Een vertaaltabel voor looncomponenten zet elk salarisonderdeel uit het HR-systeem naast de looncomponent die de payroll ervoor gebruikt, met per regel de keuze of het een vaste of een eenmalige component is. De salarisadministratie bepaalt welke looncomponent bij welk onderdeel hoort; KoppelHet legt de tabel vast in het platform en houdt haar daarna bij.
Die tabel is het hart van elke koppeling tussen een internationaal HR-systeem en een Nederlandse payroll. Ze bepaalt of een bonus als bonus op de loonstrook komt, of als salaris. Dit artikel loopt de keuzes langs die je per regel maakt.
Waarom je de componenten niet één op één kunt overnemen
Een internationaal HR-systeem richt salarisonderdelen in voor het hele concern, niet volgens een Nederlandse cao. Personio kent vijf soorten beloning, Oracle HCM werkt met element entries, SAP HCM met looncodes. De payroll werkt met eigen looncomponenten per bedrijf.
Die twee lijsten passen zelden op elkaar. Zonder vaste vertaling wordt een bonus als salaris verwerkt, loopt een eenmalige betaling door in de volgende maand, of verdwijnt een nieuw onderdeel stil. Dat zie je pas op de loonstrook.
De vier vragen per regel
Bij de start stellen we de tabel samen met de salarisadministratie op. Per salarisonderdeel komen dezelfde vragen terug.
- Welke looncomponent hoort erbij? Een reiskostenvergoeding, een bonus of een vaste toeslag krijgt elk een eigen component in AFAS, Nmbrs, Loket of YouServe.
- Is het vast of eenmalig? Een terugkerende toeslag wordt een vaste looncomponent die doorloopt tot haar einddatum. Een eenmalige betaling of bonus geldt alleen in de periode van uitbetaling.
- Heeft het een Nederlandse tegenhanger? Onderdelen zonder tegenhanger blijven weg, bijvoorbeeld een SAP-looncode die in Nederland niet via de salarisadministratie loopt.
- Is het een bedrag of een tarief? Uurloon blijft uurloon. Een maandsalaris wordt omgerekend met de contracturen, zodat iemand met een uurloon geen omgerekend maandbedrag krijgt.
Bij Visma YouServe bepaalt de tweede vraag ook de route. Vast salaris en vaste toeslagen gaan mee met het dienstverband. Eenmalige betalingen en bonussen gaan als mutatiebestand voor die ene periode.
Schaal, trede en vakantiegeld
Twee onderwerpen passen niet in een gewone regel van de tabel.
Schaal en trede volgens de cao kent het HR-systeem meestal niet. Bij een schaalsalaris levert KoppelHet functie en uren of het bedrag, en kiest de salarisadministratie schaal en trede.
In Nederland zit het vakantiegeld vaak in het jaarbedrag van het hoofdkantoor. Bij de start leggen we vast waardoor het jaarbedrag wordt gedeeld, zodat het maandbedrag in de payroll klopt.
Wat er na de start gebeurt
Een tabel is nooit af. HR maakt een nieuw salarisonderdeel aan, of voert achteraf een bonus in voor een eerdere maand.
- Een nieuw onderdeel zonder afspraak wordt een melding aan de salarisadministratie, geen stille loonregel. Na de afspraak voegen we het toe aan de tabel.
- Een bonus voor een eerdere maand gaat als losse mutatie mee in de eerstvolgende run.
- Elke periode apart. Personio geeft beloning per maand vrij, en KoppelHet vraagt elke salarisperiode apart op, zodat niets tussen twee aanvragen valt.
De tabel staat in het KoppelHet-platform, niet in een spreadsheet van een van de betrokkenen.
Uren en overwerk als looncomponent
Niet alle looncomponenten komen uit HR. Overuren en extra diensten kunnen als aparte stroom als looncomponent mee, naast de stroom voor indiensttreding en wijzigingen. Overuren uit een urensysteem zoals Yoobi mogen niet twee keer worden uitbetaald. AFAS waarschuwt niet voor dubbele loonmutaties, dus KoppelHet onthoudt welke periode en regels al zijn aangeleverd. Meer over urenregistratie staat bij verlof, verzuim en uren.
Hoe KoppelHet dit bouwt
Looncomponenten bepalen voor een groot deel de doorlooptijd van een payrollproject. KoppelHet bouwt elke koppeling per organisatie op het eigen platform. We stellen de vertaaltabel op met de salarisadministratie, testen haar met echte gevallen in de testomgeving en houden haar daarna bij. Reken als indicatie op drie tot zes weken, afhankelijk van looncomponenten en entiteiten.
Voorbeelden zijn Personio met Loket, Oracle HCM met Nmbrs en Yoobi met AFAS. Lees verder bij looncomponenten of op de pagina over de payroll koppeling.