HR naar de planning
Verlofsaldo en afwezigheid tussen HR en planning: welk systeem is leidend
Verlof en verlofsaldo blijven alleen kloppen als vooraf vastligt welk systeem het saldo bijhoudt: het HR-systeem of de planning. KoppelHet zet goedgekeurd verlof en saldi uit AFAS, Loket, HiBob, SAP SuccessFactors en Workday in Quinyx, Shiftbase of Planday, of boekt verlof uit Protime terug in het HR-systeem, afhankelijk van die keuze.
Wat het is
Verlof dat HR goedkeurt, komt zonder koppeling niet in het rooster, en de planner roostert iemand in die vrij is. Andersom toont de loonstrook het saldo uit het salarissysteem en de app van de planning een ander saldo.
Systemen rekenen verlof ook verschillend. AFAS boekt verlof in minuten, UKG en Shiftbase in uren of dagen. Loket berekent verlofrecht met eigen regelingen, Quinyx toont saldi op trackers en kent voor Nederland een apart wettelijk saldo.
Hoe de koppeling het regelt
- Per klant spreken we af welk systeem het verlofsaldo bijhoudt, en houdt de koppeling het andere gelijk.
- Is het HR-systeem leidend, dan gaat opgenomen verlof uit de planning als verlofboeking terug en komt het nieuwe saldo de volgende ochtend in de planning.
- Saldi komen op de tracker die erbij hoort: wettelijk en bovenwettelijk verlof uit AFAS apart, saldi per verlofbeleid uit Bob, per tijdrekening uit SuccessFactors en per verlofplan en land uit Workday.
- Alleen goedgekeurd verlof telt. Een aanvraag die nog wacht of is afgewezen, raakt het saldo niet.
- Eenheden worden omgerekend. Een verlofdag van 7,5 uur wordt in AFAS 450 minuten, zodat het saldo niet een factor zestig verschuift.
- Wordt verlof in Bob verschoven, ingetrokken of afgewezen, dan past de planning zich aan. Een dagelijkse controle kijkt een korte periode terug, zodat een gemiste melding binnen een dag alsnog in het rooster komt.
Randgevallen die we meenemen
- In Deputy vervangt een nieuw saldo het oude. De koppeling stuurt daarom altijd het volledige saldo per verlofsoort, nooit alleen de opname van die week.
- Planday neemt geen saldo over als vast getal, wel boekingen. De koppeling vergelijkt het saldo uit Workday met Planday en boekt alleen het verschil.
- In Protime en via de YouForce-API zijn saldi alleen te lezen. Daar registreert de planning de afwezigheid en houdt het HR-systeem het saldo bij, of andersom; per klant afgesproken.
- Nmbrs kent vier verlofsoorten per medewerker, Protime vaak meer afwezigheidscodes. Elke code wordt een Nmbrs-verlofsoort, verzuim, of valt weg als hij niet loonrelevant is.
- Roosters per dag tegenover roosters per week: bij YouForce naar AllSolutions wordt het dagrooster per week opgeteld, en gaat verlof per verlofsoort mee via een vertaaltabel.
Wat KoppelHet doet
De vraag welk systeem het saldo bijhoudt, beantwoorden we in het ontwerp, niet tijdens de livegang. Kan de planning saldi niet ontvangen, dan zeggen we dat vooraf en kiezen we een startsaldo aan het begin van het jaar of een vaste verdeling van taken. Verlofsaldi kunnen ook later als uitbreiding op een bestaande koppeling van medewerkers en uren.
Veelvoorkomende koppelingen
Quinyx → AFAS Profit
Quinyx AFAS koppeling: gewerkte uren en toeslagen naar de salarisrun, contracten en verlofsaldo terug
Quinyx → Loket
Quinyx Loket koppeling: uren en toeslagen als variabele gegevens per periode, verlof terug
ShHiBob → Shiftbase
HiBob Shiftbase koppeling: medewerkers en goedgekeurd verlof uit Bob direct in het rooster
Workday → Planday
Workday Planday koppeling: medewerkers, contracturen en verlofsaldo per vestiging in de planning
SAP SuccessFactors → Quinyx
SuccessFactors Quinyx koppeling: medewerkers, contracturen en goedgekeurd verlof uit Employee Central in de planning
Protime → Visma Raet YouForce
Protime YouForce koppeling: berekende uren naar salaris, medewerkers en contracten terug
Deputy → AFAS Profit
Deputy AFAS koppeling: goedgekeurde timesheets naar de salarisrun, medewerkers en verlofsaldo terug
Visma Raet YouForce → AllSolutions
YouForce AllSolutions koppeling: medewerkers, verlof en verzuim met historie in het ERP
Klantcases
Waterschap Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen
Publieke sector
Beide waterschappen namen op 1 januari 2024 Visma Raet YouForce in gebruik. KoppelHet brengt medewerkergegevens met volledige historie, verlof en verzuim dagelijks naar AllSolutions, en rekent roosters per dag om naar roosters per week.
“Vooral de korte lijntjes en het meedenken in nieuwe ideeën heb ik als erg prettig ervaren in de samenwerking met KoppelHet.”
Waterschap Noorderzijlvest
Publieke sector
Waterschap Noorderzijlvest gebruikt dezelfde koppeling als Drents Overijsselse Delta en Vechtstromen. Medewerkers, verlof en verzuim gaan van Visma Raet YouForce naar AllSolutions, met een eigen vertaling van afdelingen, thuisafdelingen en verlofsoorten.
Veelgestelde vragen
Welk systeem houdt het verlofsaldo bij?
Dat spreken we per klant af. Meestal blijft het salaris- of HR-systeem leidend en toont de planning hetzelfde saldo. Kan het HR-systeem geen verlof ontvangen, dan wordt de planning leidend.
Ziet de planning ook wie ziek is?
Dat kan. Bij vPlan verlagen goedgekeurd verlof en ziekmeldingen uit AFAS de beschikbare uren op die dagen, zonder dat de reden meegaat.
Wat gebeurt er als verlof wordt ingetrokken?
Dan verdwijnt het uit het rooster en klopt het saldo weer. Alleen goedgekeurd verlof telt mee.
Verder lezen
Meer over Verlof, verzuim en uren
Verlof, verzuim en uren: het overzicht
Uren naar salaris
HR naar de planning
- Medewerkers en contracturen naar de planningNieuwe medewerkers, urenwijzigingen en vertrek op tijd in het rooster.
- Verlofsaldo en afwezigheidEén systeem houdt het saldo bij, het andere toont hetzelfde.