Payroll koppeling
Oracle HCM Nmbrs koppeling: de Nederlandse BV automatisch in de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Nmbrs komen nieuwe medewerkers, salaris- en urenwijzigingen en uitdiensttredingen van de Nederlandse BV automatisch vanuit Oracle in het juiste Nmbrs-bedrijf. Toeslagen en eenmalige betalingen gaan mee in de periode waarin ze moeten worden uitbetaald, zodat het payrollbureau geen maandoverzicht meer regel voor regel hoeft te vergelijken.
Wat de koppeling doet
Bij internationale bedrijven die Oracle HCM Cloud wereldwijd gebruiken en een Nederlandse bv in Nmbrs verlonen, past HR in het buitenland salarissen aan in Oracle, vaak zonder te weten dat Nederland een eigen salarissysteem heeft. Het payrollbureau vergelijkt dan elke maand een overzicht regel voor regel met Nmbrs, en mist wijzigingen die daarna zijn gedaan.
- HR in het buitenland voert in Oracle een nieuwe Nederlandse medewerker of een salarisaanpassing in.
- KoppelHet ziet de wijziging en haalt de details op, met de datum waarop die ingaat.
- Een nieuwe medewerker staat daarna in het Nmbrs-bedrijf van de Nederlandse werkgever, met dienstverband.
- Uren, afdeling en salaris komen met ingangsdatum in Nmbrs; toeslagen en eenmalige betalingen als looncomponent.
- Een vertrek in Oracle zet de datum uit dienst in Nmbrs.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Nmbrs
- Oracle meldt salariswijzigingen apart van wijzigingen in functie of afdeling. KoppelHet verwerkt ze los van elkaar, zodat een loonsverhoging niet hoeft te wachten op een andere wijziging.
- Oracle kan een salaris in een andere valuta en als jaarbedrag vastleggen. Nmbrs rekent met een bruto maandsalaris in euro. Staat het salaris in een andere valuta, dan spreken we vooraf af welk bedrag voor Nederland geldt, want een wisselkoers hoort niet in de salarisverwerking.
- Toeslagen in Oracle kunnen doorlopend of eenmalig zijn. Doorlopende toeslagen worden in Nmbrs een vaste looncomponent, eenmalige een variabele component in de periode van uitbetaling.
- Verloont een payrollbureau de BV, dan geeft het bureau de koppeling alleen toegang tot jullie administratie in Nmbrs. Een algemene login van het bureau werkt daar niet voor.
- Loontabellen, cao's en loonmodellen horen in Nmbrs bij het bedrijf. De koppeling levert geen cao-gegevens uit Oracle aan, maar laat de inrichting in Nmbrs bepalen hoe het salaris wordt berekend.
- Een nieuwe medewerker die pas over weken begint, staat al in Oracle. KoppelHet zet hem direct in Nmbrs met die datum in dienst, zodat het payrollbureau de eerste loonstrook kan voorbereiden en niemand pas na de run wordt ontdekt.
- Ingehuurde krachten staan ook in Oracle, maar horen niet in de Nederlandse salarisadministratie. KoppelHet laat ze buiten Nmbrs.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als het payrollbureau ook andere klanten in Nmbrs heeft?
De koppeling krijgt alleen toegang tot de administratie van deze klant. Andere klanten van het bureau ziet KoppelHet niet.
Kunnen we meerdere Nederlandse BV's in één koppeling meenemen?
Ja. Elke werkgever in Oracle hoort bij een eigen bedrijf in Nmbrs, en de koppeling kiest per medewerker het juiste bedrijf.
Wat gebeurt er met loonheffingskorting en pensioen?
Die kent Oracle niet standaard. Ze blijven in Nmbrs staan en de koppeling schrijft er niet overheen.
Hoe beginnen we met medewerkers die al in Nmbrs staan?
Bij de start vergelijken we Oracle met Nmbrs op BSN en koppelen we de medewerkers eenmalig. Verschillen lossen jullie op voordat de koppeling gaat schrijven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, payupdate, termination) en de REST-resources workers en salaries. Filter op worker type en legal employer (LegalEmployerName naar Nmbrs-bedrijf).
- Salaris uit SalaryAmount, SalaryFrequencyCode en CurrencyCode; element entries worden vaste of variabele looncomponenten.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API, die per debiteur aanmeldt en niet met een master login uit een accountantsomgeving.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Personeelsnummer | |
FirstName, MiddleNames, LastName | Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | |
NationalIdentifierNumber | BSN | |
DateOfBirth | Geboortedatum | |
StartDate (work relationship) | Datum in dienst | |
LegalEmployerName | Nmbrs-bedrijf | Vaste tabel van legal employer naar bedrijf |
NormalHours en Frequency | Uren per week | |
DepartmentName | Afdeling | |
SalaryAmount, SalaryFrequencyCode, CurrencyCode | Bruto maandsalaris | Omrekenen naar maandbedrag in euro |
Element entry | Vaste of variabele looncomponent | Vertaaltabel per element |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud