Organisatie en goedkeuring
Afdelingen en kostenplaatsen van HR naar het ERP
Afdeling en kostenplaats uit Personio, Workday of SAP SuccessFactors komen via een vaste vertaaltabel op de medewerker in Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, Exact Online of Unit4, zodat uren en declaraties op de juiste kostenplaats landen. Bestaat een code nog niet in het ERP, dan maakt KoppelHet haar aan waar dat mag, zoals in Exact Online; in Business Central en 4PS komt de medewerker binnen zonder die code en krijgt finance een melding.
Wat het is
In HR is een afdeling vaak een boom met teams eronder, en kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn. In het ERP is een afdeling een dimensiewaarde in een platte lijst, met per medewerker één standaardwaarde, en hoort bij een afdeling soms precies één kostenplaats.
Zonder vertaling landen uren en declaraties op de verkeerde kostenplaats, of blijft een medewerker hangen omdat zijn afdeling in het ERP niet bestaat.
Hoe de koppeling het regelt
- Een vertaaltabel zet elke HR-afdeling en kostenplaats om naar de code in het ERP. Finance kan die tabel inzien.
- Is een medewerker in HR over meerdere kostenplaatsen verdeeld, dan wordt de kostenplaats met het grootste aandeel de standaard in het ERP. Bij precies vijftig-vijftig kiest KoppelHet niet zelf, maar meldt het aan finance.
- Unit4 heeft een eigen kostenverdeling voor medewerkers. Daar zet KoppelHet de percentages uit Personio in, zodat loonkosten en uren volgens dezelfde verdeling lopen.
- Exact Online laat een koppeling kostenplaatsen aanmaken; Business Central en 4PS niet. Daar komt de medewerker binnen zonder de nieuwe kostenplaats en staat de ontbrekende code in het platform.
- Hangt in het ERP aan elke afdeling één kostenplaats, zoals in Exact Online, dan meldt KoppelHet een medewerker bij wie afdeling en kostenplaats in HR niet samengaan, voordat er uren op de verkeerde plek komen.
- Bij Personio en Business Central, die kostenplaatsen allebei alleen laten lezen, gaat elke nacht een lijst naar finance met codes die in het ene systeem wel en in het andere niet bestaan.
Randgevallen die we meenemen
- In NetSuite is een department alleen te gebruiken bij de subsidiaries waaraan het is gekoppeld. Staat de kostenplaats niet bij de juiste subsidiary, dan komt de employee zonder department binnen en op een lijst voor finance.
- Teams wijzigen vaker dan de boekhouding wil volgen. Standaard gaat alleen de afdeling mee; een team als tweede dimensie kan later als uitbreiding.
- S/4HANA weigert de hele replicatie van een persoon als er voor dezelfde periode meer dan één standaardkostenplaats binnenkomt.
- Afdeling en functie komen uit HiBob als nummer van een lijstwaarde. KoppelHet vertaalt dat eerst naar een naam en daarna naar de code in het ERP.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet stelt de vertaaltabel op met HR en finance, houdt haar bij in het platform en meldt nieuwe afdelingen en kostenplaatsen voordat ze een probleem worden. Moet de kostenplaats juist de andere kant op, van het ERP naar de payroll, dan hoort dat bij payroll naar finance en bouwen we beide stromen op dezelfde tabel.
Veelvoorkomende koppelingen
Personio → Microsoft Dynamics 365
Personio Dynamics 365 koppeling: medewerkers, kostenplaatsen en entiteit uit Personio in het ERP
Personio → Unit4 ERP
Personio Unit4 koppeling: medewerkers met kostenverdeling en relaties in Unit4 ERP
Personio → Oracle NetSuite
Personio NetSuite koppeling: medewerkers op de juiste subsidiary, met department en supervisor
SAP SuccessFactors → Exact Online
SAP SuccessFactors Exact Online koppeling: kostenplaatsen en medewerkers van de Nederlandse dochter
HiBob → Microsoft Dynamics 365
HiBob Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Bob in Business Central, met afdeling en goedkeurder
Visma Raet YouForce → SAP S/4HANA
YouForce SAP S/4HANA koppeling: medewerkers en kostenplaatsen uit HR als workforce in het ERP
BuddeeHR → Oracle NetSuite
BuddeeHR NetSuite koppeling: de Nederlandse medewerkers uit Buddee als employee in NetSuite
SAP SuccessFactors → Unit4 ERP
SAP SuccessFactors Unit4 koppeling: medewerkers uit Employee Central in Unit4 ERP, met afdeling en kostenplaats op de ingangsdatum
HiBob → Unit4 ERP
HiBob Unit4 koppeling: medewerkers uit Bob als medewerker in Unit4 ERP, per employer in het juiste bedrijf
Veelgestelde vragen
Kan de koppeling een nieuwe kostenplaats in het ERP aanmaken?
Meestal niet: Business Central en 4PS laten dat via de standaard-API niet toe. Een nieuwe kostenplaats begint bij finance; de koppeling meldt wat ontbreekt.
Wat als een medewerker over twee kostenplaatsen is verdeeld?
Dan wordt de grootste de standaard in het ERP, of gaat de hele verdeling mee als het ERP dat kent, zoals Unit4. Bij een gelijke verdeling beslist finance.
Gaan salaris en BSN ook naar het ERP?
Nee. De koppeling vraagt alleen werkgegevens op, zoals afdeling, kostenplaats en leidinggevende. Salaris en BSN blijven in HR en de payroll.
Verder lezen
Meer over HR naar ERP
In dienst, overplaatsing en vertrek
Organisatie en goedkeuring
- Afdelingen en kostenplaatsenAfdeling, kostenplaats en kostenverdeling uit HR op de medewerker in het ERP.
- Leidinggevenden en goedkeurdersDe manager uit HR als goedkeurder van uren, declaraties en facturen in het ERP.