HR naar ITSM

AFAS TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets automatisch in TOPdesk

Met een koppeling tussen AFAS Profit en TOPdesk staan nieuwe medewerkers en afdelingen uit AFAS als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. De onboardingmelding komt standaard vier weken voor de datum in dienst, met functie, afdeling en leidinggevende, zodat IT en facilitair laptop, pas en werkplek op tijd regelen.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 29 september 2026

Wat de koppeling doet

HR legt nieuwe collega's, overplaatsingen en vertrek vast in AFAS Profit. De servicedesk werkt in TOPdesk en importeert af en toe een Excel-export uit AFAS om de aanmelders bij te werken. Tussen twee imports kan een nieuwe medewerker geen melding maken, en wie vertrokken is kan nog steeds inloggen op de selfservice-portal.

HR voert een nieuwe medewerker in in AFAS en rondt de workflow voor indiensttreding af.
De medewerker staat als persoon in TOPdesk, met afdeling, functie, leidinggevende en e-mailadres.
Nieuwe of hernoemde afdelingen in AFAS verschijnen in TOPdesk zonder dubbele afdelingen.
Voor de nieuwe medewerker staat een onboardingwijziging klaar op basis van jullie sjabloon in TOPdesk, zodat IT en facilitair laptop, pas en werkplek regelen.
Na de datum uit dienst wordt de persoon in TOPdesk gearchiveerd en vervalt de toegang tot het selfserviceportaal.
De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.

Heen: Medewerkers met dienstverband · Organisatorische eenheden als afdelingen · Standplaats of werkgever als vestiging · Kostenplaats als budgethouder · Leidinggevende · Wijzigingen voor in- en uitdiensttreding · Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende · Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek

Waar je op let bij AFAS Profit en TOPdesk

HR voert een indiensttreding in AFAS vaak weken of maanden vooruit in. De onboardingmelding komt standaard vier weken voor de datum in dienst, of pas als de workflow voor indiensttreding is afgerond als dat later is, zodat de servicedesk alleen gecontroleerde en actuele verzoeken ziet.
Vrije velden in AFAS, bijvoorbeeld of iemand een laptop of telefoon krijgt, neemt KoppelHet over in de tekst van de melding. IT ziet dan meteen wat er klaargezet moet worden, zonder na te vragen bij HR.
Krijgt een medewerker in AFAS een nieuw dienstverband dat direct op het vorige aansluit, dan is er voor TOPdesk niemand vertrokken. De offboardingmelding blijft weg; alleen een andere functie of eenheid geeft een wijzigingsmelding.
AFAS kent afdelingen als boomstructuur, TOPdesk als platte lijst waarin elke naam uniek moet zijn. Twee afdelingen die allebei Secretariaat heten, krijgen in TOPdesk de bovenliggende afdeling in hun naam.
KoppelHet onthoudt bij elke afdeling in TOPdesk de code uit AFAS. Hernoemt HR een afdeling in AFAS, dan blijft het in TOPdesk dezelfde afdeling.
Het afdelingsveld van een persoon kan in TOPdesk een keuzelijst of vrije tekst zijn. Welke instelling jullie gebruiken, bepaalt hoe KoppelHet de afdeling vult.
BSN, salaris en privéadres gaan niet naar TOPdesk. TOPdesk heeft wel een tabblad voor privégegevens, maar dat laat de koppeling leeg.
Een medewerker met twee dienstverbanden in AFAS is één persoon in TOPdesk. Pas als het laatste dienstverband is beëindigd, wordt de persoon gearchiveerd.
Servicedeskmedewerkers zijn in TOPdesk vaak ook behandelaar. Archiveren van hun persoonskaart archiveert de behandelaar mee, dus KoppelHet meldt dat eerst in plaats van het direct te doen.
Een nieuwe persoon in TOPdesk kan standaard direct inloggen op het selfserviceportaal. KoppelHet zet die toegang pas aan vanaf de datum in dienst.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Standaard komt vier weken voor de datum in dienst een onboardingmelding of -wijziging, een week voor de datum uit dienst een offboardingmelding, en bij een overplaatsing een wijzigingsmelding. De melding staat op naam van de medewerker en komt bij de behandelaarsgroep die jullie kiezen.

Kunnen we de TOPdesk-wijziging laten starten vanuit de AFAS-workflow?

Ja. De koppeling kan wachten tot de workflow voor indiensttreding in AFAS is afgerond, zodat de servicedesk alleen gecontroleerde gegevens krijgt.

Wat als we ook een koppeling van AFAS naar Entra ID hebben?

Dan gebruiken beide koppelingen hetzelfde personeelsnummer. Het e-mailadres uit de Entra ID-koppeling kan naar TOPdesk mee, zodat een nieuwe collega met het juiste adres in TOPdesk komt.

Draait onze TOPdesk on-premise. Kan dat ook?

Ja, zolang TOPdesk bereikbaar is voor de koppeling. Is dat niet vanaf internet, dan gebruiken we een klein programma van KoppelHet binnen jullie netwerk.

Wie ziet het als er iets misgaat?

Het KoppelHet platform logt elke wijziging. Bij een fout, bijvoorbeeld een afdeling die niet bestaat, krijgt de beheerder een melding met de medewerker erbij.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met twee GetConnectors, voor medewerkers en voor organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris of privéadres.
Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en budgethouders; Change voor de onboardingwijziging).
Afdelingen en budgethouders krijgen een externe link met een eigen type per koppeling, met de AFAS-code als waarde.
Het AFAS-medewerkernummer gaat naar employeeNumber; voorvoegsel naar prefixes (maximaal 10 tekens).
Operators zijn in TOPdesk gekoppeld aan een persoon; archiveren van de persoon archiveert de operator.
Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in AFAS Profit	Veld in TOPdesk	Toelichting
`Medewerker (EmId)`	`employeeNumber`
`Roepnaam`	`firstName`
`Voorvoegsel`	`prefixes`	Maximaal 10 tekens in TOPdesk
`Achternaam`	`surName`
`E-mail werk`	`email`
`Functie (omschrijving)`	`jobTitle`
`Organisatorische eenheid`	`department`
`Kostenplaats`	`budgetHolder`
`Leidinggevende`	`manager`
`Datum in dienst`	`hireDate (contract)`
`Datum uit dienst`	`employmentTerminationDate (contract) en archiveren`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges)`	Per gebeurtenis gekozen bij de start
`Gesynchroniseerde persoon`	`callerLookup of requester`	De melding staat op naam van de medewerker
`Datum in dienst of datum uit dienst`	`targetDate en briefDescription`	Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam
`Functie, afdeling en leidinggevende`	`request (tekst van de melding)`
`Vestiging of afdeling`	`operatorGroup en category`	Behandelaarsgroep per vestiging

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: AFAS Profit → TOPdesk · Eén richting
Wanneer: HR legt een nieuwe medewerker, overplaatsing of vertrek vast in AFAS; een datum in of uit dienst komt binnen de afgesproken termijn
Frequentie: Op een vast interval dat we per klant afspreken, plus acties op de datum in en uit dienst
Wat gaat er over: Medewerkers met dienstverband
Organisatorische eenheden als afdelingen
Standplaats of werkgever als vestiging
Kostenplaats als budgethouder
Leidinggevende
Wijzigingen voor in- en uitdiensttreding
Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende
Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling