Verlof, verzuim en uren
Quinyx AFAS koppeling: gewerkte uren en toeslagen naar de salarisrun, contracten en verlofsaldo terug
Met een koppeling tussen Quinyx en AFAS Profit gaan de goedgekeurde uren en toeslagen per salaristype uit Quinyx als loonmutatie naar AFAS, zonder salarisbestand dat iemand moet inlezen. Andersom komen nieuwe medewerkers, dienstverbanden, contracturen en het verlofsaldo uit AFAS in Quinyx, zodat de planning met de juiste mensen en uren rekent.
Wat de koppeling doet
Wie in Quinyx roostert en tijd registreert en de salarissen in AFAS Profit draait, leest na elke periode een salarisbestand uit Quinyx in AFAS in en loopt het regel voor regel na. Nieuwe medewerkers worden in beide pakketten apart aangemaakt, en het verlofsaldo in de Quinyx-app loopt achter op AFAS.
- HR legt een nieuwe medewerker met dienstverband, rooster en afdeling vast in AFAS. KoppelHet maakt de medewerker en een agreement aan in Quinyx, in de winkel die bij de afdeling hoort.
- Medewerkers klokken en ruilen diensten in Quinyx. Leidinggevenden keuren de tijd goed; Quinyx berekent toeslagen en overuren per salaristype.
- Na de overdracht naar payroll in Quinyx haalt KoppelHet de uren per medewerker, salaristype en kostenplaats op.
- De uren staan als loonmutatie in AFAS op het looncomponent dat bij het salaristype hoort. Opgenomen verlof komt als verlofboeking in AFAS.
- Het verlofsaldo uit AFAS gaat terug naar Quinyx, zodat medewerkers in de app hetzelfde saldo zien als HR.
Terug: Nieuwe medewerkers en uitdiensttreding · Dienstverbanden met contracturen en ingangsdatum · Verlofsaldo per verlofsoort
Waar je op let bij Quinyx en AFAS Profit
- Quinyx neemt alleen goedgekeurde tijd mee in de overdracht naar payroll. Staat er bij de afsluiting in AFAS nog tijd open, dan meldt KoppelHet per medewerker welke dagen ontbreken, zodat de salarisadministratie niet ongemerkt te weinig uren uitbetaalt.
- Een definitieve overdracht in Quinyx vergrendelt de periode. Een correctie daarna moet in Quinyx worden teruggedraaid en komt als nieuwe transactie terug. KoppelHet past in AFAS dan de bestaande loonmutatie aan in plaats van er een tweede naast te zetten.
- Quinyx rekent toeslagen zelf uit en geeft elk percentage een eigen salaristype. AFAS heeft daarvoor eigen looncomponenten in de cao. De koppeling zet de uren op het looncomponent en laat AFAS het bedrag berekenen, zodat de toeslag niet twee keer wordt gerekend.
- Quinyx adviseert een urenwijziging als gedateerde regel binnen de bestaande agreement vast te leggen, zodat de berekening van overuren over de lopende periode klopt. KoppelHet maakt daarom alleen bij een nieuw dienstverband in AFAS een nieuwe agreement aan.
- Quinyx kent voor Nederland een apart saldo voor wettelijk verlof. AFAS houdt wettelijk en bovenwettelijk verlof ook gescheiden bij. KoppelHet zet beide saldi op hun eigen tracker in Quinyx, zodat de app laat zien welk verlof het eerst vervalt.
- Verhuist een medewerker in AFAS naar een andere afdeling, dan verandert in Quinyx de thuiswinkel. De rol in de oude winkel loopt daarbij niet vanzelf af. KoppelHet sluit die op de verhuisdatum en zet dezelfde rol in de nieuwe winkel.
- Verlof wordt in de Quinyx-app aangevraagd en goedgekeurd, maar het saldo blijft in AFAS leidend. Opgenomen verlof gaat als verlofboeking naar AFAS, en het nieuwe saldo komt de volgende ochtend terug in Quinyx.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Quinyx niet gewoon een salarisbestand voor AFAS maken?
Quinyx maakt bij de overdracht een salarisbestand, maar dat moet iemand in AFAS inlezen en controleren. Met de koppeling staan de uren direct als loonmutatie klaar en zie je per medewerker wat is geboekt en wat niet.
Wat als een salaristype in Quinyx geen looncomponent in AFAS heeft?
Dan wordt de regel niet geboekt en verschijnt er een melding in het platform. De salarisadministratie wijst een looncomponent toe of bevestigt dat het salaristype niet wordt uitbetaald.
Gaan ziekmeldingen ook mee?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met uren, verlof en de medewerkergegevens die de planning nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Quinyx wordt gelezen via de SOAP-operaties wsdlGetPayrollV2 (salType, hours, costCentre, badgeNo; filter approvedSalaryStatus en isTransferingToPayroll) of wsdlInitiateTransferToPayroll met een unieke extTransferId en wsdlGetResultTransferToPayroll. Een definitieve run vergrendelt de periode; terugdraaien kan in Quinyx of met wsdlReverseTransactions.
- Naar Quinyx schrijven we medewerkers via de Employees API v3 (OAuth 2.0 client credentials, aparte v3-credentials) of wsdlUpdateEmployees op badgeNo, agreements via wsdlUpdateAgreementsV2 (extAgreementId, extTemplateId, employmentRatesAdd) en saldi via wsdlUpdateTimeTrackers, waar operation 3 en 4 alleen voor Nederlandse trackers het wettelijke saldo bijwerken.
- Naar AFAS gaan uren via de UpdateConnector HrCompMut; correcties via HrCompMutGUID (UPDATE en DELETE op GUID). Verlofboekingen via HrAbsence. Medewerkers, dienstverbanden en verlofsaldi komen uit een eigen GetConnector op wijzigingsdatum.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Quinyx | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
badgeNo | Medewerker (EmId) | Het AFAS-personeelsnummer wordt het badgenummer in Quinyx |
salType (extern salaristype) | Looncomponent in HrCompMut | Via een vertaaltabel die de salarisadministratie beheert |
hours | Waarde van de loonmutatie | Opgeteld per medewerker, salaristype en periode |
costCentre | Kostenplaats van de loonmutatie | |
extAgreementId | Volgnummer dienstverband | Elk dienstverband in AFAS is een eigen agreement in Quinyx |
fromDate en toDate (agreement) | Begin- en einddatum dienstverband | |
employmentRatesAdd | Uren per week (rooster) | Als gedateerde regel binnen de bestaande agreement |
leaveDate | Datum uit dienst | Laatste werkdag in Quinyx |
Time tracker (value) | Verlofsaldo per type verlof | Wettelijk en bovenwettelijk verlof op aparte trackers |
Gerelateerd
ADP iHCM → Quinyx
ADP iHCM Quinyx koppeling: medewerkers en contracturen uit ADP in de planning, uren per loonperiode terug naar ADP
ADP Workforce Now → Quinyx
ADP Workforce Now Quinyx koppeling: medewerkers met agreements, posities en verlof in uren in de planning
BambooHR → Quinyx
BambooHR Quinyx koppeling: medewerkers, goedgekeurd verlof en saldi uit BambooHR in het rooster
Dayforce → Quinyx
Dayforce Quinyx koppeling: medewerkers, werkuren en goedgekeurde time away from work uit Dayforce in de planning