Organisatie en goedkeuring
Leidinggevenden uit HR als goedkeurder in het ERP
De leidinggevende uit Workday, Personio of HiBob wordt in Business Central, Oracle NetSuite, Exact Online of Visma.net de goedkeurder van urenstaten en onkosten, door de manager op e-mailadres of nummer te koppelen aan zijn gebruiker in het ERP. Heeft de manager daar geen account, of zit hij in een andere administratie, dan krijgt finance een melding om een goedkeurder te kiezen.
Wat het is
In het ERP keuren leidinggevenden uren, declaraties en facturen goed. Wie dat mag, hoort te volgen wat HR vastlegt: een nieuwe manager na een reorganisatie, een vertrek, een tijdelijk lege managerpositie.
In HR is de manager een andere medewerker. In het ERP moet de goedkeurder een gebruiker zijn, vaak in dezelfde administratie. Zonder koppeling keuren vertrokken medewerkers nog facturen goed en blijven urenstaten hangen bij iemand die er niet meer over gaat.
Hoe de koppeling het regelt
- KoppelHet zoekt bij de manager uit HR de gebruiker in het ERP op, op e-mailadres of nummer, en zet hem als goedkeurder of supervisor.
- In Business Central hoort een urenstaat bij een resource. KoppelHet koppelt de medewerker aan een resource en zet de manager als goedkeurder daarop.
- In NetSuite keurt de supervisor onkosten goed als er geen aparte goedkeurder is. KoppelHet vult de supervisor uit HR en laat de expense approver en limieten aan finance.
- In Visma.net lopen goedkeuringen via werkgroepen. De leidinggevende is eigenaar van een werkgroep en de medewerker komt in die groep, zodat de goedkeuring meeverhuist bij een nieuwe leidinggevende.
- Bij vertrek krijgt de medewerker een einddatum in het ERP, zodat zijn goedkeurrechten stoppen.
- Een leidinggevende zonder account in het ERP of in een andere administratie komt als opmerking bij finance, die een goedkeurder in Nederland kiest.
Randgevallen die we meenemen
- Business Central laat de goedkeurder niet wijzigen zolang er urenstaten open of ingediend staan. KoppelHet probeert het opnieuw na de goedkeuring en meldt het als het blijft hangen.
- In Workday kan de managerpositie van een organisatie tijdelijk leeg zijn. KoppelHet neemt dan de manager van de bovenliggende organisatie, zodat onkosten niet bij een lege goedkeurder blijven hangen.
- In Exact Online mag de leidinggevende geen ondergeschikte van de medewerker zijn, en moet hij in dezelfde administratie werken.
- S/4HANA zet de geldigheid van een gebruiker bij replicatie standaard tot 31-12-9999. Zonder einddatum blijft een vertrokken medewerker goedkeuren; KoppelHet geeft de datum uit dienst altijd mee.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet koppelt managers op een sleutel die in beide systemen vastligt, en laat zien welke managers geen gebruiker in het ERP hebben. Wat finance zelf wil bepalen, zoals limieten en aparte goedkeurders, blijft bij finance. Een koppeling van HR naar ERP valt in onze klasse basis; reken als indicatie op twee tot vier weken.
Veelvoorkomende koppelingen
Workday → Microsoft Dynamics 365
Workday Dynamics 365 koppeling: medewerkers en kostenplaatsen uit Workday in het ERP
Workday → Oracle NetSuite
Workday NetSuite koppeling: workers per company als employee op de subsidiary in NetSuite
Personio → Visma.net ERP
Personio Visma.net ERP koppeling: medewerkers klaar voor uren en declaraties in Visma.net
HiBob → Exact Online
HiBob Exact Online koppeling: de Nederlandse employer uit Bob naast de Exact-administratie
BambooHR → Microsoft Dynamics 365
BambooHR Dynamics 365 koppeling: job info uit BambooHR als medewerker en dimensies in Business Central
BuddeeHR → Visma.net ERP
BuddeeHR Visma.net ERP koppeling: werknemers en goedkeurders in Visma.net volgen Buddee
Veelgestelde vragen
Stoppen goedkeurrechten automatisch bij vertrek?
Ja. De medewerker krijgt in het ERP een einddatum of de status beëindigd, zodat hij niets meer goedkeurt.
Wat als de manager geen account in het ERP heeft?
Dan krijgt finance of de beheerder een melding, en kiest een vervangende goedkeurder.
Zet de koppeling ook limieten voor declaraties?
Nee. Limieten en aparte goedkeurders bepaalt finance in het ERP. De koppeling zet de leidinggevende uit HR.
Verder lezen
Meer over HR naar ERP
In dienst, overplaatsing en vertrek
Organisatie en goedkeuring
- Afdelingen en kostenplaatsenAfdeling, kostenplaats en kostenverdeling uit HR op de medewerker in het ERP.
- Leidinggevenden en goedkeurdersDe manager uit HR als goedkeurder van uren, declaraties en facturen in het ERP.