Verlof, verzuim en uren
ADP iHCM Quinyx koppeling: medewerkers en contracturen uit ADP in de planning, uren per loonperiode terug naar ADP
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Quinyx staan nieuwe medewerkers, wijzigingen en vertrek uit ADP automatisch in Quinyx, met de vestiging en de contracturen die in ADP zijn vastgelegd. De uren uit Quinyx gaan per loonperiode van de paygroup terug naar ADP als variabele looncomponenten, zodat de salarisverwerking rekent met wat er gewerkt is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarisadministratie in ADP iHCM voeren en per vestiging in Quinyx roosteren, onderhouden medewerkers in twee systemen. Een deeltijdcontract dat in ADP wijzigt, staat in de planning nog op de oude uren, en gewerkte uren gaan als bestand of met de hand naar ADP.
- HR legt een nieuwe medewerker of een wijziging vast in ADP iHCM.
- KoppelHet ontvangt de melding uit ADP en haalt de medewerker met zijn dienstverband op.
- Quinyx krijgt de medewerker in de vestiging van zijn werklocatie, met een agreement op basis van de contracturen en de deeltijdfactor uit ADP.
- Aan het eind van de loonperiode sluit de planner de periode in Quinyx af.
- KoppelHet zet de uren per looncode om naar de variabele velden van ADP en levert ze aan op de loonperiode van de paygroup. Het resultaat per regel komt als controle in het platform.
Terug: Uren per looncode en medewerker, per loonperiode van de paygroup
Waar je op let bij ADP iHCM en Quinyx
- Een nieuwe starter is pas via de ADP-API te lezen als het vinkje 'Stop external processing' uit staat. ADP zet dat vinkje aan tot de verplichte velden van de starter compleet zijn. Mist een planner iemand in Quinyx die al in ADP staat, dan is dat vinkje de eerste controle.
- ADP geeft per dienstverband de contracturen en een FTE-factor. Bij een vast werkpatroon komen de uren uit dat patroon, bij een variabel patroon uit het veld met weekuren. Quinyx wil in de agreement de uren van een volledige werkweek. KoppelHet deelt de contracturen door de FTE-factor, zodat beide systemen dezelfde deeltijd laten zien.
- ADP koppelt aangeleverde uren alleen aan een verloning als begin- en einddatum exact gelijk zijn aan de loonperiode van de paygroup. Anders neemt ADP de regels wel aan, maar hangen ze nergens aan. KoppelHet neemt de periodes per paygroup over en levert de Quinyx-uren alleen op die periodes aan.
- Via de API neemt ADP alleen variabele velden aan, en welke dat zijn verschilt per paygroup. KoppelHet koppelt elke looncode uit Quinyx aan een V-veld en controleert bij de start of dat veld in de paygroup is ingericht, zodat uren niet worden geweigerd op de dag van de verloning.
- Een correctie op uren die al in ADP staan, gaat als verschil, of als vervanging van de hele aanlevering zolang ADP die nog niet heeft verwerkt. KoppelHet bewaart daarom per aanlevering het nummer dat ADP teruggeeft. Een te hoge invoer van tien uur wordt na verwerking een regel van min tien.
- ADP stuurt de vertrekmelding opnieuw als de vertrekdatum of de reden verandert, en een ingetrokken vertrek komt als annulering gevolgd door een nieuwe melding. KoppelHet past de laatste werkdag in Quinyx bij elke melding aan, niet alleen bij de eerste.
- Een oud-medewerker die terugkomt, meldt ADP als indiensttreding met de status herindiensttreding en hetzelfde personeelsnummer. Omdat dat nummer in Quinyx het badgenummer is, krijgt die medewerker zijn bestaande profiel terug met een nieuwe startdatum.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof uit ADP naar Quinyx?
Niet in deze koppeling. ADP publiceert voor iHCM geen API voor verlof; verlof wordt dan in Quinyx aangevraagd en goedgekeurd.
Wat als ADP een uurregel weigert?
ADP geeft per regel terug wat wel en niet is verwerkt. Een geweigerde regel verschijnt als melding in het platform, met de reden uit ADP.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers met $top en $skip, filters niet op alle workAssignment-velden) en de event notifications worker.hire (ook herindiensttreding), worker.workAssignment.modify en worker.terminate (ook bij terminate-cancel). Velden onder meer standardHours.hoursQuantity, fullTimeEquivalenceRatio, homeWorkLocation.nameCode en payrollGroupCode. Elke API-URI moet in de Consumer Application Registry staan.
- Uren naar ADP via de Pay Data Input API voor iHCM NL (pay-data-input.add en .replace) met payrollGroupCode, payeeID gelijk aan payrollFileNumber, payPeriodStartDate en payPeriodEndDate. Het batch-ID staat in events/data/output/payDataInput/itemId.
- Naar Quinyx via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees, opzoeken op badgeNumber) en /hr/v3/role-assignments; agreements via de SOAP-operatie wsdlUpdateAgreementsV2. Uren worden gelezen na de overdracht naar payroll (InitiateTransferToPayroll), die de periode in Quinyx vergrendelt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
workerID / payrollFileNumber | badgeNumber | Ook de payeeID bij het aanleveren van uren |
legalName (givenName, familyName1) | personalInformation.firstName, lastName | |
businessCommunication (werk-e-mail) | email | |
workAssignments.homeWorkLocation.nameCode | employment.homeGroupId | Via een tabel van ADP-locatiecodes naar Quinyx-units |
workAssignments.standardHours.hoursQuantity | Contracturen in de agreement | |
workAssignments.fullTimeEquivalenceRatio | fullEmploymentHrs (agreement) | Contracturen gedeeld door de FTE-factor |
hireDate en terminationDate | employmentStartDate en leaveDate | |
Looncode en uren (Quinyx, terug) | Variabel veld (Vxxx) in Pay Data Input | |
Loonperiode (Quinyx, terug) | payPeriodStartDate en payPeriodEndDate | Moet exact gelijk zijn aan de periode van de paygroup |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie