Identity en access management
ADP iHCM Google Workspace koppeling: Google-accounts uit de ADP-administratie, met het adres terug in ADP
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit ADP een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn land, met functie, afdeling, kostenplaats en leidinggevende. Het nieuwe Google-adres gaat terug naar ADP, en bij vertrek wordt het account op de juiste dag geschorst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeel en salaris in ADP iHCM vastleggen en Google Workspace gebruiken voor mail en documenten, maken Google-accounts vaak met de hand aan. Het adres komt daarna niet in ADP terecht, een naamswijziging na een huwelijk wordt in Google vergeten, en een vertrokken medewerker houdt toegang tot gedeelde mappen.
- De organisatie geeft KoppelHet in ADP leesrechten op medewerkers, de meldingen bij wijzigingen en schrijfrecht op het werk-e-mailadres.
- In Google Workspace krijgt KoppelHet een serviceaccount met alleen de rechten voor gebruikersbeheer.
- Bij een indiensttreding maakt KoppelHet het Google-account in de organisatie-eenheid van het land en schrijft het adres terug naar ADP.
- Een naamswijziging in ADP hernoemt het account; het oude adres blijft als alias bestaan.
- Na de laatste werkdag schorst KoppelHet het account. Verwijderen gebeurt pas na een afgesproken termijn.
Terug: Na het aanmaken van het Google-account zet KoppelHet het adres als werk-e-mailadres in ADP iHCM.
Waar je op let bij ADP iHCM en Google Workspace
- ADP iHCM kan het werk-e-mailadres via de API wijzigen, maar alleen voor medewerkers met de interne ADP-sleutel, en ADP zegt zelf dat niet iedereen die heeft. KoppelHet schrijft het Google-adres terug waar dat kan, en zet medewerkers zonder die sleutel op een lijst voor HR.
- ADP kort een werk-e-mailadres van meer dan 258 tekens af. Google-adressen zijn veel korter, maar KoppelHet controleert de lengte toch, zodat er geen afgekapt adres in ADP komt.
- Wijzigt HR in ADP de naam, dan hernoemt KoppelHet het Google-account. Google bewaart het oude adres als alias, zodat mail blijft aankomen, en meldt dat het tot tien minuten kan duren voor de nieuwe naam overal geldt. Het nieuwe adres gaat daarna terug naar ADP.
- In iHCM staan medewerkers uit meerdere landen in één omgeving. KoppelHet gebruikt het land van de werkplek voor de organisatie-eenheid in Google, zodat beleid, apps en taal per land kloppen en een overplaatsing het account mee verhuist.
- Voor het Verenigd Koninkrijk combineert ADP de kostenplaats uit de functiegegevens met die uit de urenverdeling. KoppelHet neemt alleen de kostenplaats van de hoofdfunctie over in het kostenplaatsveld van Google, zodat rapportages in Google per persoon één waarde hebben.
- Google kan de leidinggevende alleen als hele lijst van relaties bijwerken, niet één regel tegelijk. KoppelHet stuurt daarom bij een wijziging van 'Reports to' in ADP altijd de volledige lijst mee, zodat een assistent die IT handmatig heeft toegevoegd niet verdwijnt.
- Een verwijderd Google-account kan een superbeheerder nog 20 dagen terugzetten, en een account onder een Vault-bewaarplicht kan niet worden verwijderd. KoppelHet schorst daarom bij vertrek en verwijdert pas na de termijn die de organisatie kiest.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de bestanden van een vertrekker?
Het account wordt eerst geschorst, de bestanden blijven bestaan. Overdragen aan de leidinggevende kan later als uitbreiding.
Werkt dit ook als we Microsoft 365 hebben?
Dan kijk je naar de koppeling tussen ADP iHCM en Entra ID. De regels voor sleutel, land en vertrek zijn dezelfde.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top (maximaal 100) en $skip, per medewerker op associateOID of workerID idValue. Meldingen worker.hire, worker.terminate, worker.workAssignment.modify en worker.legalName.change. Werk-e-mailadres schrijven met /events/hr/v1/worker.business-communication.email.change (AOID verplicht, meer dan 258 tekens wordt afgekapt). Velden onder meer workAssignments/assignmentCostCenters/costCenterID, homeWorkLocation/address/countryCode en reportsTo.
- Naar Google Workspace via de Admin SDK Directory API (users.insert en users.update met primaryEmail, name, password van 8 tot 100 tekens, orgUnitPath, externalIds type organization, organizations met title, department en costCenter, relations type manager, suspended). Domeinbrede delegatie voor een serviceaccount met alleen de scope voor gebruikersbeheer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Reference number (workerID) | externalIds (type organization) | Sleutel; ook voor medewerkers zonder associateOID |
Known As of First Name, Last Name | name.givenName, name.familyName | |
Location (landcode) | orgUnitPath | |
Job Title | organizations.title | |
Organisation Unit | organizations.department | |
Cost Centre | organizations.costCenter | |
Reports to | relations (type manager) | |
Date of Leaving | suspended | |
primaryEmail (Google) | Work Email | Retour naar ADP |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie