ShVerlof, verzuim en uren
ADP iHCM Shiftbase koppeling: medewerkers en contracturen uit ADP in de planning
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Shiftbase komen nieuwe medewerkers, contracturen, afdeling en vertrek uit ADP automatisch in Shiftbase, met een nieuw contract bij elke wijziging van uren of afdeling. Zo plant de planner met de mensen en uren die in ADP staan, en rekent Shiftbase plus- en minuren uit tegen de juiste contracturen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP iHCM als HR- en salarissysteem gebruiken en in Shiftbase roosteren, zetten nieuwe collega's en urenwijzigingen met de hand in Shiftbase. Shiftbase heeft geen ADP-koppeling, dus plus- en minuren kloppen niet zodra iemand meer of minder uren gaat werken.
- ADP meldt een indiensttreding; KoppelHet haalt de werker en zijn werktoewijzing op.
- KoppelHet maakt de medewerker in Shiftbase aan, in de afdeling en het team van zijn organisatie-eenheid, met een contract vanaf de datum in dienst.
- Bij andere contracturen of een andere afdeling sluit KoppelHet het lopende contract af en start een nieuw contract op de ingangsdatum.
- Een tijdelijk contract krijgt de verwachte einddatum uit ADP.
- Bij vertrek eindigt het contract in Shiftbase op de datum uit dienst; wijzigt HR die datum, dan schuift KoppelHet mee.
Waar je op let bij ADP iHCM en Shiftbase
- ADP iHCM legt de contracturen vast met een eenheid, zoals per week. Shiftbase heeft in het contract geen veld voor weekuren, alleen contracturen per dag. KoppelHet deelt de weekuren door het aantal werkdagen uit een tabel per contracttype, zodat 32 uur over vier dagen niet als 6,4 uur per dag over vijf dagen in Shiftbase staat.
- Een contract in Shiftbase aanpassen verandert ook alle gegevens uit het verleden binnen dat contract, zoals plus- en minuren. KoppelHet past daarom nooit een bestaand contract aan bij andere uren uit ADP, maar sluit het af en opent een nieuw contract op de ingangsdatum, zodat het saldo van vorige maanden blijft staan.
- ADP iHCM onderscheidt vaste en tijdelijke medewerkers, en geeft bij een tijdelijke de verwachte einddatum. Shiftbase zet een medewerker automatisch op inactief als het contract een einddatum heeft. KoppelHet neemt de verwachte einddatum over en schuift hem op als HR het contract in ADP verlengt, zodat niemand ongemerkt uit de planning verdwijnt.
- In ADP iHCM gaan verlofaanvragen naar de persoon die als reports to is vastgelegd; de supervisor is alleen informatief. In Shiftbase keurt de afdeling afwezigheid goed. KoppelHet geeft de reports to-leidinggevende rechten op de afdeling van zijn medewerkers, en niet de supervisor, zodat goedkeuring op dezelfde plek blijft als in ADP.
- De worker-API van ADP iHCM kan niet filteren op werktoewijzing en geeft hooguit honderd werkers per aanroep. Een omgeving met meerdere landen levert dus ook buitenlandse collega's. KoppelHet bladert door alle werkers en neemt alleen de werkplekken in Nederland mee die in Shiftbase plannen.
- ADP vermeldt dat het basissalaris voor Nederland niet in de worker-API zit. Shiftbase gebruikt het uurloon in het contract alleen voor een schatting van de loonkosten. KoppelHet laat het uurloon daarom leeg, tenzij jullie een uurtarief per functie in Shiftbase willen beheren.
- Wijzigt HR de datum of reden van vertrek, dan stuurt ADP de uitdienstmelding opnieuw. KoppelHet verwerkt elke nieuwe melding als aanpassing van de einddatum in Shiftbase, zodat een collega die toch langer blijft niet te vroeg op inactief gaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de gewerkte uren terug naar ADP?
Dat kan later als uitbreiding, als variabele looninvoer in ADP iHCM. We beginnen met medewerkers en contracten, omdat de planning daar op rust.
Gaat verlof uit ADP mee naar Shiftbase?
Niet in de eerste versie. Verlof wordt in deze opzet in Shiftbase aangevraagd en per afdeling goedgekeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top (maximaal 100) en $skip, filter op workers/workerStatus/statusCode/codeValue eq 'current'; per werker workerID, legalName, workAssignments (primaryIndicator, hireDate, workerTypeCode, homeOrganizationalUnits, homeWorkLocation, payrollGroupCode, standardHours met hoursQuantity en unitCode, expectedTerminationDate, terminationDate, reportsTo met reportsToRelationshipCode). Meldingen worker.hire en worker.terminate (opnieuw bij gewijzigde datum of reden). Geen filter op WorkAssignment; base remuneration zonder Nederland.
- Shiftbase via de Shiftbase API (JSON) met een API-token uit Settings, App center, Public API, voor medewerkers, contracten, afdelingen en teams. Endpointdetails op developer.shiftbase.com.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
workerID | Personeelsnummer in Shiftbase | Niet iedere iHCM-werker heeft een associateOID |
person.legalName | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | |
Zakelijk e-mailadres | E-mail (inlog Shiftbase-app) | |
homeOrganizationalUnits | Afdeling en team | Tabel per eenheid |
standardHours.hoursQuantity + unitCode | Contracturen per dag | Weekuren gedeeld door werkdagen |
workerTypeCode (vast of tijdelijk) | Contracttype | |
expectedTerminationDate | Contract tot | |
terminationDate | Einddatum contract, daarna inactief |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie