Lifecycle
Instroom, doorstroom en uitstroom automatiseren vanuit HR
Instroom, doorstroom en uitstroom automatiseren betekent dat een mutatie in het HR-systeem zelf het account aanmaakt, de rechten aanpast bij een functiewissel en de toegang intrekt bij vertrek. KoppelHet regelt dat standaard met Joinly, dat AFAS, Visma Raet YouForce, Nmbrs, Workday en andere HR-systemen koppelt aan Microsoft Entra ID, Active Directory en je applicaties.
Wat het is
Identity lifecycle management draait om drie momenten. Bij instroom staat het account klaar vóór de eerste werkdag, met de juiste groepen en licenties. Bij doorstroom gaan de oude rechten eraf en komen de nieuwe erbij. Bij uitstroom gaat de toegang op de einddatum dicht.
Zonder koppeling hoort IT het te laat of niet. Rechten stapelen zich op bij elke functiewissel, en accounts van vertrekkers blijven actief.
Hoe Joinly het regelt
- Joinly leest nieuwe medewerkers, wijzigingen en uitdienstdatums uit het HR-systeem. HR is de enige bron.
- Accounts, groepen en licenties in Microsoft Entra ID en Microsoft 365, en in on-premise Active Directory via de Joinly Agent.
- Bij een functie- of afdelingswijziging gaan oude rechten eraf, komen nieuwe erbij en wordt de manager bijgewerkt.
- Workflows starten de vervolgstappen, zoals een welkomstmail naar het privéadres, het eerste wachtwoord per sms en een TOPdesk-ticket voor de laptop.
- Staat iemand niet in HR of moet het direct, dan maak je de medewerker in Joinly handmatig aan of meld je hem af.
- Een dry run laat vooraf in een export zien welke acties de koppeling zou uitvoeren.
- Elke lifecycle-actie komt in het auditlog.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet kent de HR-kant: welke velden het HR-systeem levert, hoe een ingangsdatum in de toekomst of een tweede dienstverband erin staat, en waar de data vervuild is. Die kennis gebruiken we bij de inrichting van Joinly. Moet dezelfde mutatie ook payroll, facilitair of de servicedesk bereiken, dan koppelt KoppelHet die systemen erbij.
Joinly
Verder bij Joinly
Joinly is de IAM-software van KoppelHet. Op joinly.app staat hoe het product dit onderdeel regelt, met schermen, prijzen en een demo.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Microsoft Entra ID
AFAS koppelen met Microsoft Entra ID
Visma Raet YouForce → Microsoft Entra ID
YouForce Entra ID koppeling: Microsoft-accounts en leidinggevenden uit Visma Raet
Nmbrs → Microsoft Entra ID
Nmbrs Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit de salarisadministratie
Workday → Microsoft Entra ID
Workday Entra ID koppeling: Microsoft-accounts voor Nederland vanuit globaal HR
HR2day → Active Directory
HR2day Active Directory koppeling: accounts per school of locatie vanuit HR
AFAS Profit → TOPdesk
AFAS TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets automatisch in TOPdesk
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen instroom, doorstroom en uitstroom?
Instroom is de indiensttreding, doorstroom een wijziging in functie, afdeling of contract, en uitstroom het vertrek. Elk moment vraagt andere acties op het account, de rechten en de licenties.
Kan iemand die niet in HR staat ook een account krijgen?
Ja. In Joinly maak je een medewerker handmatig aan of meld je hem af, bijvoorbeeld voor inhuur of bij spoed. Voor externen is een einddatum verplicht.
Werkt dit met on-premise Active Directory?
Ja. Joinly bereikt on-premise Active Directory via de Joinly Agent, een service in je eigen netwerk die alleen uitgaand verbinding maakt.
Wanneer bouwt KoppelHet een koppeling op maat?
Als de HR-mutatie ook systemen buiten IAM moet bereiken, zoals payroll, facilitair of een eigen applicatie. In de intake zeggen we welke route past.
Verder lezen
Meer over Identity en access management
Identity en access management: het overzicht
Lifecycle
- Instroom, doorstroom en uitstroomAccounts, rechten en licenties die het dienstverband volgen.
- OffboardingToegang dicht op de uitdienstdatum, met mailbox, licenties en laptop.
- Externen en tijdelijke toegangInhuur, stagiairs, gastaccounts en service accounts met een einddatum.
Rollen en governance
Koppelingen
- HR als bronHet HR-systeem bepaalt wie een account krijgt, met welke gegevens.
- Microsoft Entra IDAccounts, groepen en licenties in Entra ID vanuit HR.
- Active DirectoryOn-premise AD en hybride Exchange via een agent zonder open poort.
- Applicatie-provisioningAccounts en rollen in je bedrijfsapplicaties, vanuit HR.
- SCIM en SCIM GatewayDe standaard voor provisioning, ook voor applicaties zonder SCIM.
Compliance en sectoren
- NIS2 en de CyberbeveiligingswetWat de zorgplicht vraagt van toegangsbeheer, en wat niet.
- IAM in het onderwijsMedewerkers van schoolbesturen, klaar voor het Normenkader IBP.
- IAM bij de overheidGemeenten, provincies en waterschappen, met de BIO en ENSIA.
- IAM in de zorgFlexkrachten, meerdere dienstverbanden en NEN 7510.