HR naar ERP
Workday Dynamics 365 koppeling: medewerkers en kostenplaatsen uit Workday in het ERP
Met een koppeling tussen Workday en Microsoft Dynamics 365 staat elke medewerker uit Workday automatisch als employee in Dynamics 365, in de juiste administratie en met kostenplaats en afdeling als dimensie. Een wijziging met een toekomstige ingangsdatum gaat pas op die datum door, en op de einddatum in Workday krijgt de medewerker in Dynamics de status beëindigd, zodat uren en declaraties stoppen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en de boekhouding in Dynamics 365 voeren, laten projectmedewerkers pas uren schrijven als de controller ze in Dynamics heeft aangemaakt. Na een reorganisatie volgen de kostenplaatsen in Dynamics nog de oude indeling, en uren van vertrokken collega's gaan nog naar hun vorige manager.
- HR rondt in Workday een indiensttreding, functiewijziging of uitdiensttreding af.
- KoppelHet leest de wijziging en bepaalt met het Workday-bedrijf in welke Dynamics-administratie de medewerker hoort.
- De medewerker wordt aangemaakt of bijgewerkt in Dynamics, met kostenplaats en afdeling als dimensie. Een code die Dynamics nog niet kent, gaat als melding naar finance.
- Voor wie uren schrijft, koppelt KoppelHet de medewerker aan een resource en zet de leidinggevende als goedkeurder van de urenstaten.
- Op de einddatum uit Workday krijgt de medewerker in Dynamics de status beëindigd.
Waar je op let bij Workday en Microsoft Dynamics 365
- Workday onderscheidt werknemers en contingent workers, elk met een eigen soort nummer. In Dynamics 365 Finance worden dat workers van het type employee of contractor. In Business Central komen contingent workers alleen als resource voor urenstaten, niet als employee.
- Workday legt een wijziging vast met een ingangsdatum, ook als die maanden vooruit ligt. Een employee in Business Central heeft geen historie en toont alleen de huidige stand. KoppelHet houdt een vooruit ingevoerde overplaatsing daarom vast en zet de nieuwe kostenplaats pas op de ingangsdatum.
- Een kostenplaats is in Workday een organisatie die aan een positie hangt. In Dynamics is het een dimensiewaarde die via de standaard-API van Business Central alleen te lezen is. Een nieuwe Workday-kostenplaats moet finance dus eerst in Dynamics aanmaken; tot die tijd meldt KoppelHet de medewerker als onvolledig.
- Elk Workday-bedrijf hoort bij één administratie in Dynamics. Gaat iemand in Workday over naar een ander bedrijf, dan beëindigt KoppelHet de medewerker in de oude administratie en maakt hem aan in de nieuwe, met hetzelfde personeelsnummer.
- Urenstaten in Business Central horen bij een resource, niet bij een employee, en de goedkeurder is een Business Central-gebruiker. KoppelHet zoekt de manager uit Workday op als gebruiker en zet hem als goedkeurder op de resource van de medewerker.
- Business Central laat de goedkeurder niet wijzigen zolang er urenstaten open of ingediend staan. Krijgt een medewerker na een Workday-reorganisatie een nieuwe manager, dan probeert KoppelHet het opnieuw na de goedkeuring en meldt het als het blijft hangen.
- Een medewerker met een extra functie in Workday heeft in Business Central één employee-kaart. KoppelHet neemt de hoofdfunctie over; kostenplaats en afdeling komen van die positie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met Business Central en met Dynamics 365 Finance?
Ja. Het proces is gelijk. In Finance komen medewerkers als worker met een dienstverband per bedrijf; in Business Central als employee per administratie.
Maakt de koppeling ook kostenplaatsen aan in Dynamics?
Nee. Kostenplaatsen beheert finance in Dynamics. Gebruikt Workday een code die Dynamics niet kent, dan krijgt finance een melding en gaat de medewerker door zodra de code bestaat.
Gaan er salarisgegevens uit Workday naar Dynamics?
Nee. Voor uren, declaraties en projecten heeft Dynamics alleen naam, functie, organisatie en datums nodig. Compensatie blijft in Workday.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers en contingent workers, met Company, Cost_Center, Supervisory_Organization, Manager, Hire_Date en Termination_Date), via een Integration System User met alleen leesrechten.
- Business Central via API v2.0 per company - employees (POST en PATCH; status Active, Inactive of Terminated, terminationDate), defaultDimensions met parentType Employee, en dimensionValues (alleen GET). Het employee-object kent geen veld voor afdeling of manager. Urenstaten via de resource met Use Time Sheet, Time Sheet Owner User ID en Time Sheet Approver User ID.
- Dynamics 365 Finance via de data entities Worker en Employment per company, met het workertype employee of contractor, en Position worker assignments. Aanmelden met een app-registratie in Microsoft Entra ID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | number | Vaste sleutel; Business Central zet het nummer in hoofdletters |
Legal_Name / Preferred_Name | givenName, surname, displayName | |
Business_Title | jobTitle | |
Werk-e-mail | email | |
Hire_Date | employmentDate | |
Termination_Date | terminationDate en status Terminated | |
Company | Administratie (company) | Via een tabel per Workday-bedrijf |
Cost_Center | defaultDimensions (kostenplaats) | Alleen bestaande dimensiewaarden |
Supervisory_Organization | defaultDimensions (afdeling) | |
Manager | Time Sheet Approver User ID op de resource | Opgezocht via het e-mailadres van de manager |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors