Payroll koppeling
Yoobi AFAS koppeling: overuren, kilometers en declaraties uit Yoobi in de AFAS-salarisrun
Met een koppeling tussen Yoobi en AFAS Profit gaan goedgekeurde overuren, kilometers, toeslagen en declaraties uit Yoobi elke salarisperiode als loonmutaties naar AFAS, zodat de salarisadministratie niets meer overtypt. Yoobi levert zelf een AFAS-koppeling voor de boekhouding, met facturen, onkostendeclaraties en betaalstatus; KoppelHet komt erbij voor de stroom naar de salarisverwerking in AFAS, met eigen looncomponenten, periodes en controles.
Wat de koppeling doet
Organisaties die uren, overwerk en kilometers in Yoobi registreren en in AFAS Profit verlonen, hebben aan de AFAS-koppeling van Yoobi een boekhoudkoppeling voor facturen. Overuren en kilometers worden elke maand uit Yoobi geëxporteerd en door de salarisadministratie met de hand in AFAS ingevoerd.
- Medewerkers schrijven uren, overwerk en kilometers in Yoobi; de leidinggevende keurt ze goed.
- Na het afsluiten van de periode haalt KoppelHet het vaste urenrapport uit Yoobi op.
- Via een vertaaltabel wordt elke soort uren of vergoeding een looncomponent in AFAS.
- KoppelHet zet de loonmutaties in AFAS in de juiste periode en werkgever.
- Wat niet door kan, zoals een onbekende medewerker, komt op een lijst voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij Yoobi en AFAS Profit
- De AFAS-koppeling van Yoobi is volgens Yoobi een boekhoudkoppeling - facturen en selfbilling-facturen gaan naar AFAS Profit, net als onkostendeclaraties en de betaalstatus. Loonmutaties voor de salarisverwerking noemt Yoobi daarbij niet. KoppelHet verzorgt juist die stroom.
- Voor Nmbrs heeft Yoobi wel een salariskoppeling, met looncomponenten voor uren, kilometers, verlof, overwerk en onkosten per salarisperiode. Voor AFAS bouwt KoppelHet dezelfde soort stroom, met een vertaaltabel die de salarisadministratie beheert.
- Loopt een declaratie al via de boekhoudkoppeling van Yoobi naar AFAS, dan mag die niet ook als loonmutatie komen. Per soort declaratie leggen we vast of die via de boekhouding of via het salaris wordt uitbetaald.
- AFAS waarschuwt niet voor dubbele loonmutaties die via een koppeling binnenkomen. KoppelHet onthoudt welke periode en welke regels al zijn aangeleverd, zodat overuren nooit twee keer worden uitbetaald.
- Uren haalt de koppeling op via een vast rapport in Yoobi. Wordt dat rapport aangepast, dan controleert KoppelHet of de verwachte kolommen er nog zijn en stopt anders met een melding, in plaats van lege mutaties aan te leveren.
- De API-gebruiker in Yoobi krijgt rechten per methode. Voor deze koppeling staat alleen het lezen van het urenrapport open, zodat de koppeling niets in Yoobi kan wijzigen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een medewerker niet in AFAS bestaat?
Dan zet KoppelHet de regel op de verschillenlijst voor de salarisadministratie en gaat de rest van de periode gewoon door.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke aangeleverde mutatie staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, zodat salarisadministratie en accountant kunnen zien wat per periode is doorgezet. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Yoobi wordt gelezen via de Yoobi REST API met een aparte API-gebruiker met rechten per methode; uren via een vast rapport (export) per periode.
- Naar AFAS Profit schrijven we via de UpdateConnector HrCompMut voor variabele loonmutaties per medewerker, looncomponent en periode. AFAS geeft bij mutaties via een connector geen waarschuwing voor dubbele invoer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Yoobi | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | Medewerker (EmId) | Personeelsnummer gelijk houden in beide systemen |
Uursoort overwerk | Looncomponent overuren | |
Uursoort toeslag (avond, weekend) | Looncomponent toeslag | |
Kilometers | Looncomponent reiskosten | |
Goedgekeurde declaratie | Looncomponent onkostenvergoeding | |
Periode in Yoobi | Salarisperiode in AFAS | |
Werkgever (bv) | Werkgever in AFAS |
Gerelateerd
Recruitee → Yoobi
Recruitee Yoobi koppeling: nieuwe collega's direct inplanbaar in Yoobi
Teamtailor → Yoobi
Teamtailor Yoobi koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Yoobi, klaar voor planning en uren
Yoobi → Microsoft Entra ID
Yoobi Entra ID koppeling: Microsoft-accounts op basis van medewerkers en contracten in Yoobi
Yoobi → Nmbrs
Yoobi Nmbrs koppeling: uren, verlof en kilometers per salarisperiode naar Nmbrs