De HR-kant
HR-datums en dienstverbanden: wanneer een mutatie echt een in-, door- of uitstroom is
Of een HR-mutatie een instroom, doorstroom of uitstroom is, hangt af van datums en dienstverbanden: een aanname die weken vooruit staat, een contract dat aansluit op het vorige, of een tweede dienstverband dat doorloopt. KoppelHet leest die HR-kant in AFAS, Visma Raet YouForce, Workday, HiBob en SAP SuccessFactors zo dat de servicedesk en andere systemen alleen een echte gebeurtenis zien.
Wat het is
HR-systemen leggen vast wat er gaat gebeuren, niet alleen wat er is. Een indiensttreding staat er weken of maanden vooruit in, een wijziging heeft een ingangsdatum en een vertrek kent een laatste werkdag en een einddatum.
Een koppeling die alleen naar de stand van vandaag kijkt, mist de nieuwe collega tot zijn eerste dag, of ziet een vertrek waar alleen een contract wordt verlengd. Dat levert te late tickets op, of tickets die er niet hadden moeten zijn.
Hoe de koppeling het regelt
- Toekomstige medewerkers gaan bewust mee. HiBob laat wie nog niet is begonnen standaard buiten de zoekresultaten, en in Workday is een worker met een toekomstige hire date nog niet actief. KoppelHet neemt ze mee, zodat er weken vooraf iets klaarligt.
- SAP SuccessFactors toont voor een toekomstige medewerker standaard de gegevens van vandaag. KoppelHet vraagt de gegevens op zoals ze op de startdatum gelden, zodat afdeling en locatie kloppen.
- Bij AFAS wacht KoppelHet tot HR de workflow voor indiensttreding heeft afgerond. Een half ingevulde of nog ingetrokken aanname laat zo geen spoor achter, ook niet in systemen als Simplicate waar je een medewerker met historie niet meer kunt verwijderen.
- Een medewerker met twee dienstverbanden is één persoon. Afdeling en functie komen uit het hoofddienstverband, en pas als het laatste dienstverband eindigt, telt het als vertrek.
- KoppelHet vergelijkt elke ronde met de vorige stand en onthoudt per medewerker welke gebeurtenis al is doorgezet. Een verschoven datum geeft een nieuwe gebeurtenis, dezelfde datum nooit een tweede.
- De koppeling leest alleen uit HR en schrijft er niets in terug.
Randgevallen die we meenemen
- Een aanname die voor de startdatum wordt ingetrokken, zoals een geschrapte maatregel in SAP HCM of een ingetrokken Hire in Workday, krijgt een notitie op het openstaande onboardingverzoek.
- Bij een herindiensttreding houdt Workday het oude personeelsnummer. Slack weigert een nieuw account met een e-mailadres van een gedeactiveerde gebruiker, dus KoppelHet zet de oude gebruiker weer aan.
- Workday beheert inhuurkrachten als contingent worker met een contracteinde. In Slack wordt dat de vervaldatum van een gast, zodat de toegang ook stopt als niemand de beëindiging afrondt.
- HiBob meldt vrijstelling van werk ook als vertrek. Of iets al op de laatste kantoordag gebeurt of pas bij het einde van het contract, leggen we per vertrekreden vast.
- Vertrek, vervroegd of uitgesteld: de laatste werkdag in HR kan nog verschuiven nadat het vertrek is ingevoerd.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet kent de HR-kant: hoe een ingangsdatum in de toekomst, een tweede dienstverband of een ingetrokken aanname in het HR-systeem staat. In het ontwerp leggen we per HR-systeem vast welke mutatie een instroom, doorstroom of uitstroom is. In de proefstand zien jullie vooraf wat de koppeling zou doen, zonder dat er iets wordt aangemaakt.
Veelvoorkomende koppelingen
Visma Raet YouForce → TOPdesk
YouForce TOPdesk koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsmeldingen vanuit HR
Workday → ServiceNow
Workday koppelen met ServiceNow: gebruikers en onboardingverzoeken zonder HR Service Delivery
SAP SuccessFactors → ServiceNow
SuccessFactors ServiceNow integratie: onboarding-, offboarding- en wijzigingsverzoeken vanuit Employee Central
HiBob → Jira Service Management
HiBob Jira Service Management koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsverzoeken vanuit Bob
SAP HCM → TOPdesk
SAP HCM koppelen met TOPdesk: personen en onboardingtickets vanuit SAP
Workday → Slack
Workday Slack koppeling: Slack-account op de eerste werkdag, manager en team uit Workday
AFAS Profit → Simplicate
AFAS Simplicate koppeling: nieuwe medewerkers uit AFAS klaar in Simplicate, rooster en leidinggevende inbegrepen
Veelgestelde vragen
Wat als HR een indiensttreding maanden vooruit invoert?
Dan staat de medewerker al in de koppeling, maar gaat het onboardingticket pas binnen de afgesproken termijn de deur uit, standaard vier weken voor de start.
Is een contractverlenging een vertrek?
Nee. Een nieuw dienstverband dat direct op het vorige aansluit, geeft geen offboarding. Alleen een andere functie of eenheid geeft een wijziging.
Wat gebeurt er bij livegang met medewerkers die er al zijn?
De eerste ronde legt alleen de stand vast. Daarna leveren alleen nieuwe gebeurtenissen iets op.
Meer over In-, door- en uitstroom
In-, door- en uitstroom: het overzicht
De drie momenten
De HR-kant
- HR-datums en dienstverbandenToekomstige datums, ingetrokken aannames, meerdere contracten en herindiensttreding.