Verlof, verzuim en uren
ADP iHCM UKG Dimensions koppeling: medewerkers uit ADP in UKG, afgetekende uren terug als variabele looncomponenten
Met een koppeling tussen ADP iHCM en UKG Dimensions staat elke medewerker uit ADP automatisch in UKG, met zijn leidinggevende, contracturen en een functie in de organisatiestructuur. Uren uit tijdkaarten die in UKG zijn afgetekend, gaan per paygroup en loonperiode als variabele velden terug naar ADP iHCM NL.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris en personeelsdossier in ADP iHCM hebben en in UKG Dimensions plannen en tijd registreren, voeren starters en overplaatsingen nu twee keer in. Na elke periode tikt iemand de uren uit UKG over in de variabele gegevens van ADP, per paygroup.
- HR legt in ADP iHCM een indiensttreding vast, met werkplek, paygroup en contracturen.
- KoppelHet maakt de persoon aan in UKG, met het pad naar de functie, de loonregel en de leidinggevende uit Reports to.
- Wijzigingen in uren, werkplek of leidinggevende uit ADP worden met hun ingangsdatum in UKG gezet.
- De leidinggevende tekent de tijdkaarten in UKG af tot het einde van de loonperiode.
- KoppelHet leest de totalen per looncode en levert ze per paygroup aan ADP iHCM, op de exacte periode van die paygroup.
Terug: Uren en toeslagen per looncode uit afgetekende tijdkaarten
Waar je op let bij ADP iHCM en UKG Dimensions
- ADP iHCM toont een nieuwe medewerker pas in de worker-API als het vinkje Stop external processing uit staat. Zolang dat aan staat, kan UKG hem niet krijgen en kan de planner hem niet inroosteren. Mist een starter in UKG, dan kijkt KoppelHet eerst naar dat vinkje en meldt het aan HR in plaats van te wachten.
- In ADP iHCM gaat een verlofaanvraag naar de persoon die als Reports to staat; de supervisor is alleen ter informatie. UKG accepteert als leidinggevende alleen iemand die al bestaat of eerder in hetzelfde verzoek staat. KoppelHet neemt Reports to over en zet nieuwe managers vooraan, zodat tijdkaarten bij dezelfde persoon liggen als de verlofgoedkeuring in ADP.
- ADP koppelt aangeleverde uren alleen aan een verloning als begin- en einddatum precies gelijk zijn aan de loonperiode van de paygroup. Anders neemt ADP de regels aan zonder ze aan een run te hangen. UKG kent eigen tijdvakken voor aftekenen. KoppelHet leest de periodes per paygroup en vraagt de UKG-totalen over precies die datums op.
- UKG laat een leidinggevende een tijdkaart aftekenen tot een datum, en geeft die datum per medewerker terug. KoppelHet stuurt de uren van een medewerker pas naar ADP als die datum tot het einde van de loonperiode loopt. Een vergeten aftekening verschijnt als melding, zodat er niet een halve periode in de verloning komt.
- Via de API neemt ADP iHCM NL alleen variabele velden aan, en welke dat zijn verschilt per paygroup. Elke paycode in UKG moet dus op een V-veld uitkomen dat in die paygroup bestaat. KoppelHet legt die tabel per paygroup vast en controleert hem voor de eerste run, zodat geen paycode stil wegvalt.
- Past een leidinggevende in UKG na het aftekenen nog uren aan, dan levert KoppelHet het verschil aan ADP, of vervangt de hele aanlevering zolang ADP die nog niet heeft verwerkt. Daarvoor bewaart KoppelHet het batchnummer van elke aanlevering, want ADP heeft geen opvraging van eerdere batches.
- ADP iHCM stuurt de vertrekmelding opnieuw als datum of reden verandert. UKG legt de status vast met een ingangsdatum en een einddatum die tot 3000-01-01 kan lopen. KoppelHet zet bij elke nieuwe melding de einddatum in UKG opnieuw, zodat iemand die langer blijft gewoon op het rooster blijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof uit ADP iHCM ook naar UKG?
Niet in deze koppeling. Verlof wordt in UKG aangevraagd en komt als paycode mee in de uren naar ADP. Verlof uit ADP naar UKG kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met collega's buiten Nederland in dezelfde ADP-omgeving?
KoppelHet neemt alleen de paygroups mee die in UKG plannen. De rest blijft buiten de koppeling.
Rekent UKG of ADP de toeslagen?
Dat spreken we bij de start af. Rekent UKG ze al, dan gaan ze als eigen V-veld naar ADP en rekent ADP ze niet nog eens.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers met $top tot 100 en $skip, filter op payrollGroupCode) en de event notifications worker.hire, worker.terminate en wijzigingen van de werktoewijzing. Velden onder meer workAssignments.reportsTo met reportsToRelationshipCode, standardHours, fullTimeEquivalenceRatio, homeWorkLocation en payrollGroupCode. Elke API-URI moet in de Consumer Application Registry staan.
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API: POST /v1/commons/persons of /v1/commons/persons/multi_create met personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, supervisorPersonNumber en personLicenseTypes; datums tussen 1900-01-01 en 3000-01-01. Aftekenstatus via GET /v1/timekeeping/timecard_signoffs (managerSignOffThroughDate), totalen via POST /v1/timekeeping/timecard_metrics/multi_read.
- Uren naar ADP via de Pay Data Input API voor iHCM NL (pay-data-input.add en .replace) met payrollGroupCode, payPeriodStartDate en payPeriodEndDate gelijk aan de loonperiode, en payeePayInputs met V-velden. Het batch-ID staat in events/data/output/payDataInput/itemId.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
workerID / payrollFileNumber | personNumber | Ook de sleutel voor de uren terug (payeeID) |
legalName | person (firstName, lastName) | |
homeWorkLocation en functie | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een functie die in UKG bestaat |
reportsTo (relatie Reports to) | supervisorPersonNumber | |
payrollGroupCode | payRuleName | Loonregel per paygroup, per klant vastgelegd |
standardHours.hoursQuantity en fullTimeEquivalenceRatio | Verwachte uren en FTE op de persoon | |
worker.terminate (vertrekdatum) | employmentStatusList met einddatum | |
Paycode-totalen (UKG, terug) | payeePayInputs met V-veld | Per paygroup met payPeriodStartDate en payPeriodEndDate |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie