinddatum of als een tweede dienstverband doorloopt. Moet de uitstroom ook payroll, een toegangspassysteem of een eigen applicatie bereiken, dan koppelen we die erbij.
Joinly
Verder bij Joinly
Joinly is de IAM-software van KoppelHet. Op joinly.app staat hoe het product dit onderdeel regelt, met schermen, prijzen en een demo.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
Visma Raet YouForce → Microsoft Entra ID
YouForce Entra ID koppeling: Microsoft-accounts en leidinggevenden uit Visma Raet
Personio → Microsoft Entra ID
Personio Entra ID koppeling: Microsoft-accounts die meebewegen met Personio
Workday → TOPdesk
Workday TOPdesk koppeling: Nederlandse medewerkers en onboardingtickets vanuit Workday
Visma Raet YouForce → TOPdesk
YouForce TOPdesk koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsmeldingen vanuit HR
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er op de uitdienstdatum?
Het account gaat uit, actieve sessies worden ingetrokken en groepslidmaatschappen en rechten vervallen. Wat er verder moet gebeuren, zoals de licentie vrijgeven of de mailbox omzetten, leg je vast in een workflow.
Kan een account bij langdurig verlof tijdelijk dicht?
Ja. Bij een verlofmelding in HR kan een workflow het account schorsen, licenties vrijgeven en manager en servicedesk informeren, en dat terugdraaien bij terugkeer.
Wat als iemand met spoed vertrekt?
Dan gebruik je de noodblokkering: account direct blokkeren, sessies intrekken en MFA resetten. De actie komt met reden in het auditlog.
Hoe snel is een uitdienstdatum uit HR verwerkt?
Dat hangt af van het importschema dat je instelt: elk uur, dagelijks of wekelijks. Na de import voert Joinly de gevolgen direct uit.
Meer over Identity en access management
Identity en access management: het overzicht
Lifecycle
- Instroom, doorstroom en uitstroomAccounts, rechten en licenties die het dienstverband volgen.
- OffboardingToegang dicht op de uitdienstdatum, met mailbox, licenties en laptop.
- Externen en tijdelijke toegangInhuur, stagiairs, gastaccounts en service accounts met een einddatum.
Rollen en governance
Koppelingen
- HR als bronHet HR-systeem bepaalt wie een account krijgt, met welke gegevens.
- Microsoft Entra IDAccounts, groepen en licenties in Entra ID vanuit HR.
- Active DirectoryOn-premise AD en hybride Exchange via een agent zonder open poort.
- Applicatie-provisioningAccounts en rollen in je bedrijfsapplicaties, vanuit HR.
- SCIM en SCIM GatewayDe standaard voor provisioning, ook voor applicaties zonder SCIM.
Compliance en sectoren
- NIS2 en de CyberbeveiligingswetWat de zorgplicht vraagt van toegangsbeheer, en wat niet.
- IAM in het onderwijsMedewerkers van schoolbesturen, klaar voor het Normenkader IBP.
- IAM bij de overheidGemeenten, provincies en waterschappen, met de BIO en ENSIA.
- IAM in de zorgFlexkrachten, meerdere dienstverbanden en NEN 7510.