HR naar ITSM
Workday Freshservice koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsverzoeken vanuit Workday
Met een koppeling tussen Workday en Freshservice zet elke afgeronde indiensttreding in Workday een onboardingverzoek in Freshservice, elke functiewissel een wijzigingsverzoek voor toegang en werkplek, en elk vertrek een offboardingverzoek op de laatste werkdag, terwijl de aanvragers in Freshservice gelijk blijven met Workday. Freshworks biedt zelf een Workday Connector App met recepten voor aanvragers en voor onboarding- en offboardingverzoeken; KoppelHet komt erbij als je ook functiewissels, meerdere landen, vaste kosten of een koppeling naar IAM wilt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Workday voeren en Freshservice als servicedesk gebruiken, krijgen nieuwe collega's via een formulier van de leidinggevende, vaak pas in de week van de start. Bij een functiewissel blijft oude toegang staan, omdat niemand een verzoek indient.
- HR rondt in Workday een Hire af, weken voor de startdatum.
- KoppelHet maakt de aanvrager aan en dient een onboardingverzoek in namens de leidinggevende, met startdatum, functie, afdeling en locatie.
- Bij een Change Job dient KoppelHet een serviceverzoek uit de catalogus in voor de wijziging van toegang en werkplek, met oude en nieuwe functie.
- Bij een Termination komt er een offboardingverzoek met de laatste werkdag, zodat IT laptop en toegang op tijd regelt.
- Na de laatste werkdag wordt de aanvrager gedeactiveerd; tickets en historie blijven bewaard.
Waar je op let bij Workday en Freshservice
- De Workday Connector App van Freshservice heeft recepten voor het gelijk houden van aanvragers en voor onboarding- en offboardingverzoeken, ook in de richting van Freshservice naar Workday. Een recept voor een functiewissel zit er niet standaard bij. KoppelHet dient bij een Change Job een serviceverzoek in, zodat oude toegang niet blijft hangen.
- De connector is een Connector App die per uitgevoerde taak wordt afgerekend, bovenop een Pro- of Enterprise-abonnement. Elke gewijzigde worker telt mee. KoppelHet rekent een vast maandbedrag, ongeacht het aantal mutaties.
- De realtime trigger van de connector haalt volgens Freshservice een brede set gegevens op; wie dat wil beperken, moet een rapport in Workday laten maken. KoppelHet leest standaard via een eigen rapport met alleen de velden die de servicedesk nodig heeft.
- Een Hire is in Workday vaak weken voor de start afgerond. KoppelHet dient het onboardingverzoek direct in met de startdatum, zodat IT de laptop op tijd bestelt en niet pas in de week van de start hoort van de nieuwe collega.
- Workday kent aparte nummerreeksen voor medewerkers en ingehuurde krachten. KoppelHet zet een voorvoegsel per reeks in het externe ID van de aanvrager, zodat twee mensen met hetzelfde nummer niet samenvallen.
- Workday bedient vaak alle landen, terwijl deze Freshservice-omgeving alleen Europa bedient. KoppelHet neemt alleen de bedrijven of locaties mee die bij deze servicedesk horen, en dient verzoeken in de juiste werkruimte in.
- Bij een vertrek wordt de aanvrager na de laatste werkdag gedeactiveerd en niet verwijderd. Tickets en de koppeling met assets blijven bewaard, zodat IT kan zien welke laptop nog terug moet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke verzoeken maakt de koppeling aan?
Een onboardingverzoek bij een afgeronde Hire, een serviceverzoek voor toegang en werkplek bij een Change Job, en een offboardingverzoek bij een Termination. Welke formuliervelden gevuld worden, leggen we per verzoek vast.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elk verzoek en elke wijziging van een aanvrager staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; alleen de velden uit het ontwerp gaan naar Freshservice. Workday Integration Cloud of een ander integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De Freshservice Workday Connector App (Pro en Enterprise, Connector Apps met taakgebaseerde prijs) gebruikt de triggers New or updated business object voor Workers en Contingent Workers, of Scheduled report fetch, met een ISU met de domeinen Worker Job Data en Worker Contact Data. Recepten Freshservice User Sync, Journey Request Onboarding en Offboarding (beide richtingen) en een Workday-widget.
- KoppelHet leest Workday via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten, op afgeronde business processes Hire, Change Job en Termination, inclusief workers met een Hire die later ingaat.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2. Requesters (create, update, deactivate, met external_id), Employee Onboarding en Offboarding of Journeys (Create a Journey Request) voor in- en uitdienst, en Service Catalog POST /api/v2/service_catalog/items/{id}/place_request met requested_for voor het wijzigingsverzoek bij een functiewissel. Rate limits per minuut per abonnement.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | requester.external_id | Met een voorvoegsel per nummerreeks |
Preferred name | requester.first_name en last_name | |
Work email | requester.primary_email | |
Supervisory organization | requester.department_ids | |
Location | requester.location_id | |
Manager | requester.reporting_manager_id en initiator van het verzoek | |
Hire (datum, functie, afdeling) | Onboardingverzoek (formuliervelden) | |
Change Job (oude en nieuwe functie, ingangsdatum) | Serviceverzoek via place_request | |
Termination (laatste werkdag) | Offboardingverzoek | |
Termination na de laatste werkdag | requester deactiveren |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors