ShVerlof, verzuim en uren
HiBob Shiftbase koppeling: medewerkers en goedgekeurd verlof uit Bob direct in het rooster
Met een koppeling tussen HiBob en Shiftbase komen nieuwe medewerkers, uren per week, afdeling en vertrek uit Bob automatisch in Shiftbase, en staat verlof dat in Bob is goedgekeurd direct in het rooster. Wordt verlof in Bob verschoven, ingetrokken of afgewezen, dan past Shiftbase zich aan, zodat planners altijd zien wie er echt beschikbaar is.
Wat de koppeling doet
Wie HiBob voor HR gebruikt en Shiftbase voor de roosters, legt verlof vaak twee keer vast. Planners zien verlof pas als de medewerker het zelf meldt, en een vakantie die in Bob een week is opgeschoven, blijft op de oude datum in het rooster staan.
- HR maakt een nieuwe medewerker aan in Bob, met site, afdeling en uren per week.
- Bob meldt de wijziging; KoppelHet zet de medewerker in het juiste team in Shiftbase, met een contract vanaf de startdatum.
- Een medewerker vraagt verlof aan in Bob. Na goedkeuring zet KoppelHet het per dag als afwezigheid in Shiftbase.
- Wordt het verlof verschoven of ingetrokken, dan haalt KoppelHet de oude afwezigheid weg en zet de nieuwe.
- Na vertrek eindigt het contract in Shiftbase op de laatste werkdag uit Bob.
Waar je op let bij HiBob en Shiftbase
- Verschuift een medewerker zijn verlof in Bob, dan maakt Bob een nieuwe aanvraag aan die de oude vervangt, met een verwijzing naar de oorspronkelijke. KoppelHet gebruikt die verwijzing om de oude afwezigheid in Shiftbase te verwijderen, zodat er geen twee vakanties in het rooster staan.
- Wordt verlof in Bob automatisch goedgekeurd, dan komen er twee meldingen achter elkaar, een voor de aanvraag en een voor de goedkeuring. KoppelHet zet alleen goedgekeurd verlof in Shiftbase, zodat een aanvraag die nog kan worden afgewezen geen gat in het rooster maakt.
- In Bob kan een verloftype privé zijn of een andere naam tonen, bijvoorbeeld bij bijzonder verlof. Shiftbase is zichtbaar voor collega's en planners. KoppelHet zet zulk verlof in Shiftbase als een neutraal afwezigheidstype, zodat de reden in Bob blijft.
- De totale duur van een aanvraag in Bob telt ook weekenden en andere niet-werkdagen mee. In Shiftbase wordt verlof per dag ingepland. KoppelHet neemt daarom de duur per dag uit Bob over, zodat een zaterdag zonder dienst geen verlofuren kost.
- Bob rekent verlof per verloftype in dagen of in uren, en Shiftbase per afwezigheidstype ook. Dagen in Shiftbase vraagt het Premium-abonnement. KoppelHet koppelt per verloftype in Bob een afwezigheidstype met dezelfde eenheid, of rekent om met de contracturen.
- Bob geeft verlofwijzigingen alleen terug over een periode van maximaal zes maanden. De dagelijkse controle van KoppelHet kijkt daarom steeds een korte periode terug, zodat een gemiste melding binnen een dag alsnog in het rooster komt.
- Wat de koppeling uit Bob kan lezen, hangt af van de rechten van de service user, tot op veldniveau. Ontbreken uren per week of verlof van een land, dan is dat meestal een rechtenkwestie in Bob. KoppelHet controleert bij de start per land of alle velden en verloftypes zichtbaar zijn.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komt ziekte uit Bob ook in het rooster?
Als ziekte in Bob als verloftype wordt bijgehouden, kan dat op dezelfde manier, als neutraal afwezigheidstype. In veel landen wordt ziekte buiten Bob geregistreerd; dat bekijken we per land.
Wat als een site in Bob nog geen team in Shiftbase heeft?
Dan wordt het contract niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. De planner maakt het team aan, waarna de volgende ronde de medewerker alsnog plaatst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user (ID en token). Medewerkers via people search en employee-webhooks; verlof via de time off-webhooks (v2, onder meer approved, cancelled, declined en updated met originalRequestId) en als vangnet GET /timeoff/requests/changes met since, maximaal zes maanden terug. Velden onder meer durationUnit, totalDuration en visibility.
- Naar Shiftbase schrijven we via de Shiftbase API met een API-token voor de Public API, voor medewerkers, contracten, teams en afwezigheid.
- Gewerkte uren uit Shiftbase gaan naar de lokale salarisverwerking per land, niet naar Bob. Die stroom kan later als uitbreiding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Personeelsnummer (Shiftbase) | De Bob-ID blijft de sleutel |
root.firstName en achternaam | Voornaam en achternaam | |
root.email | E-mailadres en uitnodiging | |
work.site en work.department | Team | Via een vertaaltabel per keuken of vestiging |
Uren per week (employment-tabel) | Contracturen per week | |
work.startDate | Begindatum contract | |
Vertrekdatum (lifecycle) | Einddatum contract | |
Verlofaanvraag (policyType, startDate, endDate, durationUnit) | Afwezigheid per dag met afwezigheidstype | Verloftype vertaald naar een Shiftbase-afwezigheidstype |
visibility (Private of Custom name) | Neutraal afwezigheidstype | Reden blijft in Bob |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob