Verlof, verzuim en uren
Workday Planday koppeling: medewerkers, contracturen en verlofsaldo per vestiging in de planning
Met een koppeling tussen Workday en Planday staat elke medewerker uit Workday automatisch in het juiste Planday-portaal, in de juiste afdeling en medewerkersgroep en met zijn contracturen. Vertrek, overplaatsing en het verlofsaldo uit Workday komen ook in Planday, zodat managers op de vestiging roosteren met de gegevens van het hoofdkantoor.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers centraal in Workday beheren en per vestiging in Planday roosteren, laten elke vestiging nieuwe collega's opnieuw in Planday invoeren. Een overplaatsing komt pas door als de oude manager eraan denkt, en het verlofsaldo in Planday wijkt af van wat Workday na goedgekeurde vakantie laat zien.
- HR rondt in Workday de indiensttreding af, met locatie, functieprofiel en uren per week.
- KoppelHet kiest op basis van het land en de locatie het Planday-portaal en de afdeling, en maakt de medewerker daar aan.
- Het functieprofiel bepaalt de medewerkersgroep, en de uren per week worden een contractregel in Planday.
- Bij een overplaatsing verhuist de medewerker naar de nieuwe afdeling of het nieuwe portaal, op de ingangsdatum uit Workday.
- Verlofsaldi uit Workday worden dagelijks vergeleken met Planday; een verschil gaat als correctie op de verlofrekening. Na de laatste werkdag wordt de medewerker in Planday gedeactiveerd.
Waar je op let bij Workday en Planday
- In Planday is alleen het portaal wereldwijd uniek. Een medewerker-ID kan in een ander portaal opnieuw voorkomen. Werkt de organisatie met een portaal per land of per merk, dan legt KoppelHet per medewerker vast in welk portaal die staat, zodat een overplaatsing tussen landen geen dubbele medewerker oplevert.
- Planday verbindt uurlonen met medewerkersgroepen, terwijl Workday het loon per medewerker vastlegt. Het functieprofiel uit Workday bepaalt daarom de groep. Zo rekent de planning met de loonkosten die bij de functie horen, zonder dat het salaris uit Workday naar Planday gaat.
- Een contractregel in Planday kan uren per week, per maand of per jaar bevatten. Workday levert uren per week. KoppelHet kiest per land de contractregel die past bij hoe de vestiging roostert.
- Planday kan per portaal 750 verzoeken per minuut aan. Bij de eerste vulling van een portaal met honderden medewerkers spreidt KoppelHet het werk en wacht na een weigering tot de teller is gereset.
- Planday kan geen vakantiesaldo overnemen als vast getal, wel boekingen op de vakantierekening. KoppelHet vergelijkt het saldo uit Workday met Planday en boekt alleen het verschil, met een omschrijving die naar de Workday-aanvraag verwijst.
- BSN, bankrekening en geboortedatum vragen in Planday een aparte toestemming per veld. De koppeling vraagt die niet aan. De planning heeft ze niet nodig, en in Workday blijven ze bij HR.
- Workday legt wijzigingen vast met een ingangsdatum, ook in de toekomst. Een overplaatsing per de eerste van volgende maand verschijnt pas op die datum in de nieuwe afdeling, zodat de oude manager tot dan gewoon kan blijven roosteren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de gewerkte uren uit Planday ook terug naar Workday?
Meestal niet, want het salaris wordt per land lokaal verwerkt. De uren gaan dan per vestiging naar de lokale payroll. Dat kan later als uitbreiding.
Wat als een functieprofiel nog geen medewerkersgroep in Planday heeft?
Dan wordt de medewerker niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. De vestiging maakt de groep aan of de tabel wordt aangevuld, waarna de volgende ronde de medewerker alsnog zet.
Werkt dit ook met meerdere Planday-portalen?
Ja. Elk portaal krijgt zijn eigen toestemming voor de koppeling. KoppelHet bepaalt op basis van land en locatie in Workday naar welk portaal een medewerker gaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers met locatie, functieprofiel, uren per week en datums) en met Get_Time_Off_Plan_Balances uit de Absence Management-webservice voor de saldi. Toegang via een Integration System User met een eigen security group.
- Naar Planday schrijven we via de Planday Open API met OAuth 2.0 (authorization code flow, een refresh token per portaal, header X-ClientId). Medewerkers via de HR API, contracturen via PUT op contractrules per medewerker, saldo-correcties als transactie via de Absence API. Limiet 20 verzoeken per seconde en 750 per minuut per portaal, en 2000 per minuut per client.
- Gewerkte uren uit Planday gaan via de Payroll API naar de lokale salarisverwerking, niet naar Workday. Die stroom kan later als uitbreiding per land.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Planday | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Medewerker in Planday, sleutel portalId + employeeId | Het Workday-nummer staat in een eigen veld; Planday-ID's zijn alleen uniek binnen één portaal |
Legal_Name / Preferred_Name | firstName, lastName | |
Werk-e-mail | email en userName | |
Location | Portaal en departments | Via een tabel van Workday-locaties naar Planday-portalen en -afdelingen |
Job_Profile | employeeGroups | Via een vertaaltabel; de groep bepaalt ook het uurloon in Planday |
Scheduled_Weekly_Hours | Contractregel (contractrules) | |
Hire_Date | Startdatum medewerker | |
Termination_Date | Deactivering | |
Time off plan balance | Transactie op de vakantierekening (Absence API) | Alleen het verschil, niet het hele saldo |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors