Identity en access management
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Active Directory krijgt elke nieuwe medewerker uit ADP automatisch een netwerkaccount in de OU van zijn land en afdeling, met functie, leidinggevende en personeelsnummer. Bij een tijdelijk contract staat de verwachte einddatum direct als vervaldatum op het account, en een herintreder krijgt zijn oude account terug.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP iHCM gebruiken voor personeel en salaris en Active Directory in het eigen netwerk voor werkplekken, horen vaak pas na de eerste werkdag dat iemand begonnen is. Accounts van tijdelijke krachten blijven na afloop van het contract actief, omdat niemand de einddatum in Active Directory zet.
- IT installeert de KoppelHet-agent op een server in het domein, en de organisatie geeft KoppelHet in ADP leesrechten op medewerkers en meldingen.
- ADP meldt een nieuwe medewerker. KoppelHet haalt de medewerker op en bepaalt de OU uit land en afdeling.
- Het account wordt aangemaakt met personeelsnummer, functie en leidinggevende. Is het contract tijdelijk, dan krijgt het account de verwachte einddatum als vervaldatum.
- Een nieuwe functie of overplaatsing in ADP werkt het account bij en verplaatst het zo nodig naar een andere OU.
- Na de laatste werkdag schakelt KoppelHet het account uit en zet het in de OU voor vertrokken medewerkers.
Waar je op let bij ADP iHCM en Active Directory
- ADP kent naast de vertrekdatum een verwachte vertrekdatum en geeft per werktoewijzing aan of het contract vast of tijdelijk is. Bij een tijdelijk contract zet KoppelHet de verwachte datum al bij het aanmaken als vervaldatum in Active Directory, zodat een seizoenskracht niet na het seizoen kan blijven inloggen.
- De indiensttredingsmelding van ADP komt ook bij een herindiensttreding. KoppelHet zoekt dan eerst op personeelsnummer naar het uitgeschakelde account in de OU voor vertrokken medewerkers en zet dat terug, zodat de medewerker zijn oude inlognaam en mappen houdt.
- In iHCM staan medewerkers uit meerdere landen in één omgeving. KoppelHet gebruikt het land van de werkplek voor de OU, zodat groepsbeleid, printers en taalinstellingen per land kloppen en een overplaatsing naar Duitsland het account verhuist.
- ADP meldt een gewijzigde werktoewijzing ook als een functieregel wordt verwijderd of de datum van indiensttreding verandert. KoppelHet haalt dan de hele medewerker opnieuw op en kijkt naar de primaire werktoewijzing, in plaats van de melding zelf te vertalen.
- ADP heeft een apart veld voor voorletters, dat alleen voor Nederlandse medewerkers geldt. KoppelHet vult daarmee het veld voor voorletters in Active Directory, en bouwt de inlognaam uit de eigen achternaam, niet uit de volledige naam die ADP ook levert.
- Een foto uit ADP kan groter zijn dan de 100 kB die Active Directory voor een foto toestaat. KoppelHet verkleint hem eerst, zodat hij in de adreslijst verschijnt in plaats van dat het bijwerken mislukt.
- De agent in het domein maakt zelf een uitgaande verbinding met het KoppelHet-platform. De meldingen van ADP komen bij het platform binnen, niet bij de server, dus er hoeft niets open in de firewall.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we poorten openzetten?
Nee. De agent haalt zijn opdrachten zelf op bij het KoppelHet-platform.
Wat als de einddatum van een tijdelijk contract verschuift?
Dan schuift de vervaldatum in Active Directory mee bij de volgende melding of dagelijkse controle.
Kunnen we later naar Entra ID?
Ja. Dan verandert alleen het doel; sleutel, naamgeving en datums blijven gelijk, en het land wordt de gebruikslocatie voor licenties.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM wordt gelezen via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers met $top maximaal 100 en $skip, en per medewerker op associateOID of workerID). Meldingen worker.hire (ook bij herindiensttreding), worker.terminate en worker.workAssignment.modify. Velden onder meer workerID/idValue, person/legalName/initial (alleen NL), workAssignments/workerTypeCode (Permanent/Temporary), workAssignments/expectedTerminationDate, workerDates/terminationDate, homeWorkLocation/address/countryCode en reportsTo. Foto via /hr/v2/workers/{aoid}/worker-images/photo.
- Active Directory wordt beschreven door een agent in het netwerk van de klant met een uitgaande verbinding. Attributen employeeID, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, givenName, sn, initials, displayName, title, department, c, manager, accountExpires en thumbnailPhoto (maximaal 100 kB). Het serviceaccount heeft alleen schrijfrechten op de beheerde OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
Reference number (workerID) | employeeID | Sleutel tussen ADP en AD |
Naamgevingsregel op First Name en Last Name | sAMAccountName | Maximaal 20 tekens |
Known As, Last Name, Initial | givenName, sn, initials en displayName | |
Job Title | title | |
Organisation Unit | department en OU | |
Location (landcode) | c en OU per land | |
Reports to | manager | |
Permanent/Temporary en verwachte Date of Leaving | accountExpires | |
Date of Leaving | Uitschakelen en verplaatsen |
Gerelateerd
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie
ADP iHCM → Google Workspace
ADP iHCM Google Workspace koppeling: Google-accounts uit de ADP-administratie, met het adres terug in ADP