Identity en access management
AlexisHR Entra ID koppeling: gebruikers met personeelsnummer en groepen, geblokkeerd bij vertrek
Met een koppeling tussen AlexisHR, nu Simployer One, en Microsoft Entra ID staat elke medewerker als gebruiker in Entra ID, met personeelsnummer, functie, afdeling, leidinggevende en de groepen van zijn afdeling. Op de vertrekdatum blokkeert KoppelHet de aanmelding en haalt het de afdelingsgroepen weg.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AlexisHR gebruiken en hun accounts in Microsoft Entra ID beheren, willen dat een nieuwe collega op de eerste dag een account heeft en dat wie vertrekt niet kan blijven inloggen. Een account dat alleen een vertrekdatum krijgt en verder aan blijft, laat de toegang open.
- In AlexisHR zetten we webhooks op het adres van KoppelHet, met een geheime sleutel voor de ondertekening.
- Bij een melding haalt KoppelHet de medewerker op en werkt de gebruiker in Entra ID bij, met personeelsnummer en groepen.
- Bij een offboarding met bereikte einddatum blokkeert KoppelHet de aanmelding en haalt het de groepen weg die bij de afdeling hoorden.
- Elke nacht vergelijkt KoppelHet alle medewerkers met Entra ID en meldt wie geen account kreeg, bijvoorbeeld door een ontbrekend werkadres.
Waar je op let bij AlexisHR en Microsoft Entra ID
- Zonder werkadres, voornaam of achternaam, of met een werkadres op een domein dat niet in de Entra-tenant staat, komt er geen gebruiker in Entra ID. KoppelHet vergelijkt elke nacht en meldt die medewerkers aan HR.
- Een ingevulde employeeLeaveDateTime zet een account in Entra ID niet uit. KoppelHet blokkeert de aanmelding zelf, op de melding employee.offboarded die AlexisHR stuurt als de einddatum is bereikt, zonder dat daar een Lifecycle Workflow in Entra ID Governance voor nodig is.
- KoppelHet zet employeeNumber uit AlexisHR in employeeId, zodat andere systemen het account op personeelsnummer terugvinden, ook na een naamswijziging.
- Een mailnickname van voornaam punt achternaam botst bij twee collega's met dezelfde naam. KoppelHet controleert vooraf of de alias vrij is en meldt een dubbele naam voordat de eerste werkdag begint.
- AlexisHR stuurt ondertekende webhooks voor aanmaken, wijzigen, onboarden, offboarden en verwijderen van een medewerker, met een vast eventId per wijziging. KoppelHet controleert de handtekening en gebruikt dat eventId om een herhaalde melding maar één keer te verwerken.
- KoppelHet houdt een logboek per medewerker bij, zodat IT ook later nog ziet wanneer een account werd aangemaakt of geblokkeerd.
- In één AlexisHR-account kunnen meerdere bedrijven staan. KoppelHet zet het bedrijf in companyName en maakt de groepen per bedrijf, zodat een dochter met een eigen domein toch dezelfde regels voor afdelingen volgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is AlexisHR hetzelfde als Simployer One?
Ja. De API draait nog op het domein van AlexisHR, de documentatie en de support staan bij Simployer.
Wat als iemand al een account had voordat de koppeling aanging?
KoppelHet controleert vooraf of elk bestaand account met een medewerker overeenkomt en meldt de verschillen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AlexisHR via de HRM One API (api.alexishr.com/v1, bearer token met owner-rechten): GET /employee met select en relations (employeeNumber, workEmail, title, managerEmployeeId, departmentId, companyId, organization, hireDate, endDate, offboardDate, active) en filters[updated][$gte] voor de nachtelijke vergelijking. Webhooks employee.created, employee.updated, employee.onboarded, employee.offboarded en employee.deleted, ondertekend met X-Simployer-Signature (HMAC-SHA256 over body en X-Simployer-Timestamp).
- Entra ID via Microsoft Graph met applicatierechten: employeeId (maximaal 16 tekens), companyName (maximaal 64), accountEnabled, manager via $ref en groepslidmaatschappen. employeeLeaveDateTime schrijven vraagt User.Read.All en User-LifeCycleInfo.ReadWrite.All.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AlexisHR | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeId | Maximaal 16 tekens in Entra ID |
workEmail | mail en userPrincipalName | Domein moet in de tenant staan |
firstName, lastName | givenName, surname, displayName | |
title | jobTitle | |
departmentId (naam via /department) | department en groepen | |
managerEmployeeId | manager | Via het account van de leidinggevende |
organization / companyId | companyName | |
hireDate | employeeHireDate | |
offboardDate | employeeLeaveDateTime en accountEnabled = false |
Gerelateerd
AlexisHR → Active Directory
AlexisHR Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein vanuit Simployer One
AlexisHR → AFAS Profit
AlexisHR (Simployer One) koppelen met AFAS: de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll
AlexisHR → Google Workspace
AlexisHR Google Workspace koppeling: een Google-account dat de medewerker volgt, van onboarding tot vertrek
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie