Identity en access management
YouForce Entra ID koppeling: Microsoft-accounts en leidinggevenden uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker uit YouForce automatisch een Microsoft-account, met afdeling, kostenplaats, groepen en de juiste leidinggevende. Bij vertrek wordt het aanmelden op de afgesproken dag geblokkeerd, zodat de servicedesk geen formulieren meer overtypt en het organogram in Teams klopt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in YouForce vastleggen wie begint, van afdeling wisselt of vertrekt, geven dat zonder koppeling via een formulier aan de servicedesk door, die de gebruiker met de hand in Entra ID aanmaakt. Leidinggevenden ontbreken vaak in Entra ID, waardoor goedkeuringen en het organogram in Teams niet kloppen.
- De organisatie geeft KoppelHet bij Visma leestoegang tot de basisgegevens in YouForce.
- KoppelHet haalt op wie er sinds de vorige keer is gewijzigd en bepaalt per persoon het hoofddienstverband.
- Voor de eerste werkdag staat het Microsoft-account klaar, met personeelsnummer, afdeling, kostenplaats en de leidinggevende van de afdeling.
- Groepen en licentie volgen uit afdeling en functie. Een tijdelijke inzet op een andere afdeling geeft voor die periode extra groepen.
- Op de datum uit dienst wordt het aanmelden geblokkeerd en verdwijnt de medewerker uit de groepen. Verwijderen volgt na een termijn die de organisatie kiest.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Microsoft Entra ID
- YouForce heeft geen veld leidinggevende bij de medewerker zelf. Wel staat per afdeling wie de leidinggevende rol heeft, en KoppelHet leidt de manager in Entra ID daarvan af voor de afdeling van het hoofddienstverband.
- Is de leidinggevende zelf lid van de afdeling die hij leidt, dan zou hij zijn eigen manager worden. In dat geval kijkt KoppelHet een niveau hoger in de organisatie.
- Een tijdelijke inzet in YouForce plaatst een medewerker op een andere afdeling zonder het dienstverband te wijzigen. KoppelHet geeft voor die periode extra groepen en haalt ze op de einddatum weer weg.
- Een medewerker kan in YouForce over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn, terwijl Entra ID er maar één kent. We nemen de kostenplaats met het grootste aandeel, of een vaste volgorde die de organisatie kiest.
- Of een medewerker nog in YouForce bestaat, zegt niet of het account dicht moet. Voor het blokkeren in Entra ID gebruikt KoppelHet de einddatum van het dienstverband.
- Het Microsoft-account kan terug naar YouForce, zodat medewerkers met hun Microsoft-account inloggen in de selfservice van YouForce.
- Het soort arbeidsrelatie uit YouForce, zoals vast, tijdelijk of stagiair, staat ook in Entra ID. IT kan stagiairs en tijdelijke krachten zo in groepen en toegangsregels anders behandelen dan vaste medewerkers.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke toegang heeft KoppelHet in YouForce nodig?
Alleen leestoegang tot basisgegevens. Privégegevens zoals BSN en privéadres vragen we niet aan. De organisatie keurt de toegang zelf goed bij Visma.
Wat als de leidinggevenden in YouForce niet zijn bijgehouden?
Dan klopt de manager in Entra ID ook niet. Voor livegang maken we een lijst van afdelingen zonder leidinggevende, zodat HR die eerst kan aanvullen.
Krijgen ingehuurde krachten die niet in YouForce staan een account?
Niet via deze koppeling. We spreken vooraf af welke accounts de koppeling beheert; andere accounts laat hij met rust.
Werkt dit ook met Active Directory on-premise?
Ja, via een agent in het eigen netwerk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de leesscope voor basisgegevens (personen, dienstverbanden, rolverdelingen), met records waarvan latestSync na de vorige run ligt via de from-parameter. De isActive-vlag zegt alleen of een record nog in HR Core bestaat. Met de aparte Update_Identity-scope kan de UPN naar het YouForce-account.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, displayName, userPrincipalName, mailNickname, jobTitle, department, manager, employeeOrgData.costCenter, employeeType en accountEnabled = false bij vertrek. employeeType is bruikbaar in dynamische groepen en Conditional Access.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | employeeId | Vaste sleutel; maximaal 16 tekens in Entra ID |
Roepnaam | givenName | |
Achternaam volgens gebruik achternaam | surname en displayName | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mailNickname | |
Functie (job profile) | jobTitle | |
Organisatie-eenheid | department | |
Rolverdeling op de organisatie-eenheid | manager | De persoon met de leidinggevende rol op de eenheid |
Kostenplaats uit de loonverdeling | employeeOrgData.costCenter | |
Soort arbeidsrelatie | employeeType | Bijvoorbeeld vast, tijdelijk of stagiair |
Datum uit dienst | accountEnabled = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce