Verlof, verzuim en uren
ADP iHCM Planday koppeling: medewerkers, afdeling en contracturen uit ADP in Planday
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Planday komen nieuwe medewerkers uit ADP automatisch in Planday, in de afdeling van hun werklocatie, met de contractregel die bij hun uren past en het ADP-personeelsnummer als salarisnummer. Een vertrek in ADP zet de deactivatiedatum in Planday, zodat diensten na de laatste werkdag vrijkomen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP iHCM als HR- en salarissysteem die in Planday roosteren, zetten nieuwe medewerkers en urenwijzigingen met de hand in Planday. De ADP-koppeling van Planday stuurt goedgekeurde uren naar ADP, maar haalt geen medewerkers uit ADP op.
- ADP meldt een indiensttreding; zodra de werker via de API zichtbaar is, haalt KoppelHet hem met zijn werktoewijzing op.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in het Planday-portaal van zijn land, met afdeling, medewerkersgroep en het ADP-nummer als salarisnummer.
- De contracturen uit ADP bepalen welke bestaande contractregel de medewerker krijgt.
- Bij een gewijzigde werktoewijzing past KoppelHet afdeling, groep of contractregel aan.
- Bij vertrek zet KoppelHet de deactivatiedatum en het type beëindiging; wijzigt HR de datum, dan schuift KoppelHet mee.
Waar je op let bij ADP iHCM en Planday
- In ADP iHCM staat een nieuwe medewerker eerst op stop externe verwerking. Zolang die vlag aanstaat, geeft de worker-API hem niet terug. KoppelHet zet de medewerker in Planday zodra de salarisadministratie de indiensttreding heeft afgerond, en laat planners via het platform zien wie er bij ADP nog wacht.
- Planday kan een medewerker aanmaken zonder e-mailadres, als concept dat later wordt uitgenodigd. Heeft een nieuwe medewerker in ADP nog geen zakelijk e-mailadres, dan maakt KoppelHet een concept aan en stuurt de uitnodiging zodra het adres in ADP staat.
- Contractregels zijn in Planday via de API alleen te lezen en toe te wijzen, niet aan te maken. ADP geeft de contracturen met een eenheid, zoals per week. KoppelHet zoekt de bestaande regel met die uren en meldt aan de planner als er geen past, in plaats van zelf een regel te verzinnen.
- Planday zet een vertrekker op inactief per de datum die je meegeeft, en kan diensten na die datum vrijgeven. Een portaal kan bovendien een type beëindiging verplicht stellen. KoppelHet geeft beide mee uit ADP. Stuurt ADP de uitdiensttreding opnieuw met een andere datum, dan zet KoppelHet de nieuwe datum.
- Het salarisnummer in Planday wordt standaard automatisch gemaakt, maar is aan te passen. KoppelHet zet er het ADP-personeelsnummer in. Planner en salarisadministratie zien dan hetzelfde nummer, en een urenexport naar ADP kan op dat nummer aansluiten in plaats van op een nummer dat alleen Planday kent.
- ADP iHCM stuurt verlofaanvragen naar de leidinggevende die als reports to is vastgelegd. In Planday is het veld supervisor alleen op aanvraag beschikbaar. KoppelHet regelt goedkeuring daarom via afdeling en medewerkersgroep, en zet de reports to-leidinggevende als planner op de afdeling van zijn team.
- Alleen het portaal is in Planday wereldwijd uniek; een medewerker-ID kan in een ander portaal terugkomen. ADP iHCM bevat werkers uit meerdere landen. KoppelHet kiest het portaal op het land van de werklocatie in ADP en bewaart per medewerker de combinatie van portaal en ID.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het uurloon uit ADP naar Planday?
Niet in de eerste versie. ADP iHCM kent een uurloonveld voor Nederland, en Planday koppelt lonen aan medewerkersgroepen. Uurlonen voor de loonkostenschatting kunnen later als uitbreiding.
Wat gebeurt er als iemand terugkomt na een vertrek?
ADP stuurt bij een herindiensttreding opnieuw een indiensttredingsmelding. KoppelHet heractiveert dan de bestaande medewerker in Planday in plaats van een nieuwe aan te maken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top (maximaal 100) en $skip; per werker workAssignments (primaryIndicator, hireDate, payrollFileNumber, jobCode, homeWorkLocation, homeOrganizationalUnits, standardHours met hoursQuantity en unitCode, terminationDate, reportsTo met reportsToRelationshipCode). Werkers met stop externe verwerking komen niet terug. Meldingen worker.hire, worker.workAssignment.modify en worker.terminate (opnieuw bij gewijzigde datum of reden). Filters werken niet op alle WorkAssignment-velden.
- Planday Open API met OAuth 2.0 per portaal - HR API (POST /hr/v1.0/employees, ook als concept zonder e-mail; PUT /hr/v1.0/employees/{employeeId}; PUT /hr/v1.0/employees/deactivate/{employeeId} met date, terminationTypeId en keepShifts; PUT /hr/v1.0/employees/reactivate/{employeeId}; POST .../invite) en Contract Rules API (GET contractrules, PUT /contractrules/v1.0/employees/{employeeId}). Limiet 20 verzoeken per seconde en 750 per minuut per portaal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Planday | Toelichting |
|---|---|---|
workAssignments.payrollFileNumber | salaryIdentifier | Zelfde nummer als in ADP |
person.legalName | firstName, lastName | |
businessCommunication (e-mail) | email en userName | Zonder e-mail een conceptmedewerker |
homeWorkLocation.nameCode | departments | Tabel per locatie |
jobCode | employeeGroups | Tabel per functie |
standardHours.hoursQuantity en unitCode | Contractregel (PUT contractrules) | Bestaande regel kiezen |
hireDate | hiredFrom | |
terminationDate | deactivate: date en terminationTypeId |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie