HR naar ITSM

HR2day TOPdesk koppeling: zorg- en onderwijsmedewerkers en onboardingtickets in TOPdesk

Met een koppeling tussen HR2day en TOPdesk staan nieuwe medewerkers en afdelingen uit HR2day als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een nieuw contract levert standaard vier weken voor de begindatum een onboardingmelding op voor de behandelaarsgroep van de locatie, zodat account, pas en werkplek op tijd geregeld zijn.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die alle medewerkers in HR2day vastleggen, ook oproepkrachten en stagiairs, en TOPdesk als loket voor ICT en facilitair gebruiken, hebben in TOPdesk vaak een achterlopende lijst met aanmelders. Komen er wekelijks mensen bij en gaan er weg, dan bellen leidinggevenden de servicedesk om te vragen of een nieuwe collega al bekend is.

HR voert een nieuwe medewerker en contract in in HR2day.
Nieuwe afdelingen uit HR2day verschijnen ook in TOPdesk, en de locatie wordt de vestiging.
De medewerker staat als persoon in TOPdesk, met functie en afdeling uit het contract dat nu loopt.
De servicedesk ziet een wijziging op basis van jullie TOPdesk-sjabloon, met de nieuwe medewerker als aanvrager.
Eindigt het laatste contract, dan wordt de persoon na de einddatum gearchiveerd.
De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.

Heen: Medewerkers · Contracten met functie en afdeling · Afdelingen · Locatie of werkgever als vestiging · Wijziging bij begin en einde van een contract · Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende · Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek

Waar je op let bij HR2day en TOPdesk

Zorglocaties hebben vaak een eigen facilitair team. KoppelHet kiest de behandelaarsgroep van de melding op basis van de locatie van het contract met de meeste uren, zodat de pas op de goede locatie klaarligt.
Een tijdelijk contract dat wordt opgevolgd door een nieuw contract, geeft geen offboardingmelding. Pas als er na de einddatum geen arbeidsrelatie meer loopt, komt een week vooraf de melding om pas en laptop in te nemen.
Stagiairs krijgen vaak alleen een account en geen laptop. Per soort contract kan de servicedesk een eigen sjabloon of categorie kiezen, zodat de melding meteen de juiste taken bevat.
HR2day draait op het Salesforce-platform. KoppelHet leest de gegevens daarom via Salesforce, met een aparte koppelgebruiker die alleen de benodigde gegevens mag zien.
De technische namen in HR2day wijken af van de namen die HR in het scherm ziet. KoppelHet werkt met de technische namen, zodat een hernoemd veld de koppeling niet breekt.
In de zorg heeft een medewerker vaak meerdere contracten tegelijk, bijvoorbeeld een vast contract en een oproepcontract. In TOPdesk blijft dat één persoon; functie en afdeling komen uit het contract met de meeste uren.
Oproepkrachten wisselen vaak van contract. Een nieuw oproepcontract voor iemand die al in TOPdesk staat, levert geen nieuwe onboardingwijziging op, alleen een bijgewerkte einddatum.
HR2day deelt een dagelijks maximum aan koppelingsverzoeken met andere koppelingen op dezelfde omgeving. KoppelHet vraagt alleen gewijzigde gegevens op, zodat de TOPdesk-koppeling niet ten koste gaat van de rest.
TOPdesk heeft een apart veld voor de einddatum van een tijdelijk contract. Daar zet KoppelHet de einddatum van een contract voor bepaalde tijd neer, los van de datum uit dienst.
Stagiairs en vrijwilligers staan soms ook in HR2day. Per klant spreken we af welke soorten contracten in TOPdesk komen, zodat alleen mensen die een melding kunnen maken erin staan.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Standaard komt vier weken voor de begindatum een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de einddatum van de laatste arbeidsrelatie een offboardingmelding. Een vervolgcontract geeft geen nieuwe onboarding.

Moet er in HR2day iets veranderen?

Er komt een koppelgebruiker bij die alleen mag lezen. Aan de inrichting van HR2day zelf verandert niets.

Hoe gaan we om met medewerkers die op meerdere locaties werken?

TOPdesk kent één vestiging per persoon. We kiezen de locatie van het contract met de meeste uren, of een vaste hoofdlocatie als HR die vastlegt.

Kan TOPdesk een onboardingwijziging per locatie naar het juiste team sturen?

Ja. De vestiging staat in de wijziging, zodat TOPdesk de behandelaarsgroep van die locatie kan kiezen. Dat stellen we in het sjabloon of met een regel in TOPdesk in.

Wat als er al personen in TOPdesk staan?

Bij de start koppelen we ze eenmalig op werknemersnummer of e-mailadres. Wat niet te koppelen is, zet het platform op een lijst.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

HR2day wordt gelezen via de Salesforce REST API met SOQL-query's op de HR2day-objecten (custom objects met een eigen namespace), op laatste wijzigingsdatum. Toegang via een connected app met een integratiegebruiker met alleen leesrechten. API-aanroepen tellen per Salesforce-org.
Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen en afdelingen, Change voor wijzigingen). Einddatum tijdelijk contract naar contractExpiryDate; datum uit dienst naar employmentTerminationDate.
Sleutel is het werknemersnummer in employeeNumber.
Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in HR2day	Veld in TOPdesk	Toelichting
`Werknemersnummer`	`employeeNumber`
`Roepnaam`	`firstName`
`Tussenvoegsel`	`prefixes`
`Achternaam`	`surName`
`E-mailadres werk`	`email`
`Functie (arbeidsrelatie)`	`jobTitle`
`Afdeling (arbeidsrelatie)`	`department`
`Leidinggevende`	`manager`
`Begindatum arbeidsrelatie`	`hireDate (contract)`
`Einddatum contract bepaalde tijd`	`contractExpiryDate (contract)`
`Einddatum laatste arbeidsrelatie`	`employmentTerminationDate (contract) en archiveren`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges)`	Per gebeurtenis gekozen bij de start
`Gesynchroniseerde persoon`	`callerLookup of requester`	De melding staat op naam van de medewerker
`Begindatum of einddatum arbeidsrelatie`	`targetDate en briefDescription`	Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam
`Functie, afdeling en leidinggevende`	`request (tekst van de melding)`
`Vestiging of afdeling`	`operatorGroup en category`	Behandelaarsgroep per vestiging

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: HR2day → TOPdesk · Eén richting
Wanneer: HR legt een nieuwe medewerker, nieuw contract of vertrek vast in HR2day; een begin- of einddatum komt binnen de afgesproken termijn
Frequentie: Op een vast interval dat we per klant afspreken, plus acties op de begin- en einddatum van een contract
Wat gaat er over: Medewerkers
Contracten met functie en afdeling
Afdelingen
Locatie of werkgever als vestiging
Wijziging bij begin en einde van een contract
Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende
Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling