HR naar ERP
Personio Visma.net ERP koppeling: medewerkers klaar voor uren en declaraties in Visma.net
Met een koppeling tussen Personio en Visma.net ERP staat elke nieuwe medewerker uit Personio als werknemer in Visma.net, met afdeling, vestiging en de juiste werknemersklasse, zodat urenstaten en declaraties vanaf de eerste werkdag kunnen. Na de laatste werkdag in Personio zet de koppeling de werknemer in Visma.net op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en Visma.net ERP voor financiën, projecten en declaraties maken nieuwe collega's in Visma.net met de hand aan, soms een week na de start. Tot dan kunnen ze geen uren schrijven, en vertrokken collega's blijven actief in de goedkeuringsroute.
- HR legt in Personio een nieuwe medewerker vast, met afdeling, juridische entiteit en startdatum.
- KoppelHet maakt de werknemer in Visma.net aan, in de wacht tot de startdatum, met afdeling, vestiging, werknemersklasse en kalender.
- Op de startdatum zet de koppeling de werknemer op actief en in de werkgroep van de leidinggevende, zodat goedkeuringen bij de juiste persoon uitkomen.
- Een nieuwe afdeling of leidinggevende in Personio gaat op de ingangsdatum mee naar Visma.net.
- Na de laatste werkdag wordt de werknemer in Visma.net inactief. Openstaande declaraties blijven gewoon te verwerken.
Waar je op let bij Personio en Visma.net ERP
- Een medewerker die nog moet beginnen, staat in Personio op onboarding. Visma.net kent daarvoor de status in de wacht, voor een werknemer die nog niet actief is. KoppelHet maakt de werknemer zo vooraf aan en zet hem pas op de startdatum op actief.
- Visma.net wil bij een nieuwe werknemer een afdeling, vestiging, werknemersklasse en kalender. Personio kent geen werknemersklasse of kalender. KoppelHet leidt de klasse af van het soort dienstverband, intern of extern, en de kalender van de vestiging in Personio.
- In Personio kan een dienstverband over meerdere kostenplaatsen zijn verdeeld, elk met een percentage. Een werknemer in Visma.net hoort bij één afdeling met een eigen kostenrekening. KoppelHet kiest de afdeling uit Personio en laat de verdeling over kostenplaatsen in Personio en de salarisadministratie.
- Personio verdeelt een organisatie in afdelingen en teams. Visma.net heeft alleen afdelingen, en een afdeling moet bestaan voordat een werknemer erin kan. Teams laten we weg; een nieuwe Personio-afdeling meldt KoppelHet aan finance, die hem in Visma.net met de juiste kostenrekening aanmaakt.
- Elke juridische entiteit in Personio wordt een vaste vestiging in Visma.net. Wisselt een medewerker van entiteit, dan verhuist de werknemer in Visma.net naar de andere vestiging en blijven zijn eerdere declaraties bij de oude.
- Visma.net stuurt goedkeuringen voor urenstaten en declaraties via werkgroepen in de bedrijfsboom. De leidinggevende uit Personio is eigenaar van een werkgroep, en KoppelHet zet de medewerker in die groep, zodat de goedkeuring meeverhuist bij een nieuwe leidinggevende.
- Personio meldt een uitdiensttreding direct met een eigen gebeurtenis, met de laatste werkdag erbij. Visma.net kent in de API geen einddatum voor een werknemer. KoppelHet onthoudt de datum en zet de werknemer de dag erna op inactief.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt de medewerker ook een inlog in Visma.net?
Niet via de koppeling. Een beheerder koppelt in Visma.net een gebruiker aan de werknemer; daarvoor is het e-mailadres nodig dat de koppeling al vult.
Gaan salaris of uurtarief mee naar Visma.net?
Nee. Visma.net kan kostprijzen per werknemer bewaren, maar die beheert finance. Uit Personio gaan alleen de gegevens die voor uren, declaraties en goedkeuring nodig zijn.
Wat als een medewerker terugkomt?
Dan zet de koppeling dezelfde werknemer in Visma.net weer op actief, met de nieuwe afdeling en vestiging. De oude urenstaten blijven bij die werknemer.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de v2-API voor persons en employments (status, type, org_units, cost_centers met weight, legal_entity, office, supervisor, termination met last_working_day), gefilterd op updated_at. Webhooks voor employment.created, employment.updated en employment.terminated, ondertekend met HMAC-SHA256.
- Visma.net ERP via POST /v1/employee (verplicht employeeCd, department, employeeClass, branch, calendar en contact met lastName en email) en PUT /v1/employee/{employeeCd} met ETag en If-Match. Status Active, Hold of Inactive; werkgroepen via companyTreeInfo (workGroupID, owner). Afdelingen via GET /v1/department.
- Toegang tot Visma.net via Visma Connect met OAuth 2.0 client credentials en een tenant_id, met toestemming van een beheerder van de omgeving.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
person id of eigen personeelsnummer | employeeCd | Vaste sleutel; volgt de opbouw van de werknemerscode in Visma.net |
first_name, last_name | contact.firstName, contact.lastName | |
email | contact.email | Verplicht in Visma.net |
org_units (type department) | department | Via een tabel naar de afdelingscode in Visma.net |
legal_entity | branch | |
type (INTERNAL of EXTERNAL) | employeeClass | |
office | calendar | Werktijden en tijdzone van de vestiging |
status, employment_start_date en termination.last_working_day | status (Hold, Active, Inactive) | |
supervisor | companyTreeInfo (workGroupID) | Werkgroep van de leidinggevende |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio