De drie momenten
De eerste werkdag voorbereiden vanuit HR: laptop, pas en werkplek
Een instroomkoppeling zet een indiensttreding uit het HR-systeem weken vooraf door naar iedereen die iets moet klaarzetten: een onboardingticket voor IT en facilitair in TOPdesk of Freshservice, een aanmelding in Shuttel voor de mobiliteitskaart en een medewerker in Simplicate of Slack. KoppelHet bouwt dat vanuit onder meer HR2day, AFAS, Nmbrs, Personio en Workday.
Wat het is
Een goede eerste werkdag vraagt werk van meerdere afdelingen. IT bestelt de laptop, facilitair maakt de pas en de werkplek klaar, en de nieuwe collega moet kunnen reizen, uren schrijven en zijn team vinden.
Zonder koppeling mailt HR naar IT, facilitair en de leidinggevende, en houdt iedereen een eigen lijstje bij. Komt de mail te laat, dan staat de nieuwe collega zonder laptop of pas op kantoor.
Hoe de koppeling het regelt
- De servicedesk krijgt standaard vier weken voor de startdatum een onboardingticket met functie, afdeling, leidinggevende en locatie. In TOPdesk kan dat een standaardwijziging zijn met vaste taken voor IT en facilitair.
- Vrije velden in HR, zoals laptop of telefoon ja of nee, gaan mee in het ticket. IT ziet zonder navragen wat er klaar moet staan.
- Het ticket gaat naar de behandelaarsgroep van de locatie, zodat de pas op de goede locatie klaarligt.
- In Shuttel wordt de nieuwe medewerker aangemeld zodra hij in Nmbrs staat, ook als de datum in dienst nog in de toekomst ligt. Zo kan hij een mobiliteitskaart aanvragen voor de eerste werkdag.
- In Simplicate staat de medewerker klaar met roepnaam, leidinggevende, team en rooster zodra de workflow voor indiensttreding in AFAS is afgerond.
- Uit Workday maakt KoppelHet het Slack-account aan op de startdatum, in de tijdzone van de locatie, en zet de startdatum in het Slack-profiel.
Randgevallen die we meenemen
- Stagiairs krijgen vaak alleen een account en geen laptop. Per soort contract kan de servicedesk een eigen sjabloon of categorie kiezen.
- Externen staan in Personio als apart soort medewerker. KoppelHet geeft dat mee in het onboardingverzoek, zodat Freshservice alleen accounts kiest en geen laptop of telefoon.
- Het werkadres staat in HR vaak pas nadat IT het account heeft gemaakt. Systemen die een e-mailadres nodig hebben, wachten daarop; KoppelHet meldt het als dat te dicht op de startdatum gebeurt.
- Een nieuwe persoon in TOPdesk kan standaard direct op het selfserviceportaal. KoppelHet zet die toegang pas aan vanaf de datum in dienst, en Zendesk stuurt geen verificatiemail voor de eerste werkdag.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet zet één HR-mutatie door naar elk systeem dat bij instroom iets moet doen, elk met zijn eigen moment: de servicedesk weken vooraf, Shuttel zodra de medewerker in HR staat, Slack op de startdatum. Wat in jullie organisatie bij een eerste werkdag hoort, leggen we in het ontwerp vast. We beginnen met de servicedesk; andere systemen kunnen later als uitbreiding. Reken op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
HR2day → TOPdesk
HR2day TOPdesk koppeling: zorg- en onderwijsmedewerkers en onboardingtickets in TOPdesk
AFAS Profit → TOPdesk
AFAS TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets automatisch in TOPdesk
Personio → Freshservice
Personio Freshservice koppeling: onboardingverzoek voor de startdatum, offboarding op de laatste werkdag
Nmbrs → Shuttel
Nmbrs Shuttel koppeling: medewerkers automatisch in de juiste mobiliteitsgroep
AFAS Profit → Simplicate
AFAS Simplicate koppeling: nieuwe medewerkers uit AFAS klaar in Simplicate, rooster en leidinggevende inbegrepen
Workday → Slack
Workday Slack koppeling: Slack-account op de eerste werkdag, manager en team uit Workday
Workday → Zendesk
Workday Zendesk koppeling: medewerkers als gebruiker in de interne servicedesk, met een taak bij in- en uitdienst
Veelgestelde vragen
Hoe ver vooraf weet IT van een nieuwe collega?
Standaard vier weken voor de startdatum, of zodra HR de indiensttreding heeft afgerond als dat later is. De termijn stellen we per klant in.
Kan facilitair een eigen taak krijgen voor pas en werkplek?
Ja. In TOPdesk kan de koppeling een standaardwijziging aanmaken met vaste taken voor IT en facilitair, en de behandelaarsgroep volgt de locatie.
Kan een nieuwe collega al voor zijn eerste dag in Slack?
Als jullie dat willen, ja, bijvoorbeeld een week vooraf voor een welkomstkanaal. Het account is dan wel meteen actief; dat spreken we per organisatie af.
Werkt de aanmelding bij Shuttel ook met AFAS of YouForce?
Ja. Het proces is hetzelfde; alleen de aansluiting aan de HR-kant en de vertaaltabel naar de mobiliteitsgroep verschillen.
Verder lezen
Meer over In-, door- en uitstroom
In-, door- en uitstroom: het overzicht
De drie momenten
- De eerste werkdagLaptop, pas, werkplek en mobiliteitskaart klaar voor de start.
- Functiewissel en overplaatsingEen nieuwe functie of afdeling, door te zetten op de ingangsdatum.
- Vertrek: inleveren en overdragenLaptop en pas terug, klanten overgedragen, mobiliteit afgemeld.