HR naar ERP
Workday NetSuite koppeling: workers per company als employee op de subsidiary in NetSuite
Met een koppeling tussen Workday en Oracle NetSuite wordt elke worker uit Workday een employee in NetSuite, op de subsidiary die bij zijn company hoort, met de cost center als department en de manager als supervisor. Wijzigingen die HR in Workday vooruit invoert, komen pas op de ingangsdatum in NetSuite, en bij een termination wordt de employee inactief in plaats van verwijderd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday HCM voor alle medewerkers gebruiken en Oracle NetSuite voor de boekhouding, laten finance employees in NetSuite met de hand aanmaken uit een export. Overplaatsingen tussen landen kloppen daardoor weken niet, en declaraties gaan naar managers die al een andere rol hebben.
- HR rondt in Workday het business process af, zoals een hire of een overplaatsing naar een andere company.
- KoppelHet leest de worker met company, cost center, locatie en manager, en wacht bij een toekomstige ingangsdatum tot die datum.
- Via een tabel van company naar subsidiary en van cost center naar department bepaalt KoppelHet waar de employee in NetSuite hoort.
- De employee wordt aangemaakt of bijgewerkt, met de manager als supervisor.
- Bij een termination krijgt de employee de einddatum en reden, verliest hij de toegang en wordt hij inactief.
Waar je op let bij Workday en Oracle NetSuite
- Workday legt elke wijziging vast met een ingangsdatum, vaak weken of maanden vooruit. Zonder de functie Effective Dating in NetSuite toont een employee alleen de huidige stand. KoppelHet bewaart de vooruit ingevoerde overplaatsing en voert hem op de ingangsdatum zelf door.
- Een overplaatsing naar een company in een ander land is in Workday één business process. In NetSuite kan de subsidiary van een employee op een child subsidiary worden aangepast, maar op de parent subsidiary niet. KoppelHet past daarom aan waar het kan, en maakt anders een nieuwe employee aan en zet de oude op inactief.
- In Workday is een cost center een organisatie aan de positie; in NetSuite is het department een classificatie die aan subsidiaries hangt. Gebruikt een Nederlandse worker een cost center dat finance niet aan de Nederlandse subsidiary heeft gekoppeld, dan zet KoppelHet dat op een lijst in plaats van het verkeerde department te kiezen.
- In Workday kan de managerpositie van een supervisory organization tijdelijk leeg zijn. KoppelHet neemt dan de manager van de bovenliggende organisatie als supervisor, zodat onkosten in NetSuite niet bij een lege goedkeurder blijven hangen.
- Workday onderscheidt employees en contingent workers. In NetSuite komt een inhuurkracht alleen als employee als hij zelf declareert of goedkeurt, met een eigen nummerreeks, zodat hij niet door elkaar loopt met vaste medewerkers.
- Komt een oud-medewerker in Workday terug via een rehire, dan heeft NetSuite al een inactieve employee. Heractiveren mag in NetSuite alleen de Administrator-rol, en die krijgt de koppeling niet. De rehire gaat daarom naar de NetSuite-beheerder, in plaats van dat er een dubbele employee ontstaat.
- Workday kent bij een termination een primaire reden. Heeft finance in NetSuite Termination Reason Tracking aan, dan zijn categorie en reden verplicht. KoppelHet vertaalt de Workday-redenen met een tabel, zodat de employee niet half beëindigd blijft staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de supervisory organizations ook naar NetSuite?
Nee. Die volgen de lijn van leidinggevenden, terwijl departments in NetSuite de boekhouding volgen. Alleen de manager gaat mee, als supervisor.
Wat als finance een department in NetSuite opheft?
Een inactief department is in NetSuite niet meer te kiezen. Staan er nog workers op dat cost center, dan ziet finance ze op een lijst en kiest een nieuw department in de tabel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum met een Integration System User, en voor details de Human Resources-webservice (Get_Workers) met Effective_Date. Velden onder meer Company, Cost_Center, Business_Site, Hire_Date, Termination_Last_Day_of_Work en Rehire.
- Naar NetSuite schrijven we via SuiteTalk REST web services (employee-record) met OAuth 2.0 en een eigen integratierol zonder Administrator-rechten. Subsidiaries en departments worden alleen gelezen; vertrek met Termination/Release Date, Inactive en het uitzetten van Give Access.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | External ID | Vaste sleutel; contingent workers met een eigen nummerreeks |
Legal_Name / Preferred_Name | First Name, Last Name | |
Werk-e-mail | Email | |
Business_Title | Job Title | |
Company | Subsidiary | Eén Workday-company hoort bij één subsidiary |
Cost_Center | Department | Via een tabel die finance beheert |
Business_Site (Location) | Location | |
Manager van de supervisory organization | Supervisor | |
Hire_Date | Hire Date | |
Termination_Date en Termination_Last_Day_of_Work | Termination/Release Date en Inactive | |
Primary termination reason | Termination category en reason | Als finance Termination Reason Tracking gebruikt |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors