Accounts in applicaties
AFAS Simplicate koppeling: nieuwe medewerkers uit AFAS klaar in Simplicate, rooster en leidinggevende inbegrepen
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Simplicate staat een nieuwe medewerker uit AFAS automatisch in Simplicate, met roepnaam, leidinggevende, team en rooster, zodra de workflow voor indiensttreding in AFAS is afgerond. Wijzigingen en vertrek volgen dezelfde weg, zodat de urenregistratie in Simplicate altijd de mensen kent die in AFAS in dienst zijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR en salaris in AFAS en projecten, uren en facturatie in Simplicate zetten nieuwe collega's met de hand in Simplicate, waardoor die vaak nog geen uren kunnen schrijven. Oud-collega's blijven met een open rooster staan en tellen in de urenrapportage als achterstand.
- HR legt de indiensttreding vast in AFAS en rondt de workflow af.
- KoppelHet zoekt de persoon in het Simplicate-CRM op en maakt die alleen aan als hij er nog niet staat.
- Daarna staat de medewerker in Simplicate met leidinggevende, team, eigen velden en een rooster vanaf de datum in dienst.
- De beheerder van Simplicate krijgt een seintje en nodigt de collega uit als gebruiker.
- Bij vertrek eindigt het rooster op de datum uit dienst en vraagt KoppelHet de beheerder de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij AFAS Profit en Simplicate
- AFAS en Simplicate zien een medewerker allebei als een persoon met een dienstverband erbovenop. In Simplicate staat die persoon in hetzelfde CRM als contactpersonen van klanten. Was de nieuwe collega eerder stagiair of contactpersoon bij een klant, dan gebruikt KoppelHet die bestaande persoon en maakt het geen tweede aan.
- Een medewerker met historie is in Simplicate niet meer te verwijderen. KoppelHet wacht daarom tot de workflow voor indiensttreding in AFAS is afgerond, zodat een aanname die nog wordt ingetrokken geen blijvend spoor in Simplicate achterlaat.
- Bij AFAS hoort de leidinggevende bij de organisatorische eenheid, bij Simplicate bij de medewerker zelf. Wisselt een eenheid in AFAS van manager, dan zet KoppelHet bij alle medewerkers van die eenheid de nieuwe leidinggevende, zonder dat iemand ze in Simplicate een voor een aanpast.
- AFAS houdt eenheden bij als boom, Simplicate kent een platte lijst teams die de API alleen kan toewijzen, niet aanmaken. Een nieuwe eenheid in AFAS zonder team in Simplicate meldt KoppelHet aan de beheerder in plaats van de medewerker zonder team te laten.
- Vrije velden in AFAS, bijvoorbeeld of iemand declarabel werk doet of welke discipline hij heeft, komen terecht in eigen velden bij de Simplicate-medewerker. Zo kan een projectleider in Simplicate filteren zonder AFAS te openen.
- Iemand met twee dienstverbanden in AFAS, bijvoorbeeld bij twee werkgevers in dezelfde omgeving, is in Simplicate één medewerker. Pas als het laatste dienstverband eindigt, sluit KoppelHet het rooster af.
- AFAS gebruikt de roepnaam naast de officiële voornamen. In Simplicate gaat de roepnaam naar de voornaam, omdat collega's elkaar daar in planning en uren op zoeken; de voorletters gaan apart mee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de koppeling ook de kostprijs per medewerker vullen?
Niet standaard. Daarvoor is salaris uit AFAS nodig, en die gegevens houden we buiten de koppeling. Het kostprijstarief stelt de controller in Simplicate in.
Wordt de nieuwe collega ook gebruiker in Simplicate?
De koppeling zet alles klaar. Het uitnodigen als gebruiker doet de beheerder, omdat de API van Simplicate dat niet kent en de licentie dan ingaat.
Hebben we hier een integratieplatform voor nodig?
Nee. De koppeling draait op het KoppelHet-platform, met logging per medewerker. In AFAS is alleen een app connector met leesrechten nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met GetConnectors voor medewerkers, organisatorische eenheden en roosters, gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris of privéadres.
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). Eerst zoeken en zo nodig aanmaken met /api/v2/crm/person (first_name, family_name_prefix, family_name, initials, email, teams), daarna /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields, en /api/v2/hrm/timetable voor het rooster.
- In de Simplicate API v2 zijn /hrm/team en /hrm/contract alleen te lezen, heeft /hrm/employee geen DELETE en is er geen endpoint voor gebruikers. Eigen velden worden per naam gevuld, zoals ze in /hrm/employeecustomfields staan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel tussen beide systemen |
Roepnaam | first_name (persoon) | |
Voorletters | initials (persoon) | |
Voorvoegsel, achternaam | family_name_prefix, family_name (persoon) | |
E-mail werk | email (persoon) en werkadres | |
Leidinggevende van de organisatorische eenheid | supervisor (medewerker) | |
Organisatorische eenheid | teams (persoon) | Via een vertaaltabel naar bestaande Simplicate-teams |
Rooster (uren per dag) | even_week (rooster) | |
Datum in dienst / uit dienst | start_date / end_date (rooster) | |
Vrije velden | custom_fields (medewerker) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit