Het verlofsaldo hoort in één systeem bijgehouden te worden: het HR-systeem of de planning, nooit in allebei. Welk systeem dat is, leg je vast voordat de koppeling gebouwd wordt; de koppeling houdt daarna het andere systeem gelijk, zodat de medewerker in de app van de planning hetzelfde saldo ziet als op de loonstrook.
Klinkt eenvoudig, maar in de praktijk lopen saldi uit elkaar zodra twee systemen allebei verlof registreren. Dit artikel laat zien waar dat door komt, hoe je de keuze maakt en welke beperkingen van de systemen zelf die keuze soms voor je maken.
Waarom saldi uit elkaar lopen
Zonder koppeling komt verlof dat HR goedkeurt niet in het rooster. De planner roostert iemand in die vrij is. Andersom toont de loonstrook het saldo uit het salarissysteem en de app van de planning een ander saldo. De medewerker vraagt welk getal klopt, en niemand weet het zeker.
Daar komt bij dat systemen verlof verschillend rekenen. AFAS boekt verlof in minuten, UKG en Shiftbase in uren of dagen. Loket berekent verlofrecht met eigen regelingen. Quinyx toont saldi op trackers en kent voor Nederland een apart wettelijk saldo. Twee systemen die elk hun eigen saldo bijhouden, komen daardoor bijna nooit op hetzelfde uit.
Hoe je kiest welk systeem leidend is
Meestal blijft het salaris- of HR-systeem leidend en toont de planning hetzelfde saldo. Opgenomen verlof uit de planning gaat dan als verlofboeking terug naar HR, en het nieuwe saldo staat de volgende ochtend in de planning.
Soms kan het HR-systeem geen verlof ontvangen. Dan wordt de planning leidend. Een paar vragen helpen bij de keuze:
- Waar vraagt de medewerker verlof aan, en waar keurt de leidinggevende het goed?
- Waar staan de verlofregelingen, zoals wettelijk en bovenwettelijk verlof?
- Kan het andere systeem een saldo of een verlofboeking ontvangen?
Welke kant het ook wordt: alleen goedgekeurd verlof telt. Een aanvraag die nog wacht of is afgewezen, raakt het saldo niet. Wordt verlof ingetrokken, dan verdwijnt het uit het rooster en klopt het saldo weer.
Wat de systemen zelf toelaten
De keuze is niet altijd vrij. Een paar systemen leggen beperkingen op die je vooraf wilt kennen.
- Protime en YouForce. In Protime en via de API van YouForce zijn saldi alleen te lezen. Daar registreert de planning de afwezigheid en houdt het HR-systeem het saldo bij, of andersom.
- Deputy. Een nieuw saldo vervangt het oude. De koppeling stuurt daarom altijd het volledige saldo per verlofsoort, nooit alleen de opname van die week.
- Planday. Planday neemt geen saldo over als vast getal, wel boekingen. Bij Workday met Planday vergelijkt de koppeling het saldo uit Workday met dat in Planday en boekt alleen het verschil.
- Nmbrs. Nmbrs kent vier verlofsoorten per medewerker, Protime vaak meer afwezigheidscodes. Elke code wordt een verlofsoort in Nmbrs, wordt verzuim, of valt weg als hij niet loonrelevant is.
Kan de planning helemaal geen saldi ontvangen, dan zeggen we dat vooraf. Er blijven twee mogelijkheden: een startsaldo aan het begin van het jaar, of een vaste verdeling van taken tussen de systemen.
Saldi op de juiste plek in de planning
Een saldo is meer dan één getal. AFAS houdt wettelijk en bovenwettelijk verlof apart. HiBob houdt saldi per verlofbeleid bij, SuccessFactors per tijdrekening en Workday per verlofplan en land. Elk saldo komt in de planning op de tracker die erbij hoort, zodat wettelijk verlof niet op een hoop gaat met bovenwettelijk.
Ook de eenheid moet kloppen. Een verlofdag van 7,5 uur wordt in AFAS 450 minuten. Gaat die omrekening mis, dan verschuift het saldo een factor zestig. Bij een koppeling van Quinyx met AFAS of Deputy met AFAS zit die omrekening in de koppeling.
Verlof dat verandert
Verlof wordt verschoven, ingetrokken of afgewezen nadat het al in het rooster stond. Bij HiBob met Shiftbase past de planning zich aan zodra dat in Bob gebeurt. Een dagelijkse controle kijkt een korte periode terug, zodat een gemiste melding binnen een dag alsnog in het rooster komt.
Ook rooster per dag tegenover rooster per week vraagt aandacht. Van YouForce naar AllSolutions wordt het dagrooster per week opgeteld, en gaat verlof per verlofsoort mee via een vertaaltabel.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform. Welk systeem het saldo bijhoudt, beantwoorden we in het ontwerp, ruim voor de livegang. Verlofsaldi kunnen ook later als uitbreiding op een bestaande koppeling van medewerkers en uren; hoe die eerste stap werkt, lees je bij medewerkers en contracturen naar de planning.
De volledige uitleg over dit onderwerp staat op verlofsaldo en afwezigheid in de planning, en het hele proces op verlof, verzuim en uren. Gaat het om ziekmeldingen naar de arbodienst, kijk dan bij verzuimmelding via SIVI.