Een functiewissel komt vaak niet bij IT aan omdat er geen vast moment is waarop iemand een ticket maakt: bij instroom en vertrek weet iedereen dat er iets moet gebeuren, bij doorstroom niet. Laat je de nieuwe functie, afdeling of leidinggevende uit het HR-systeem op de ingangsdatum doorgaan naar de servicedesk en de andere systemen, dan veranderen rechten, teams en goedkeuringen op het moment dat de wissel echt ingaat.
Het gevolg van niets doen is onzichtbaar, en daarom blijft het liggen. Oude rechten blijven staan, de medewerker zit nog in het oude team in Slack, en goedkeuringen lopen via een manager die er niet meer over gaat. Bij een audit of na een reorganisatie komt dat ineens allemaal boven.
De ingangsdatum is het lastige deel
HR legt een functiewissel vaak weken vooruit vast, met een ingangsdatum. Daar zitten twee manieren om het fout te doen in.
Te vroeg. Gaat de wijziging direct door op het moment dat HR hem invoert, dan lopen goedkeuringen al via de nieuwe manager terwijl de medewerker nog in zijn oude functie werkt.
Niet. Gaat de wijziging nergens heen, dan blijft alles bij het oude.
Workday legt wijzigingen vast met een ingangsdatum. Bij een koppeling van Workday met ServiceNow gaat een nieuwe afdeling of manager pas op die datum naar ServiceNow. Tot die dag blijven goedkeuringen bij de huidige leidinggevende. Het wijzigingsticket in de servicedesk krijgt wel meteen de nieuwe functie en de ingangsdatum mee. Zo weet IT wat er verandert en vanaf welke dag.
Welke wijzigingen een ticket waard zijn
Niet elke HR-mutatie hoort bij de servicedesk. Een adreswijziging hoeft IT niet te weten, een nieuwe functie, afdeling of team wel. Die keuze maak je als organisatie zelf. Een goede vuistregel: alles wat invloed heeft op rechten, middelen of goedkeuringsroutes levert een ticket op, de rest niet.
Wat er buiten de servicedesk verandert
Een functiewissel raakt meer systemen dan het account. Een paar voorbeelden van wat er dan moet gebeuren:
- Simplicate. Wisselt een eenheid in AFAS van manager, dan krijgen alle medewerkers van die eenheid in Simplicate de nieuwe leidinggevende. Bij een koppeling van AFAS met Simplicate gebeurt dat in één keer.
- HubSpot. Gaat iemand van verkoop naar een functie zonder HubSpot, dan krijgt de leidinggevende een overdrachtslijst en komt de seat vrij op de ingangsdatum van de nieuwe functie. Zie de koppeling van AFAS met HubSpot.
- Slack. Na een reorganisatie in Workday past de koppeling het lidmaatschap van de user groups in Slack aan, zodat mensen in de juiste groepen zitten.
Wanneer een wissel geen vertrek is
Sommige wijzigingen lijken in het HR-systeem op een vertrek, terwijl de medewerker gewoon blijft.
Een wissel van werkmaatschappij geeft in Nmbrs een dienstverband bij een ander bedrijf. Voor de servicedesk is dat een wijziging. Een offboardingticket zou de laptop terugvragen van iemand die maandag gewoon weer aan het werk gaat.
Personio kent een wissel van juridische entiteit als soort beëindiging. Ook dat is geen vertrek. Wat wel kan veranderen is wat per entiteit verschilt, zoals het e-maildomein. Daar hoort een verzoek bij.
Dan is er nog de functiewissel waarbij iemand zijn oude rechten een tijdje houdt, bijvoorbeeld om werk over te dragen. Hoe lang dat mag, is een afspraak die je per organisatie maakt.
Een functiewissel in de servicedesk
Bij een koppeling van Workday met Freshservice dient KoppelHet bij een Change Job in Workday een serviceverzoek in, zodat IT de functiewissel ziet. Meer over tickets uit HR lees je bij HR naar de servicedesk.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform. In het ontwerp leggen we vast welke HR-wijzigingen een doorstroom zijn en welk systeem daarop moet reageren. De ingangsdatum uit HR is leidend: wat vooruit is vastgelegd, gaat pas op die dag door. We bouwen dat vanuit onder meer Visma Raet YouForce, Nmbrs, AFAS en Workday naar TOPdesk, ServiceNow en andere systemen. Reken op twee tot vier weken tot livegang, als indicatie.
Accounts, groepen en licenties in Entra ID en Active Directory vallen onder identity en access management. Lees verder over functiewissel en overplaatsing of over de hele aanpak van in-, door- en uitstroom.