Van HR naar het leerplatform
Medewerkers automatisch in het leerplatform, met team, manager en functie
Een koppeling tussen HR en het leerplatform maakt voor elke nieuwe medewerker een account aan, in het team van zijn afdeling, met zijn leidinggevende als manager en met een rol die bij zijn functie hoort, en sluit het account bij vertrek. KoppelHet bouwt dat bijvoorbeeld van AFAS naar StudyTube, van Workday of Personio naar 360Learning en van HiBob of Workday naar Docebo.
Wat het is
Verplichte trainingen hangen af van functie en afdeling. Het leerplatform kan ze alleen toewijzen als het weet wie welke functie heeft en bij welk team hoort. Die gegevens staan in het HR-systeem.
Zonder koppeling zet iemand nieuwe medewerkers met de hand of met een CSV in het platform, vaak pas na de eerste week. Rollen kloppen niet meer na een promotie, en vertrekkers houden hun licentie.
Hoe de koppeling het regelt
- De organisatie-eenheden uit HR worden teams of groepen in het leerplatform. StudyTube accepteert een onderliggend team pas als het bovenliggende bestaat, en Docebo wil branches na elkaar, dus KoppelHet bouwt de boom van boven naar beneden.
- Elke functie wordt een rol in het platform. Bij AFAS en StudyTube krijgt de rol de AFAS-functiecode; wisselt de functie, dan wisselt de rol en wijst StudyTube de trainingen van de nieuwe functie toe.
- De leidinggevende wordt teammanager of begeleider. 360Learning koppelt een manager alleen als die al als gebruiker bestaat, dus nieuwe teamleiders gaan eerst.
- Een vaste sleutel uit HR, zoals het personeelsnummer of het Bob-id, voorkomt een tweede account als het werkadres verandert.
- Een vertrek dat weken vooruit is vastgelegd, sluit het account op de juiste dag. 360Learning accepteert een deactivatiedatum in de toekomst; StudyTube verwijdert alleen bij een datum die voorbij is, dus daar stuurt KoppelHet de verwijdering op de dag na de laatste werkdag.
- Alleen naam, werk-e-mail, functie, eenheid, leidinggevende en kostenplaats gaan mee. Salaris, BSN en privéadres blijven in HR.
Randgevallen die we meenemen
- Herindiensttreding: met het personeelsnummer als sleutel krijgt een oud-medewerker zijn oude account terug, met eerder behaalde certificaten. 360Learning herstelt een account met hetzelfde e-mailadres zelf.
- Meerdere dienstverbanden: het leerplatform kent één account per persoon. Bij YouForce kiest KoppelHet het dienstverband met de meeste uren voor team en functie.
- Onboarding vóór de eerste werkdag: HiBob meldt een indiensttreding pas als die ingaat, dus KoppelHet zoekt ook medewerkers op die nog niet gestart zijn.
- Verwijderen of deactiveren: het HiBob-recept van Docebo verwijdert een gebruiker met zijn leerhistorie. KoppelHet deactiveert, zodat certificaten bewaard blijven.
- Meerdere werkgevers in één Nmbrs- of AFAS-omgeving: het bedrijf wordt het bovenste team, en bij Nmbrs staat het bedrijf voor het personeelsnummer, omdat nummers alleen per bedrijf uniek zijn.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet leest het HR-systeem met alleen de velden die het leerplatform nodig heeft, vertaalt de organisatie naar teams en rollen en houdt per medewerker bij wat er is verstuurd. Fouten zie je per medewerker in het platform. De regels voor verplichte trainingen richten jullie zelf in het leerplatform in; de koppeling zorgt dat functie en team kloppen.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → StudyTube
AFAS StudyTube koppeling: medewerkers en functies naar de academy, certificaten met geldigheid terug
Nmbrs → StudyTube
Nmbrs StudyTube koppeling: medewerkers per bedrijf in de academy, met kostenplaats voor het opleidingsbudget
36Workday → 360Learning
Workday 360Learning koppeling: leerders en groepen uit Workday, certificaten met vervaldatum terug
36Personio → 360Learning
Personio 360Learning koppeling: leerders, teams en managers uit Personio, vertrek op de dag zelf
HiBob → Docebo
HiBob Docebo koppeling: medewerkers uit Bob in Docebo, afgeronde cursussen terug in Bob Learning
Workday → Docebo
Workday Docebo koppeling: gebruikers en branches uit Workday, afgeronde cursussen terug
Veelgestelde vragen
Kan het leerplatform zelf bepalen wie welke training moet volgen?
Ja, als functie en team uit HR meekomen. De regels voor verplichte trainingen richten jullie in het leerplatform in.
Krijgt een nieuwe medewerker een uitnodigingsmail?
Dat kiezen jullie. Met single sign-on gaat er geen uitnodiging uit. StudyTube kent ook een vast of gegenereerd eenmalig wachtwoord, handig voor medewerkers zonder zakelijk e-mailadres.
Waarom niet via de identity provider met SCIM?
Dat kan bij platforms die het ondersteunen, zoals 360Learning vanuit Entra ID of Okta. Afdeling en functie moeten daar dan wel goed staan, en er komen geen certificaten terug naar HR.
Hoe lang duurt het om zo'n koppeling live te krijgen?
Reken als indicatie op twee tot vier weken.
Meer over Leren en certificaten
Leren en certificaten: het overzicht
Van HR naar het leerplatform
- Medewerkers naar het leerplatformAccount, team, manager en functie uit HR, en afsluiten bij vertrek.
- Skillsmatrix en inzetbaarheidWie er werkt en beschikbaar is, in de skillsmatrix van AG5.