Voor een goede eerste werkdag moeten IT, facilitair en de leidinggevende elk op een eigen moment beginnen: IT weken vooraf met de laptop, facilitair met pas en werkplek, en systemen als Shuttel, Simplicate en Slack pas als ze de medewerker echt nodig hebben. Als de indiensttreding in het HR-systeem het startsein is, krijgt elke afdeling dat signaal vanzelf en op tijd.
In de praktijk gaat het vaak anders. HR mailt naar IT, facilitair en de manager, iedereen houdt een eigen lijstje bij, en komt de mail te laat, dan staat de nieuwe collega zonder laptop of pas op kantoor. Hieronder per afdeling wat er klaar moet staan en wanneer.
IT en facilitair: weken vooraf
De laptop bestellen en een pas maken kost tijd. Daarom hoort de servicedesk het eerst. Een gebruikelijke termijn is vier weken voor de startdatum, of zodra HR de indiensttreding heeft afgerond als dat later is. Die termijn stel je per organisatie in.
Wat IT in het ticket wil zien:
- startdatum, functie en afdeling;
- leidinggevende en locatie;
- wat er nodig is, bijvoorbeeld laptop of telefoon ja of nee.
Die laatste regel staat vaak al als vrij veld in het HR-systeem. Gaat dat mee in het ticket, dan hoeft IT niet na te vragen wat er klaar moet staan. In TOPdesk kan het ticket een standaardwijziging zijn met vaste taken voor IT en facilitair. De behandelaarsgroep volgt de locatie, zodat de pas klaarligt op de vestiging waar de nieuwe collega begint. Zo werkt het bijvoorbeeld bij een koppeling van HR2day met TOPdesk of AFAS met TOPdesk.
Mobiliteit: zodra de medewerker in HR staat
Een mobiliteitskaart moet de medewerker zelf aanvragen, en dat kan pas als de werkgever hem heeft aangemeld. Bij een koppeling van Nmbrs met Shuttel gebeurt die aanmelding zodra de medewerker in Nmbrs staat, ook als de datum in dienst nog in de toekomst ligt. Zo kan hij de kaart al voor zijn eerste werkdag aanvragen.
Uren, team en samenwerking: op het juiste moment
Niet elk systeem hoeft weken vooraf te weten dat er iemand komt.
- In Simplicate staat de medewerker klaar met roepnaam, leidinggevende, team en rooster zodra HR in AFAS de workflow voor indiensttreding heeft afgerond. Een half ingevulde aanname komt er zo niet in.
- Uit Workday kan het Slack-account op de startdatum worden aangemaakt, in de tijdzone van de locatie, met de startdatum in het profiel. Wil je een welkomstkanaal een week vooraf, dan kan dat ook. Het account is dan wel meteen actief, dus dat is een keuze die je bewust maakt.
Waar het misgaat
De eerste werkdag loopt zelden vast op het normale geval. Het zijn de uitzonderingen die extra werk geven.
Stagiairs en externen. Een stagiair krijgt vaak alleen een account en geen laptop. Per soort contract kan de servicedesk een eigen sjabloon of categorie gebruiken. In Personio staan externen als apart soort medewerker. Geef je dat mee in het verzoek aan Freshservice, dan kiest de servicedesk alleen accounts en geen laptop of telefoon.
Het e-mailadres komt laat. Het werkadres staat vaak pas in HR nadat IT het account heeft gemaakt. Systemen die een e-mailadres nodig hebben, moeten daarop wachten. Gebeurt dat te dicht op de startdatum, dan wil je daar een melding van, anders merk je het op de eerste dag.
Te vroeg toegang. Een nieuwe persoon in TOPdesk kan standaard direct op het selfserviceportaal. Dat wil je pas vanaf de datum in dienst. In Zendesk wil je om dezelfde reden geen verificatiemail voor de eerste werkdag.
Wie meer wil weten over hoe HR-datums en ingetrokken aannames worden gelezen, vindt dat bij HR-datums en dienstverbanden.
Klein beginnen
Je hoeft niet alles tegelijk te koppelen. De servicedesk is het logische begin: daar komen laptop, pas en werkplek samen. Mobiliteit, urenregistratie en Slack kunnen later als uitbreiding. Wat in jullie organisatie bij een eerste werkdag hoort, leg je één keer vast in het ontwerp.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform. Eén mutatie in het HR-systeem gaat naar elk systeem dat bij instroom iets moet doen, elk op zijn eigen moment: de servicedesk weken vooraf, Shuttel zodra de medewerker in HR staat, Slack op de startdatum. We bouwen dat vanuit onder meer HR2day, AFAS, Nmbrs, Personio en Workday, naar onder meer TOPdesk en Freshservice. Reken op twee tot vier weken tot livegang, als indicatie.
Lees verder over de eerste werkdag voorbereiden, over de bredere aanpak van in-, door- en uitstroom, of over onboardingtickets in de servicedesk.