HR naar ITSM
Workday koppelen met ServiceNow: gebruikers en onboardingverzoeken zonder HR Service Delivery
Met een koppeling tussen Workday en ServiceNow staan medewerkers uit Workday als gebruiker in ServiceNow, met personeelsnummer, afdeling, locatie, kostenplaats en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een Hire, Change Job of Termination in Workday een verzoek aan in de servicecatalogus van ServiceNow. Dat werkt met alleen ServiceNow ITSM: het onboardingverzoek staat op naam van de nieuwe medewerker, met startdatum, functie, manager en locatie.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Workday voor HR en ServiceNow ITSM voor de servicedesk, maar zonder ServiceNow HR Service Delivery, halen gebruikers via LDAP uit Active Directory, zonder kostenplaats en vaak met een verouderde manager. Goedkeuringen voor aanvragen komen daardoor bij de verkeerde persoon uit.
- KoppelHet leest een rapport uit Workday met de medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Nieuwe afdelingen, locaties en kostenplaatsen gaan eerst naar ServiceNow, zodat de gebruikers er daarna naar kunnen verwijzen.
- KoppelHet levert de medewerkers aan een importtabel in ServiceNow. ServiceNow zet ze om naar gebruikers en werkt bestaande gebruikers bij op personeelsnummer.
- Wijzigen afdeling of leidinggevende in Workday, dan volgen de gebruiker en de goedkeuringsroute in ServiceNow op de ingangsdatum.
- Na de laatste werkdag wordt de gebruiker inactief. Tickets en historie blijven aan de gebruiker gekoppeld.
- Valt de hire date binnen de afgesproken termijn, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem uit de servicecatalogus op naam van de nieuwe gebruiker.
- Een Change Job levert een wijzigingsverzoek op voor rechten en middelen; een Termination een offboardingverzoek voor de laatste werkdag.
Waar je op let bij Workday en ServiceNow
- Een Hire staat in Workday vaak weken voor de eerste werkdag klaar. Het rapport van KoppelHet neemt workers met een toekomstige hire date mee, zodat het onboardingverzoek binnen de afgesproken termijn in ServiceNow staat, ook al is de worker in Workday nog niet actief.
- Workday kent bij een Termination naast de einddatum ook de laatste werkdag. Het offboardingverzoek richt zich op de laatste werkdag, want dan moet de laptop terug; de gebruiker gaat pas na de einddatum op inactief.
- Wordt een Hire in Workday ingetrokken, dan verdwijnt de toekomstige worker uit het rapport. KoppelHet zet dan een notitie op het openstaande onboardingverzoek, zodat IT geen laptop meer klaarzet voor iemand die niet komt.
- ServiceNow heeft een eigen Workday-koppeling, maar die hoort bij HR Service Delivery en vraagt een Integration Hub-abonnement. Organisaties met alleen ServiceNow ITSM hebben dat vaak niet. KoppelHet levert de Workday-gegevens aan via de standaard importfunctie van ServiceNow.
- De Workday-koppeling van ServiceNow vraagt voor de integratiegebruiker in Workday ook rechten op onder meer benefits en betaalgegevens. KoppelHet leest alleen de persoons- en organisatiegegevens die de servicedesk nodig heeft.
- Veel ServiceNow-omgevingen halen gebruikers al uit Active Directory, met de inlognaam als sleutel. KoppelHet werkt die bestaande gebruikers bij op personeelsnummer of e-mailadres, zodat er geen tweede gebruiker per medewerker ontstaat.
- De standaardimport uit Active Directory heeft in ServiceNow geen omzetting voor afdelingen, en een manager komt daar binnen als een LDAP-pad. Uit Workday komen afdeling, kostenplaats en manager als echte verwijzingen, zodat goedkeuringen en rapporten per afdeling kloppen.
- ServiceNow kan een import pas laten draaien als een eerdere import klaar is. KoppelHet gebruikt dat om eerst afdelingen, locaties en kostenplaatsen te laden en daarna de gebruikers, zodat een nieuwe afdeling er is voordat de eerste medewerker ernaar verwijst.
- Workday legt wijzigingen vast met een ingangsdatum, vaak weken vooruit. KoppelHet levert een nieuwe afdeling of manager pas op die datum aan ServiceNow, zodat goedkeuringen tot die dag bij de huidige leidinggevende blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja, ook zonder HR Service Delivery. KoppelHet bestelt bij een Hire het onboardingitem uit jullie ITSM-servicecatalogus, standaard vier weken voor de hire date, en bij een Termination het offboardingitem voor de laatste werkdag. De taken per team regelen jullie in de flow van het item.
Wanneer is de eigen Workday-koppeling van ServiceNow de betere keuze?
Als jullie ServiceNow HR Service Delivery en Integration Hub al hebben en HR-taken in ServiceNow willen afhandelen. Voor alleen gebruikers en organisatie in ITSM is dat meestal meer dan nodig.
Blijft onze LDAP-import uit Active Directory bestaan?
Ja, als jullie dat willen. We spreken per veld af welke bron wint, bijvoorbeeld de inlognaam uit Active Directory en afdeling en manager uit Workday.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten op worker- en organisatiegegevens, gefilterd op effective en entry moment.
- Naar ServiceNow schrijven we via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple) naar staging tables met transform maps en coalesce op employee_number, met run_after om cmn_department, cmn_location en cmn_cost_center vóór sys_user te verwerken. Integratiegebruiker met alleen de rollen voor deze tabellen.
- Ter vergelijking - de Workday HR Spoke van ServiceNow is gebouwd voor Workday SOAP API v33.2, compatibel tot v39.0, en vereist een Integration Hub-abonnement.
- Tickets via de Service Catalog API: POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met de catalogusvariabelen in variables en de gebruiker in sysparm_requested_for. Dat levert een request (REQ) met een requested item (RITM) op; de flow van het catalogusitem maakt de catalog tasks (sc_task) per toewijzingsgroep. Een notitie op een openstaand verzoek gaat via de Table API op sc_req_item. KoppelHet bewaart per medewerker het RITM-nummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employee_number | Sleutel voor bijwerken (coalesce) |
Legal of preferred first name | first_name | |
Last name | last_name | |
Work email | email | |
Business title | title | |
Supervisory organization | department (cmn_department) | |
Location | location (cmn_location) | |
Cost center | cost_center (cmn_cost_center) | |
Company | company (core_company) | |
Manager (Employee_ID) | manager (sys_user) | |
Termination date | active = false | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Catalogusitem voor onboarding, wijziging of offboarding | Per gebeurtenis een eigen item, gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for | Het verzoek staat op naam van de nieuwe medewerker |
Hire date of last day of work | Variabele startdatum of laatste werkdag | |
Manager (Employee_ID) | Variabele manager (verwijzing naar sys_user) | |
Location | Variabele locatie (cmn_location) | |
Business title | Variabele functie | |
Afdeling of team | Toewijzingsgroep van de catalog tasks | Via de flow van het catalogusitem |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors