Identity en access management
ADP iHCM Okta koppeling: ADP als HR-bron voor Okta, met groepen per land
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Okta wordt ADP de HR-bron voor Okta. Elke medewerker uit iHCM krijgt een Okta-gebruiker met functie, afdeling, leidinggevende en land, en komt in de groepen van zijn afdeling en land; na de vertrekdatum deactiveert Okta de gebruiker en de toegang tot alle gekoppelde apps.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris en personeel in meerdere Europese landen met ADP iHCM regelen en Okta gebruiken als toegangspoort, zetten nieuwe medewerkers vaak met de hand of met een CSV-bestand in Okta. Apps die per land verschillen worden met de hand toegewezen, en vertrekkers houden toegang tot het bestand van de volgende maand.
- De organisatie geeft KoppelHet in ADP leesrechten op medewerkers en meldingen, en het Okta-accountteam zet een eigen HR-bron aan.
- ADP meldt een nieuwe medewerker; KoppelHet haalt de medewerker op en kiest de primaire werktoewijzing.
- KoppelHet levert de medewerker aan de HR-bron in Okta, met afdeling en land als groepen.
- Okta maakt de gebruiker aan en wijst de apps toe die bij de groepen horen.
- Na de vertrekdatum haalt KoppelHet de medewerker uit de HR-bron, en Okta deactiveert de gebruiker.
Waar je op let bij ADP iHCM en Okta
- iHCM houdt van elke werktoewijzing het land van de werkplek bij. KoppelHet maakt daar een groep per land van in Okta, zodat een nieuwe collega in Spanje automatisch de lokale apps krijgt en een collega in Nederland niet.
- Bij een herindiensttreding stuurt ADP dezelfde melding als bij een nieuwe medewerker. Omdat KoppelHet het referentienummer uit ADP als vaste sleutel aan Okta geeft, activeert Okta de oude gebruiker opnieuw in plaats van een tweede login aan te maken.
- ADP stuurt de vertrekmelding opnieuw bij een gewijzigde datum of reden. KoppelHet past dan het moment aan waarop de medewerker uit de HR-bron gaat, zodat Okta niet deactiveert op een datum die HR al heeft verschoven.
- In de HR-bron van Okta is elk veld tekst. Datum in dienst en vertrekdatum uit ADP zet KoppelHet in één vaste notatie, zodat regels in Okta op die datums kunnen sturen, bijvoorbeeld een app die pas na de proeftijd komt.
- ADP levert hooguit honderd medewerkers per verzoek, Okta neemt er tweehonderd per aanlevering. Bij de dagelijkse volledige vergelijking verzamelt KoppelHet eerst alle medewerkers uit ADP en levert ze daarna in één sessie aan Okta.
- Medewerkers kunnen in iHCM een leidinggevende en een supervisor hebben. KoppelHet geeft Okta de leidinggevende ('Reports to'), omdat ADP verlofaanvragen ook daarheen stuurt, zodat goedkeuringen in apps achter Okta dezelfde lijn volgen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens naar Okta?
Nee. KoppelHet leest alleen persoons- en werktoewijzingsgegevens; salaris en BSN blijven in ADP.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM wordt gelezen via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers met $top maximaal 100 en $skip; per medewerker op associateOID of workerID) en meldingen worker.hire, worker.terminate en worker.workAssignment.modify. Velden onder meer workerID/idValue, legalName, workAssignments (primaryIndicator, jobTitle, homeOrganizationalUnits, homeWorkLocation/address/countryCode, assignmentCostCenters, reportsTo, hireDate) en workerDates/terminationDate.
- Okta wordt gevoed via de Identity Sources API (Custom Identity Source, Anything-as-a-Source) met sessions, bulk-upsert voor gebruikers, bulk-groups-upsert en bulk-group-memberships-upsert voor afdeling en land, en bulk-delete bij vertrek (Okta deactiveert). Maximaal 200 entiteiten per verzoek; profielattributen alleen als string.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
Reference number (workerID) | externalId en employeeNumber | |
Known As of First Name | firstName | |
Last Name | lastName | |
Work Email of naamgevingsregel | login en email | |
Job Title | title | |
Organisation Unit | department en groep | |
Location (landcode) | countryCode en groep per land | |
Reports to | managerId | |
Cost Centre | costCenter | |
Date of Join en Date of Leaving | Eigen attributen als tekst |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie