HR naar ITSM

Workday TOPdesk koppeling: Nederlandse medewerkers en onboardingtickets vanuit Workday

Met een koppeling tussen Workday en TOPdesk staan alle medewerkers van de Nederlandse vestigingen uit Workday als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een Hire of Termination in Workday levert op tijd een onboarding- of offboardingmelding op, zodat IT en facilitair laptop, pas en werkplek kunnen regelen.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wanneer het hoofdkantoor alle medewerkers in Workday beheert en de Nederlandse vestigingen een lokaal ingericht TOPdesk gebruiken, staat een nieuwe collega pas in TOPdesk als de lokale IT hem met de hand invoert. HR in het buitenland weet vaak niet dat dat nodig is.

HR legt in Workday een nieuwe collega vast op een Nederlandse locatie. Medewerkers in andere landen blijven buiten TOPdesk.
Afdelingen en vestigingen die nog niet in TOPdesk staan, worden eerst aangemaakt.
De medewerker komt als persoon in TOPdesk, met personeelsnummer en leidinggevende.
Bij een startdatum in de toekomst ontstaat meteen een onboardingwijziging, zodat IT en facilitair tijd hebben om alles klaar te zetten.
Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.

Heen: Medewerkers van Nederlandse vestigingen · Workday-organisaties als afdelingen · Workday-locaties als vestigingen · Leidinggevende · Onboarding- en offboardingwijzigingen · Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende · Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek

Waar je op let bij Workday en TOPdesk

Een Change Job naar een Nederlandse locatie vanuit het buitenland is voor deze TOPdesk een nieuwe collega. De koppeling maakt dan een onboardingmelding voor de Nederlandse werkplek, met het bestaande Worker_ID.
Contingent workers kunnen een eigen sjabloon krijgen, bijvoorbeeld met accounts en pas maar zonder laptop. Welk sjabloon geldt, volgt uit het soort worker in Workday.
Trekt HR een aanname in voordat de collega begint, dan valt de worker weg uit de gegevens die KoppelHet ophaalt. De servicedesk krijgt dan een actie op de openstaande onboardingmelding, zodat de werkplek niet voor niets wordt ingericht.
Workday bevat medewerkers uit alle landen. De koppeling filtert op de Nederlandse locaties of het Nederlandse bedrijf, zodat TOPdesk geen personen krijgt die er nooit een melding zullen maken.
Workday houdt zowel het moment van invoeren als de ingangsdatum bij. KoppelHet haalt daardoor ook wijzigingen op die met terugwerkende kracht zijn ingevoerd, zonder elke keer alle medewerkers te lezen.
Workday kent externe krachten naast medewerkers in dienst. Of die in TOPdesk moeten, spreken we per klant af, want externen maken vaak wel meldingen.
De organisatie in Workday is een diepe boom, terwijl afdelingen in TOPdesk een platte lijst met unieke namen zijn. Twee teams met dezelfde naam op verschillende plekken krijgen daarom de naam van de bovenliggende eenheid erbij.
Een leidinggevende in Workday kan in een ander land werken en bestaat dan niet in de Nederlandse TOPdesk. De koppeling laat de leidinggevende dan leeg of maakt hem aan zonder Nederlandse vestiging, naar keuze van de klant.
Workday-namen kunnen langer zijn dan TOPdesk toestaat. Voornaam gaat tot 30 tekens en achternaam tot 50; langere namen kort de koppeling in en ze komen op een lijst in het platform.
De onboardingwijziging in TOPdesk komt uit een sjabloon dat jullie beheren. Het soort wijziging komt altijd uit dat sjabloon, en stappen die in TOPdesk een bevestiging vragen worden niet automatisch uitgevoerd.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Standaard komt vier weken voor de hire date een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. Het soort wijziging komt altijd uit het sjabloon.

Kunnen we ook servicedesks in andere landen vullen?

Ja, met een eigen filter per land of per TOPdesk-omgeving. Elke omgeving krijgt dan alleen de medewerkers die bij die vestigingen horen.

Moet HR in het buitenland iets anders gaan doen?

Nee. HR werkt in Workday zoals nu. Wel moeten locatie of bedrijf goed gevuld zijn, want daarop filtert de koppeling.

Welke gegevens uit Workday zijn nodig?

Alleen medewerkergegevens, organisaties en locaties. Salaris en persoonlijke gegevens zoals geboortedatum blijven in Workday.

Wat als TOPdesk al personen bevat?

Bij de start koppelen we bestaande personen eenmalig aan hun Workday-personeelsnummer op basis van e-mailadres. Wat niet te koppelen is, komt op een lijst voor de servicedesk.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Workday wordt gelezen via Workday Web Services (Get_Workers met Updated_From, Updated_Through en Effective_From, contingent workers uit te sluiten) of een RaaS-rapport op wijzigingsmoment, met een Integration System User die alleen leest op worker-gegevens, organisaties en locaties.
Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en vestigingen met het Workday-ID als externe link; Change voor wijzigingen vanuit een sjabloon). Worker_ID gaat naar employeeNumber, de manager is een verwijzing naar een andere persoon.
Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Workday	Veld in TOPdesk	Toelichting
`Worker_ID`	`employeeNumber`	Vaste sleutel, ook als de naam wijzigt
`Preferred name (first)`	`firstName`
`Preferred name (last)`	`surName`
`Email_Address (work)`	`email`
`Business_Title`	`jobTitle`
`Supervisory organization`	`department`	Of de kostenplaats, als die in TOPdesk als afdeling wordt gebruikt
`Location`	`branch`
`Manager`	`manager`
`Hire_Date`	`hireDate (contract)`	Bij een rehire de meest recente datum in dienst
`Termination_Date`	`employmentTerminationDate (contract) en archiveren`	Archiveren gebeurt na de laatste werkdag
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges)`	Per gebeurtenis gekozen bij de start
`Gesynchroniseerde persoon`	`callerLookup of requester`	De melding staat op naam van de medewerker
`Hire_Date of Termination_Date`	`targetDate en briefDescription`	Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam
`Functie, afdeling en leidinggevende`	`request (tekst van de melding)`
`Vestiging of afdeling`	`operatorGroup en category`	Behandelaarsgroep per vestiging

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Workday → TOPdesk · Eén richting
Wanneer: HR legt in Workday een nieuwe medewerker, wijziging of vertrek vast, ook met terugwerkende kracht; een hire date of laatste werkdag komt binnen de afgesproken termijn
Frequentie: Op een vast interval dat we per klant afspreken, plus acties op de ingangsdatum van indiensttreding en vertrek
Wat gaat er over: Medewerkers van Nederlandse vestigingen
Workday-organisaties als afdelingen
Workday-locaties als vestigingen
Leidinggevende
Onboarding- en offboardingwijzigingen
Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende
Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling