De drie momenten
Functiewissel en overplaatsing vanuit HR doorzetten naar servicedesk en applicaties
Een doorstroomkoppeling zet een nieuwe functie, afdeling of leidinggevende uit het HR-systeem op de ingangsdatum door: een wijzigingsticket voor rechten en middelen in TOPdesk, ServiceNow of Freshservice, en de nieuwe manager of het nieuwe team in Simplicate, HubSpot en Slack. KoppelHet bouwt dat vanuit onder meer Visma Raet YouForce, Nmbrs, AFAS en Workday.
Wat het is
Doorstroom is het moment dat het vaakst wordt vergeten. Bij instroom en vertrek weet iedereen dat er iets moet gebeuren; bij een functiewissel hoort IT het vaak niet, en blijven oude rechten, oude teams en oude goedkeuringsroutes staan.
HR legt een wijziging vaak weken vooruit vast, met een ingangsdatum. Gaat die te vroeg door, dan lopen goedkeuringen al via de nieuwe manager. Gaat hij niet door, dan blijft alles bij het oude.
Hoe de koppeling het regelt
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsticket op, met de nieuwe functie en de ingangsdatum. De servicedesk weet dan wanneer rechten en middelen moeten wijzigen, niet alleen dat ze wijzigen.
- Workday legt wijzigingen vast met een ingangsdatum. KoppelHet levert een nieuwe afdeling of manager pas op die datum aan ServiceNow, zodat goedkeuringen tot die dag bij de huidige leidinggevende blijven.
- Bij een Change Job in Workday dient KoppelHet een serviceverzoek in bij Freshservice, zodat IT de functiewissel ziet.
- Wisselt een eenheid in AFAS van manager, dan zet KoppelHet bij alle medewerkers van die eenheid in Simplicate de nieuwe leidinggevende.
- Gaat iemand van verkoop naar een functie zonder HubSpot, dan krijgt de leidinggevende een overdrachtslijst en komt de seat vrij op de ingangsdatum van de nieuwe functie.
- Na een reorganisatie in Workday past KoppelHet het lidmaatschap van de user groups in Slack aan.
Randgevallen die we meenemen
- Een wissel van werkmaatschappij geeft in Nmbrs een dienstverband bij een ander bedrijf. Voor de servicedesk is dat een wijziging, geen vertrek.
- Een wissel van juridische entiteit in Personio is geen vertrek. KoppelHet dient een verzoek in voor wat per entiteit verschilt, zoals het e-maildomein.
- Niet elke wijziging hoort bij de servicedesk. Een adreswijziging hoeft die niet te weten, een functiewissel wel; de organisatie bepaalt welke wijzigingen een ticket opleveren.
- Een functiewissel met behoud van oude rechten gedurende een overgangsperiode.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet legt in het ontwerp vast welke HR-wijzigingen een doorstroom zijn en welk systeem daarop moet reageren. De ingangsdatum uit HR is leidend: wat vooruit is vastgelegd, gaat pas op die dag door. Reken op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
Visma Raet YouForce → TOPdesk
YouForce TOPdesk koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsmeldingen vanuit HR
Nmbrs → TOPdesk
Nmbrs TOPdesk koppeling: medewerkers per werkmaatschappij en onboardingtickets in TOPdesk
Workday → ServiceNow
Workday koppelen met ServiceNow: gebruikers en onboardingverzoeken zonder HR Service Delivery
Workday → Freshservice
Workday Freshservice koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsverzoeken vanuit Workday
AFAS Profit → Simplicate
AFAS Simplicate koppeling: nieuwe medewerkers uit AFAS klaar in Simplicate, rooster en leidinggevende inbegrepen
AFAS Profit → HubSpot
AFAS HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers op basis van functie en afdeling in AFAS
Workday → Slack
Workday Slack koppeling: Slack-account op de eerste werkdag, manager en team uit Workday
Personio → Freshservice
Personio Freshservice koppeling: onboardingverzoek voor de startdatum, offboarding op de laatste werkdag
Klantcase
Gemeente Geertruidenberg
Publieke sector
Gemeente Geertruidenberg laat Visma Raet YouForce automatisch meldingen aanmaken in TOPdesk. Vier weken voor een indiensttreding komt er een onboardingmelding, een week voor een vertrek een offboardingmelding, en bij een nieuwe functie of afdeling een wijzigingsmelding.
Veelgestelde vragen
Welke wijzigingen leveren een ticket op?
Dat bepaalt de organisatie. Standaard een nieuwe functie, afdeling of team; een adreswijziging meestal niet.
Wat als de wijziging pas over een maand ingaat?
Dan staat de ingangsdatum in het ticket, en gaan nieuwe afdeling en manager pas op die datum naar systemen als ServiceNow.
Wat is het verschil met doorstroom in IAM?
IAM regelt accounts, groepen en licenties in Entra ID en Active Directory. Deze koppeling regelt wat daarbuiten moet gebeuren: tickets, teams, managers en seats in andere systemen.
Verder lezen
Meer over In-, door- en uitstroom
In-, door- en uitstroom: het overzicht
De drie momenten
- De eerste werkdagLaptop, pas, werkplek en mobiliteitskaart klaar voor de start.
- Functiewissel en overplaatsingEen nieuwe functie of afdeling, door te zetten op de ingangsdatum.
- Vertrek: inleveren en overdragenLaptop en pas terug, klanten overgedragen, mobiliteit afgemeld.