De goedkeurder in het ERP werk je automatisch bij door de leidinggevende uit het HR-systeem op e-mailadres of nummer te koppelen aan zijn gebruiker in het ERP, en hem daar als goedkeurder of supervisor te zetten. Bij vertrek krijgt de medewerker in het ERP een einddatum, zodat zijn goedkeurrechten stoppen op de dag dat hij weggaat.
Dit artikel gaat over een probleem dat finance vaak pas ziet bij een audit of een vastgelopen urenstaat: wie mag er in het ERP eigenlijk goedkeuren, en klopt dat nog met HR?
Het probleem: twee lijsten met leidinggevenden
In het ERP keuren leidinggevenden uren, declaraties en facturen goed. Wie dat mag, hoort te volgen wat HR vastlegt. Een nieuwe manager na een reorganisatie, een vertrek, een managerpositie die tijdelijk leeg is: in HR staat het direct goed, in het ERP blijft het vaak staan zoals het was.
Zonder koppeling zie je twee dingen gebeuren. Een vertrokken medewerker keurt nog facturen goed, omdat zijn gebruiker in het ERP nooit is afgesloten. En urenstaten blijven hangen bij iemand die er niet meer over gaat, omdat de nieuwe leidinggevende nooit als goedkeurder is gezet.
Waarom je de manager uit HR niet zomaar kunt overnemen
In HR is de manager een andere medewerker. In het ERP moet de goedkeurder een gebruiker zijn, vaak in dezelfde administratie. Die twee moet je aan elkaar koppelen op een sleutel die in beide systemen vastligt, zoals het e-mailadres of het personeelsnummer.
Daarna verschilt het per ERP waar de goedkeuring zit:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central. Een urenstaat hoort bij een resource. De medewerker moet dus aan een resource gekoppeld zijn, en de manager wordt de goedkeurder van die resource.
- Oracle NetSuite. De supervisor keurt onkosten goed als er geen aparte goedkeurder is. De supervisor kan uit HR komen. Een aparte expense approver en de limieten zijn een keuze van finance.
- Visma.net ERP. Goedkeuringen lopen via werkgroepen. De leidinggevende is eigenaar van een werkgroep en de medewerker zit in die groep. Krijgt de medewerker een nieuwe leidinggevende, dan verhuist hij naar diens groep en gaat de goedkeuring mee.
- Exact Online. De leidinggevende mag geen ondergeschikte van de medewerker zijn, en moet in dezelfde administratie werken.
Vertrek: de goedkeurder die blijft
Het grootste risico zit bij vertrek. Een medewerker die weg is en in het ERP nog kan goedkeuren, is een gat in je interne controle.
Een goede koppeling geeft de datum uit dienst altijd mee, zodat de medewerker in het ERP een einddatum of de status beëindigd krijgt. In SAP S/4HANA is dat extra belangrijk. S/4HANA zet de geldigheid van een gebruiker bij replicatie standaard tot 31-12-9999. Zonder einddatum vanuit HR blijft een vertrokken medewerker daar dus goedkeuren.
Wie dit vanuit toegangsbeheer bekijkt, vindt meer bij identity en access management: goedkeurrechten in het ERP zijn ook toegang.
Randgevallen waar het vastloopt
Ook als de basis staat, zijn er situaties waarin de goedkeurder niet direct mee kan.
Open urenstaten in Business Central. Business Central laat de goedkeurder niet wijzigen zolang er urenstaten open of ingediend staan. De wijziging moet opnieuw geprobeerd worden na de goedkeuring. Blijft het hangen, dan hoort iemand dat te horen.
Een lege managerpositie in Workday. In Workday kan de managerpositie van een organisatie tijdelijk leeg zijn. Wie dan geen goedkeurder doorgeeft, laat onkosten bij niemand liggen. De manager van de bovenliggende organisatie is dan de logische vervanger.
Een manager zonder account in het ERP. Niet elke leidinggevende werkt in het ERP. Sommige zitten in een andere administratie of in een ander land. Dan krijgt finance of de beheerder een melding en kiest een vervangende goedkeurder, bijvoorbeeld iemand in Nederland.
Wat bij finance blijft
Een koppeling vanuit HR zet de leidinggevende. Ze zet geen limieten voor declaraties en geen aparte goedkeurders. Die bepaalt finance in het ERP, en dat hoort ook zo te blijven. HR weet wie iemands leidinggevende is, finance weet tot welk bedrag iemand mag tekenen.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet koppelt managers op een sleutel die in beide systemen vastligt, zet de leidinggevende als goedkeurder of supervisor op de plek die het ERP daarvoor heeft, en geeft bij vertrek de einddatum mee. In het platform zie je welke managers geen gebruiker in het ERP hebben. Een goedkeurder die niet kan wijzigen door open urenstaten, proberen we na de goedkeuring opnieuw en melden we als het blijft hangen. Een koppeling van HR naar ERP valt in onze klasse basis; reken als indicatie op twee tot vier weken.
We bouwen dat per organisatie, met bouwstenen die steeds terugkomen. Voorbeelden zijn Workday naar Microsoft Dynamics 365, Workday naar Oracle NetSuite, Personio naar Visma.net ERP en HiBob naar Exact Online.
Het hele onderwerp staat op leidinggevenden en goedkeurders, en het overzicht op HR naar ERP. Op welke kostenplaats de goedgekeurde uren landen, lees je bij afdelingen en kostenplaatsen. Meer over de systemen: Workday, Oracle NetSuite en Visma.net ERP.