HR naar ERP
HiBob Exact Online koppeling: de Nederlandse employer uit Bob naast de Exact-administratie
Met een koppeling tussen HiBob en Exact Online ziet finance elke dag welke medewerkers van de Nederlandse employer in Bob nog ontbreken, vertrokken zijn of anders staan in de Exact-administratie. Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen, dus KoppelHet levert een werklijst met de gegevens uit Bob en controleert na elke aanpassing of Exact weer klopt, ook voor vertrekkers die Bob standaard niet meer teruggeeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob voor alle landen gebruiken en de Nederlandse entiteit in Exact Online boekhouden, houden de medewerkers in Exact meestal met de hand bij. Een nieuwe collega staat er pas in als finance de onboardingmail ziet, en vertrekkers blijven actief omdat niemand Bob en Exact naast elkaar legt.
- HR legt in Bob een nieuwe medewerker, een wijziging of een vertrek vast bij de Nederlandse employer.
- Bob meldt de wijziging. KoppelHet haalt de actuele gegevens van die medewerker op.
- KoppelHet legt de medewerker naast Exact en zet wat ontbreekt of afwijkt op de werklijst.
- De beheerder past Exact aan. Bij de volgende vergelijking verdwijnt de regel.
- Elke dag controleert KoppelHet ook de vertrekkers uit Bob, zodat niemand actief blijft in Exact.
Waar je op let bij HiBob en Exact Online
- In Bob is een employer een rechtspersoon, en elke medewerker hoort bij één employer. KoppelHet neemt alleen medewerkers van de Nederlandse employer mee naar de Exact-administratie; collega's bij buitenlandse employers blijven buiten de koppeling.
- Bob geeft bij een zoekvraag standaard alleen actieve medewerkers terug. Een vertrekker valt daarmee stil uit de lijst, terwijl hij in Exact actief blijft. KoppelHet vraagt vertrekkers apart op, met de rechten die de service user daarvoor nodig heeft.
- Mist de service user in Bob het recht op een veld, dan laat Bob dat veld zonder foutmelding weg. Exact doet hetzelfde met persoonlijke velden voor een gebruiker zonder de juiste rol. KoppelHet controleert per run of de verwachte velden er zijn, en stopt liever dan dat een lege waarde als wijziging op de werklijst komt.
- In een internationale Bob-omgeving zit de leidinggevende vaak bij een andere employer. Exact accepteert als leidinggevende alleen een Exact-gebruiker in dezelfde administratie. Een leidinggevende in het buitenland komt als opmerking op de werklijst, zodat finance een goedkeurder in Nederland kiest.
- Een melding uit Bob bevat alleen de medewerker en welke velden zijn gewijzigd, niet de nieuwe waarden. Elke melding kost dus een extra vraag aan Bob. KoppelHet verzamelt de meldingen en verwerkt ze per blok, zodat ook de vragen aan Exact binnen de limieten per administratie blijven.
- Een wijziging in de werkhistorie van Bob kan een ingangsdatum in de toekomst hebben. KoppelHet zet zo'n overplaatsing met die datum op de werklijst en controleert pas na die datum of de afdeling in Exact is aangepast.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom zet KoppelHet de medewerker niet automatisch in Exact?
Exact Online documenteert medewerkers, dienstverbanden en afdelingen in de REST API als alleen-lezen. De werklijst bevat daarom alles wat de beheerder nodig heeft, en KoppelHet controleert het resultaat.
Welke rechten heeft de service user in Bob nodig?
Leesrechten op de werkvelden, de werkhistorie en de lifecycle, ook voor vertrokken medewerkers. Salaris en persoonlijke gegevens zijn niet nodig.
Kunnen de andere landen later ook mee?
Alleen als die ook een Exact Online-administratie hebben. Dat kan later als uitbreiding; we beginnen met de Nederlandse employer.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de Employee data API. POST /people/search met fields en showInactive (standaard false), zonder paginering; KoppelHet vraagt eerst alleen root.id op en daarna velden per blok. Ontbrekende rechten leiden tot weggelaten velden zonder fout. Werkhistorie via de Employee Tables API met effectiveDate. Webhooks v2 met employeeId en gewijzigde velden in de payload, herhaald tot drie dagen bij fouten. Employers zijn via de Employer API alleen te lezen.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees, payroll/EmploymentOrganizations en hrm/Departments zijn alleen te lezen. Manager op Employees verwijst naar een gebruiker in dezelfde division die geen ondergeschikte is. Velden zoals adres en BSN komen alleen terug met extra rollen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
/employee/employerId | Division | Alleen de Nederlandse employer gaat mee |
root.id | Employees.Code (vergelijking) | |
root.firstName en root.surname | Employees.FirstName en LastName (vergelijking) | |
work.department | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
work.title | JobTitles (vergelijking) | |
work.reportsTo | Employees.Manager | Alleen als de leidinggevende Exact-gebruiker is in dezelfde administratie |
work.startDate en einddatum uit lifecycle | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob