HR naar de planning
Medewerkers en contracturen automatisch van HR naar de planning, ook vooruit
Medewerkers, contracturen en vertrekdatums komen automatisch in de planning als de koppeling ze uit het HR-systeem leest, inclusief wijzigingen die pas later ingaan. KoppelHet koppelt Visma Raet YouForce, AFAS, Nmbrs, HiBob, Personio, SAP SuccessFactors en Workday met Dyflexis, Shiftbase, Planday en vPlan, zodat planners vooruit roosteren met de gegevens van HR.
Wat het is
Planners roosteren weken vooruit. Een nieuwe medewerker, een urenuitbreiding per volgende maand of een overplaatsing staat dan al in HR, maar nog niet in de planning. Zonder koppeling typt iemand het over, of hoort de planner het pas op de ingangsdatum.
Wie op oude contracturen wordt ingeroosterd, krijgt ten onrechte plus- of min-uren. Wie al uit dienst is, staat nog in het rooster.
Hoe de koppeling het regelt
- Geplande wijzigingen gaan mee met hun ingangsdatum. YouForce en SAP SuccessFactors leggen ze vooruit vast; de koppeling vraagt die toekomstige regels ook op.
- Kent de planning geen ingangsdatum voor contracturen, zoals Planday, dan bewaart de koppeling de wijziging en voert die door op de ingangsdatum zelf.
- Een overplaatsing wordt een nieuw contract in het nieuwe team dat pas op de ingangsdatum start. Het oude contract sluit een dag eerder, zodat het huidige team tot dan blijft roosteren.
- Personio meldt het begin van een dienstverband pas op de startdatum zelf. De koppeling reageert al op het aanmaken van het dienstverband, zodat de nieuwe collega weken vooruit in de planning staat.
- Roostervormen worden omgerekend. AFAS kent uren per dag, uren per week en vaste tijden; Nmbrs een rooster over twee weken; vPlan werkuren per weekdag. De koppeling verdeelt de uren volgens een regel die jullie vooraf kiezen.
- Heeft iemand twee dienstverbanden, bijvoorbeeld een vast contract en een oproepcontract, dan krijgt die in Dyflexis twee contracten onder één medewerker.
- Alleen wat de planning nodig heeft gaat mee: naam, contactgegevens, dienstverband en omvang. Salaris en BSN niet.
Randgevallen die we meenemen
- Shiftbase rekent plus- en min-uren op de contracturen. Wijzigen de uren in HR met terugwerkende kracht, dan zet de koppeling het nieuwe contract met die datum in Shiftbase, zodat het saldo vanaf de juiste week wordt herrekend.
- Dyflexis zet een medewerker die via de koppeling binnenkomt eerst klaar als externe medewerker. Een beheerder verbindt die eenmalig; daarna werkt Dyflexis hem automatisch bij.
- In Bob voegen organisaties eigen soorten dienstverband toe. Per soort leggen we vast of iemand in de planning komt: een extern ingehuurde specialist niet, een vakantiekracht wel.
- Wie een medewerker in Shiftbase op alleen uren exporteren zet, krijgt geen wijzigingen meer uit Nmbrs. De koppeling meldt medewerkers die zo buiten de import vallen.
Wat KoppelHet doet
In de kleinste opzet gaan medewerkers, contracten en vertrek van HR naar de planning. Gewerkte uren terug naar salaris en verlof kunnen later als uitbreiding. De vertaling van afdelingen en contractsoorten naar vestigingen en contracttypes in de planning zetten we in een tabel die de planning zelf kan bijhouden.
Veelvoorkomende koppelingen
DyVisma Raet YouForce → Dyflexis
YouForce Dyflexis koppeling: medewerkers en contracturen automatisch in de planning
DyPersonio → Dyflexis
Personio Dyflexis koppeling: nieuwe medewerkers en contracturen meteen in de planning
DyHiBob → Dyflexis
HiBob Dyflexis koppeling: medewerkers en werkpatronen uit Bob automatisch in de planning
DySAP SuccessFactors → Dyflexis
SAP SuccessFactors Dyflexis koppeling: dienstverbanden uit Employee Central als contracten in de planning
ShWorkday → Shiftbase
Workday Shiftbase koppeling: workers, contracturen en goedgekeurd verlof in het rooster
vPAFAS Profit → vPlan
AFAS vPlan koppeling: medewerkers als resource, roosteruren en verlof in de werkplanning
vPNmbrs → vPlan
Nmbrs vPlan koppeling: medewerkers, wisselende werkweken en goedgekeurd verlof in de productieplanning
Planday → Visma Raet YouForce
Planday YouForce koppeling: gewerkte uren per dienstverband naar de salarisverwerking
SAP SuccessFactors → Protime
SAP SuccessFactors Protime koppeling: medewerkers en contracturen uit Employee Central in de tijdregistratie
HiBob → Protime
HiBob Protime koppeling: medewerkers en werkpatroon uit Bob in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als time off
vPWorkday → vPlan
Workday vPlan koppeling: Nederlandse workers als resource in vPlan, met uren, verlof en lang verlof per dag
Klantcase
ROVA
Publieke dienstverlening
Medewerkergegevens gaan van Visma Raet YouForce naar Dyflexis voor de planning.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris mee naar de planning?
Nee. De planning heeft naam, dienstverband en contracturen nodig, geen salaris of BSN.
Ziet de planning een urenwijziging die volgende maand ingaat?
Ja. De koppeling neemt geplande wijzigingen mee met hun ingangsdatum, zodat de planner het nieuwe contract al ziet bij het maken van het rooster voor die maand.
Kunnen de gewerkte uren ook terug naar het HR-systeem?
Ja, als uitbreiding. Planningen zoals Dyflexis zetten afgesloten periodes klaar, en salarissystemen zoals YouForce nemen uren en looncomponenten aan.
Meer over Verlof, verzuim en uren
Verlof, verzuim en uren: het overzicht
Uren naar salaris
HR naar de planning
- Medewerkers en contracturen naar de planningNieuwe medewerkers, urenwijzigingen en vertrek op tijd in het rooster.
- Verlofsaldo en afwezigheidEén systeem houdt het saldo bij, het andere toont hetzelfde.