Identity en access management
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker uit ADP automatisch een Microsoft-account met functie, afdeling, leidinggevende en het land waarin hij werkt. Een vertrekdatum in ADP zet de blokkade in Entra ID op die dag klaar, en een aangepaste vertrekdatum schuift de blokkade mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeel en salaris in ADP iHCM vastleggen en hun Microsoft-omgeving in Entra ID beheren, maken accounts vaak aan op basis van een export of een ticket. Nieuwe collega's in andere landen krijgen dan een licentie die daar niet beschikbaar is, en vertrekkers houden hun account tot de volgende export.
- De organisatie geeft KoppelHet in ADP leesrechten op medewerkers en de meldingen bij wijzigingen.
- HR voert een nieuwe medewerker in iHCM in. ADP meldt de indiensttreding en KoppelHet haalt de volledige medewerker op.
- KoppelHet maakt het Microsoft-account aan met functie, afdeling, leidinggevende en het land van de werkplek, zodat de juiste licentie kan worden toegekend.
- Een functiewijziging of overplaatsing in ADP werkt functie, afdeling en leidinggevende in Entra ID bij.
- Bij vertrek zet KoppelHet de vertrekdatum op het account en blokkeert het na de laatste werkdag. Wijzigt HR de datum, dan volgt de blokkade.
Waar je op let bij ADP iHCM en Microsoft Entra ID
- Niet elke medewerker in iHCM heeft de interne ADP-sleutel, zegt ADP zelf in de API-gids. KoppelHet gebruikt daarom het referentienummer van de medewerker als vast nummer op het Microsoft-account, zodat ook die medewerkers altijd terug te vinden zijn.
- ADP stuurt de vertrekmelding opnieuw als HR de vertrekdatum of reden later aanpast; een losse melding voor alleen een gewijzigde datum kent iHCM niet. KoppelHet verwerkt elke nieuwe vertrekmelding, zodat een verlengd contract geen account blokkeert dat nog nodig is.
- In iHCM kan een medewerker zowel een leidinggevende ('Reports to') als een supervisor hebben. Verlofaanvragen gaan in ADP naar 'Reports to'; de supervisor is alleen ter registratie. KoppelHet zet daarom 'Reports to' als manager in Entra ID, zodat Teams en goedkeuringen dezelfde lijn volgen als ADP.
- iHCM bedient vaak meerdere Europese landen tegelijk. Microsoft wil per account een gebruikslocatie voordat er een licentie op kan. KoppelHet vult die uit het land van de werkplek in ADP, zodat een nieuwe collega in Duitsland of België op de eerste dag een licentie kan krijgen.
- ADP levert per verzoek hooguit honderd medewerkers en kan niet filteren op werktoewijzing. KoppelHet haalt de populatie daarom in delen op en bepaalt zelf welke afdelingen of landen een account in deze Microsoft-omgeving krijgen.
- Welke ADP-gegevens de koppeling mag lezen, legt ADP per applicatie vast in een register. Staan de meldingen voor bijvoorbeeld naamswijzigingen niet aan, dan vangt de dagelijkse controle van KoppelHet die wijziging alsnog op.
- ADP heeft per medewerker een foto in iHCM. KoppelHet zet die als profielfoto op het Microsoft-account, zodat collega's in Teams en Outlook dezelfde foto zien als in de personeelsadministratie.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het nieuwe e-mailadres terug naar ADP?
De iHCM-gids van ADP beschrijft het lezen van het werkadres en een melding als het verandert, niet het schrijven. Of terugschrijven kan, zoeken we per omgeving met ADP uit; anders neemt HR het adres over.
Waarom duurt de ADP-kant vaak langer?
ADP zet per applicatie vast welke API's en velden de koppeling mag gebruiken. Dat aanvragen en testen vraagt doorlooptijd bij ADP, los van het bouwen.
Werkt dit ook met Active Directory in ons eigen netwerk?
Ja. Dan schrijft KoppelHet via een agent in jullie netwerk naar Active Directory, met dezelfde regels voor sleutel, manager en vertrekdatum.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM wordt gelezen via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top (maximaal 100) en $skip, en /hr/v2/workers/{associate-oid}, waarbij het idValue van workerID werkt als er geen associateOID is. Meldingen worker.hire, worker.terminate, worker.workAssignment.modify en worker.legalName.change. Canonical /hr/workerInformationManagement/workerManagement/workerProfileManagement/worker.read in de Consumer Application Registry (CAR). Foto via /hr/v2/workers/{aoid}/worker-images/photo.
- Velden onder meer workerID/idValue, person/legalName (givenName, nickName, familyName1, initial), workAssignments (primaryIndicator, jobTitle, homeOrganizationalUnits, homeWorkLocation/address/countryCode, reportsTo met reportsToRelationshipCode, hireDate) en workerDates/terminationDate. Filters op workAssignment worden volgens ADP niet ondersteund.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user met employeeId, givenName, surname, displayName, userPrincipalName, jobTitle, department, usageLocation, manager, employeeHireDate, employeeLeaveDateTime met User-LifeCycleInfo.ReadWrite.All, en accountEnabled; profielfoto via PUT photo/$value).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
Reference number (workerID) | employeeId | Sleutel; ook voor medewerkers zonder associateOID |
Known As of First Name | givenName en displayName | |
Last Name | surname | |
Job Title van de primaire werktoewijzing | jobTitle | |
Organisation Unit | department | |
Location (landcode) | usageLocation | Nodig voor licenties |
Reports to | manager | Niet de supervisor |
Date of Join | employeeHireDate | |
Date of Leaving | employeeLeaveDateTime en accountEnabled | |
Foto | Profielfoto |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Google Workspace
ADP iHCM Google Workspace koppeling: Google-accounts uit de ADP-administratie, met het adres terug in ADP